Jootoでタスクやスケジュールの「見える化」を実現!作業効率や納期管理の精度が向上して月約60時間の残業時間削減へ

抱えていた課題

業務部内で互いに各々の作業内容とボリュームを共有できておらず作業量に偏りがあった。

営業部内で業務部の作業状況を把握しておらず適切な納期設定ができていなかった。

解決したこと

ガントチャートで進捗状況を「見える化」したことで適切に納期を管理できるようになった。

業務部内でお互いにフォローできる環境が整い、特定の人に作業が偏ることがなくなった。

株式会社淀川工技社は、大阪府大阪市にある印刷会社。昭和38年に図面のトレースを担う会社として創業し、現在はオンデマンド印刷やドキュメントのスキャニング、各種製本、Webコンテンツ制作など時代の変遷に合わせて幅広く事業を展開している。

同社では、2020年にJootoを導入。タスク管理やガントチャート、コメント機能などを活用し、業務の改善や顧客との密なコミュニケーションを実現している。今回は取締役営業部長 楠本竜也(くすもとたつや)様に、どのような形でJootoを利用しているのか伺った。

時代の変遷と顧客のニーズに合わせて事業内容も進化

― 御社の事業内容について教えてください。

事務用やオンデマンドなどの各種印刷やドキュメントのスキャン代行、各種製本、WEBコンテンツ・デザイン制作など印刷やクリエイティブに関わる業務を多岐にわたり行っています。

クライアントは製造業をはじめ、ホテル業界やアパレル企業とも取引しています。特に名刺印刷については、業界問わず依頼が来ます。町工場からITベンチャー企業まで、どの会社でも社員の皆さんは必ず名刺を持っていますからね。

― 印刷会社であるにもかかわらず、WEBコンテンツやデザインの制作も請け負っているのはなぜですか。

例えば企業がロゴを変更すると、そのタイミングで弊社へ新しい名刺の印刷を依頼してくるケースがあります。その際に「ホームページも変えてほしい」と要望されることが多くありました。新しいロゴを使った名刺を作るなら、同時にWEBのデザインも揃えたいということなのだと思います。このため、WEB関連の事業を立ち上げることにしました。

顧客のニーズに合わせてワンストップで受注できる体制を整えると同時に、サービス内容も進化させていくことが重要だと感じています。

営業部と業務部それぞれが抱える課題解決のためJootoを導入

― Jootoの導入に至った背景についてお聞かせください。

弊社には取引先から案件を獲得する「営業部」と、実際に印刷やWEBの作業をする「業務部」があります。弊社は営業部が私を含めて6名、業務部が8名と少ない人数で業務を回しています。特に業務部は、ポスターのようなA3以上の大きいサイズの紙を出力する人、大量製本の出力をする人、スキャン作業をする人、名刺作業をする人などのように決まった人が同じ作業を行う「属人化」が進んでいました。

対して営業部は、Jootoを導入する前は案件を獲得したら作業依頼書をExcelで作成し、紙で出力して業務部へ渡していました。業務部は作業依頼書を見ながら作業を進め、完了したら各個人で営業へ終了報告をしていました。

問題だったのは、営業部が業務部の作業状況を把握していなかったことです。例えば案件を受注する際、営業部は「この仕事であればこれぐらいの納期がかかります」と自分の感覚だけで顧客に回答していました。しかし、業務部の作業状況を確認してみると、「実はもう少し早く対応できた」「今すぐ対応できないからもっと時間が必要だ」と、後から判明するケースが多々ありました。

業務部も属人化しているため、誰か1人に業務が集中する事態が頻発。さらに、業務部の人たち自身がその状況に気づかないこともありました。ある人が忙しそうにしているけれども、どれくらい忙しいのかが分からないのです。他の人は定時で上がっているにもかかわらず、1人だけ遅くまで残業している状況は単純にかわいそうですよね。

これらの状況から見えてきた課題は2つです。
ひとつは、営業部の人間が業務部の作業状況を把握できない、把握しづらいこと。
もうひとつが、業務部内で案件の共有ができておらず作業に偏りがでてしまっていたこと。
問題を解決するためには、「誰がどこで何をしているか」を「見える化」する必要があると感じてJootoの導入を決めました。

