一目でわかるプロジェクトボードとモバイルアプリで全社の状況をタイムリーに把握可能に

抱えていた課題

Excelに案件名と期日が羅列されているだけで、案件の承認状況や進捗状況が不透明。承認されていないはずの案件が進んでいることも。

Excelの案件リストは社内からでないと更新、閲覧ができず、タイムリーな情報共有、状況把握が困難になっていた。

過去の議事録がチャットツールに蓄積されていて、必要な情報を見つけ出すのに手間と時間がかかっていた。

解決したこと

視認性の高いプロジェクトボードで全社の案件の進捗状況が一目でわかるようになった。

モバイルアプリで、タイムリーな情報の更新、閲覧が可能になった。出張が多い経営陣の移動時間の有効活用も可能に。

Jooto上に議事録を蓄積することで、検索性が向上。必要な情報にすぐにアクセスできるようになった。

京都府京都市に本社を置く「株式会社わかさ生活」は、1998年に創業し、2023年に創業25周年を迎える目の総合健康企業。「健康」をテーマにサプリメントや食品・化粧品の企画・開発、出版、原料OEMなどさまざまな事業を展開している。

同社では、全社にJootoを導入。各部門の案件や議事録管理などの業務でJootoを活用している。今回お話を伺ったのは、社長秘書の宮川由季(みやかわ・ゆき)さん。Jooto導入前はExcelやチャットツールで案件や議事録の管理を行っていたが、より効率的に作業を進めるべくJootoの導入を決めたという。

同社でのJootoの導入の経緯や、そこから得られた効果について詳しくお話を聞いた。

「健康」をテーマにサプリの販売や書籍刊行など幅広い事業を展開

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社では、「健康」を軸に商品企画及び研究開発、販売を行っています。具体的には、目の健康をサポートするサプリメント『ブルーベリーアイ』、雑誌『若々』、「健康×本」をテーマにした「わかさ生活書店」などを手掛けています。どの事業も、社名の由来である「若々しく健康的な生活を提供したい」との想いで取組んでいます。

― 御社の体制についてお聞かせください。

従業員は約150名で、新規顧客獲得に向けて動く「Next」、既存個客に継続利用してもらうための施策を考える「Happy」、コトバで健康を伝える新たな事業やわかさ生活のメインキャラクターである「ブルブルくん」を始めキャラクターグッズの企画販売を手掛ける「Life Care」、出荷からお客様応対、経理や購買など事業の基盤を支える「フルフィルメント&経営サポート」の4つの部門に分かれています。

― どの部門でJootoを活用しているのでしょうか?

全社でJootoを利用しています。特に活用しているのが秘書チームです。秘書は、先述の4部門に1人ずつ所属。さらに戦略秘書が3名の計7名です。私もその一人として、社長秘書を務めています。秘書は社内外問わず会議や商談に同席し、議事録を作成します。各部署の秘書はその部署における企画の進捗管理も行います。部門を跨いで実施するプロジェクトについては、私が管理しています。確実に秘書の業務を進めるうえで、Jootoは大きな役割を果たしてくれています。

移動時間の有効活用や進捗状況の「見える化」で業務を効率化

― Jooto導入前に抱えていた課題とは何ですか?

Jootoの導入前は、Excelに案件名と期日を入力して進捗管理を行なっていました。しかし、案件が順調に進んでいるのか、もしくは停滞しているのかが分からず、進捗状況を把握しづらい状況でした。会社として承認していないはずの案件が動いているということもありました。また、社内からでないと更新ができず、更新のしづらさも課題に感じていました。 「今動いている案件が何か分からない」という社内の声も多く、各案件の進捗状況を「見える化」できるツールの導入を検討していました。

― Jootoを採用した決め手は何でしょうか?

スマートフォンアプリでの閲覧や更新ができるため、移動時間の効率化を図れる点です。特に経営層は会議や商談、移動が多いうえ、各部門からあがってくる関連資料を確認しなければなりません。Jootoはスマートフォンやタブレットで確認・更新できるので、移動時間を有効活用できると考えました。

他ツールと比較すると費用も良心的だと感じました。導入を検討していた段階でJootoの担当者と面会をした際、サービス内容について丁寧に説明してもらえたのも決め手となりました。

― Jooto導入後、どのような変化が起きましたか?