スケジュールを共有することで納期管理の精度が向上

― どのような方法でJootoを運用しているのでしょうか。

営業の人間がタスクを作成し、納期とラベルを設定します。次にコメント欄に作業内容の仕様入れます。業務部の人間は営業が作ったタスクの未対応リストを確認して、誰が対応するかを入力します。タスク部分の画面をスクリーンショットしてから印刷し、指示書代わりにすることもあります。あとは、終了した作業にチェックを入れて、ある程度の時期が来たらアーカイブに上げています。

実際のJootoボード
実際のJootoのボード

複雑な案件の時はコメント欄を活用しています。作業内容や方針はもちろんですが、イレギュラーな事案があった際の情報共有、納品時期の変更など適宜、営業部の人間がコメントを入れています。記録に残るので、「言った、言わない」といったトラブルも防げます。朝会ではガントチャートの画面を出力して、社員全員とその日の作業内容を共有しています。

― Jootoを導入した際、社員へ周知させるために何をしましたか。

社内向けにJootoの使い方をまとめたマニュアルを作成し、社員全員がマニュアルを見ながら作業できるようにしました。あとは説明会ですね。やり方が分からない人を見かけたら、「もう1回説明しますよ」と言って何度も説明会を開催。このため、Jootoを導入してから2ヶ月ほどで定着しました。最初は新しいシステムを導入することに対する戸惑いの声も上がりましたが、根気よく導入のメリットについて説明したことで最終的に理解を得ることができたと思います。

― Jootoを導入する前と現在で変わったことはありますか。

1人1人の作業の負担を減らすことができたことです。Jootoの導入前は社員各々の作業量や納期が分からなかったため、全体のスケジュールを把握できていませんでした。納期がいつなのかが分からないと、不安感から「早く終わらせるために残業しよう」と、無駄な残業をする社員もいました。

今はガントチャートで作業の進捗を「見える化」しているため、適切に納期を管理できるようになりました。また、業務部内で互いにフォローできる体制ができたため、特定の人に作業が偏ることもなくなりました。残業をする人が少なくなったと感じています。

メンバーのタスクスケジュールが見える化
メンバーのタスクスケジュールが見える化

1人あたり1日1時間、月20時間残業が減ったとして、3人ぐらいが定時で帰れるようになったと仮定すると合計約60時間は残業時間を削減できたのではないでしょうか。

Jootoを使ったコミュニケーションでクライアントが「ロイヤルカスタマー」に

― これまでお話いただいた以外にJootoを活用する場面はありますか。

特定のクライアントとやり取りをJootoで行っています。こちらのクライアントは弊社への依頼数が多く、メールや電話でのやり取りが頻繁にありました。このため、営業担当も重要なメールを見落としがちになってしまい、レスポンスが悪い、作業状況が分からないとお叱りを受けてしまったんです。状況を改善するために、クライアントと話をしてJootoを活用することにしました。

結果として状況は改善しました。こちらのクライアントは、打ち合わせ内容をその場で写真撮影してJootoにアップして共有してくれます。我々もリアルタイムで確認できるので、迅速に対応することができます。メールでは、同じようにはできません。本当に上手く活用してくれていると思います。

自社とクライアントとJooto
自社とクライアントとJooto

― クライアントとのやり取りをJootoで行うようになったことで変化はありましたか。

クライアントが弊社のファン、「ロイヤルカスタマー」となってくれたことです。このクライアントは、以前はリーズナブルな価格で対応できる印刷サービスを利用していました。今は多少価格が高くても、「これだけ対応してくれているので御社にお願いしたい」と話してくれるようになりました。このクライアントからの売上も年間20万円から300万弱まで上がりました。

弊社の担当営業は、そのクライアントから頻繁に連絡が来ているにもかかわらず迅速に返信できています。営業の努力も加味したうえで、クライアントから評価してもらえました。あとは、クライアントのためにJootoを有料プランで用意したことで、「“一緒にがんばろう”と力を尽くしてくれているのが伝わる」と特別感を感じてもらえたようです。「淀川工技社から離れようと思わない」と言ってもらえたときはうれしかったですね。

― 今後、Jootoを使って実現したいことはありますか。

先日、社長から「これからは個人で精度の高いタスク管理をしないといけない時代になった」と話がありました。社長の言うとおり、より精度の高いタスク管理を実現するためにも、今後は個々人にJootoのユーザーアカウントを渡したいと考えています。

あとは、Jootoでやり取りできるクライアントが増えたら良いと思っています。私はJootoのファンなので、取引先にも勧めているんですよ。ぜひ、弊社の他のクライアントにもJootoを導入してもらって、密なやり取りをできるようにしたいですね。

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