会社全体でどのような案件が動いているのかを、ひと目で把握できるようになりました。例えば私が管理する案件については、優先度が高い案件は「赤」、優先度がそこまで高くない案件は「黄」でリストを色分けして案件を管理しています。「どの案件が何色のリストに含まれているか」を確認することで、案件の進捗状況がひと目で分かるようになったのは大きな変化です。

スマートフォンやタブレットのアプリで案件の進捗が確認できるようになったことで、経営陣も、京都と東京間の2時間の移動時間を案件の確認に充てられるようになりました。

また、Jooto導入前は、Wordで作成した会議の議事録を、チャットツールに保存していましたが、そこから必要な議事録を探し出すのに、時間がかかっていました。Jooto導入後はJooto上に議事録を保管し、検索機能を活用することで過去の議事録を探す手間や時間も大幅に短縮しました。

企画の進行にJootoの利用を必須化することでツールの定着を促進

― 具体的にどのような形でJootoを運用していますか?

先に述べた通り、弊社では全社でJootoを利用しています。運用方法としては、「Next」「Happy」「Life Care」「フルフィルメント&経営サポート」など部門ごとにプロジェクトボードを作成。各部門のプロジェクトボードでは、担当秘書が管理を行い、社員全員が閲覧できるようにしています。細かい運用方法については各担当者に委ねていますが、基本的には案件の進捗管理と企画IDの発行に利用しています。

各部門内のプロジェクトボードのイメージ
各部門内のプロジェクトボードのイメージ。案件ごとに縦のリストを作り、企画を分類している。

各部門のプロジェクトボードの他、経営層向けのプロジェクトボードも作成しています。こちらは、経営層と秘書のみに閲覧権限を設定し、会議や商談の記録や決定事項などを管理しています。

経営層向けのプロジェクトボードのイメージ
経営層向けのプロジェクトボードのイメージ。部門ごとに縦のリストをわけて、会社全体でどのような案件が動いているのかを見える化している。

また、弊社では、社員全員にスマートフォンを貸与しており、Jootoは会社のスマートフォンで使用できるアプリに指定されています。PCだけでなく、スマートフォンでもJootoを活用しており、私自身も移動時間を使ってスマートフォンのアプリで案件の確認をしています。

― Jootoを定着させるために、どのような方法を取りましたか?

弊社では、各企画を進める上で必要な費用を申請する際に「企画ID」が必要です。企画IDは、各企画の承認後に議事録と企画書を確認した後、私が発行をしています。Jooto導入後は、各部門のプロジェクトボード上のタスク内で、企画IDを発行するようにし、「企画を進める上では企画IDが必ず必要」というルールを設けました。企画IDの取得にJootoを利用せざるを得ない状況にしたことで、自ずとJootoが定着していきました。

フローの整備に加えて、資料やマニュアルを作成して社員に向けて説明会なども実施しました。

経営層からも大きな抵抗はなく、むしろ「移動時間に確認するからJootoに資料をアップしておいてほしい」というコミュニケーションなども日々行われており、Jootoを積極的に活用してもらえています。

「健康企業」としてさらなる成長を目指し、新たな取り組みにチャレンジ

― Jootoで気に入っている機能は何ですか?

リストの色分けができる点です。優先度や部門ごとに色を設定できるので、ひと目で「何がどのリストか」を区別できるのは助かります。ラベルを設定できるのも便利です。ラベルで重要度を設定すればフィルター機能で絞り込めるので、どのタスクを優先すれば良いかがすぐに分かるようになりました。

― 今後の目標をお聞かせください。

導入前と比べると、かなり効率的に案件の進捗管理をできるようになりました。これからは、タスクの開始日や終了日などの細かいスケジュールの入力を習慣づけて、より質の高い進捗管理を進めていきたいです。

企業としては、弊社ではこれまでサプリメント販売に力を入れてきました。現在は、「若々しく健康的な生活を提供する」企業としてより成長すべく、サプリメント販売のほか漫画や雑誌、健康本、ビジネス書など「コトバで健康を伝える」事業をスタートしています。今後もお客様により良い商品とサービスを提供し続けるため、こだわりをもってさまざまな取り組みにチャレンジしていきたいと思います。

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