50年間残り続けた「紙ベース」の業務を「ペーパーレス」へ
Jootoで業務管理や情報共有のDX化を推進

「ユニオン化成株式会社」は、東京都中央区に本社事務所を構える商社だ（2023年2月、千代田区に事務所移転）。1972年2月に「特殊な粘土鉱物」を扱う専門商社としてスタートし、現在も改善と開発努力を続けながら顧客が求める製品を市場へ届けている。

同社が扱う商品は、建材、耐火物、肥料をはじめ様々な製造業で用いられる原料や、医薬品、飲料等の製造時に利用される材料といった資源が中心となる。中でも高層ビルの建築に用いられる超高強度セメントに不可欠な「シリカフューム」、更に様々な業界で用いられている「アタパルジャイト」などは会社設立時から取り扱っている商品だ。扱う商品の中には海外からの輸入品も多く、事業を展開するうえで海外企業とのやり取りも盛んに行われている。

Jooto導入前、同社では、部署間をまたぐ業務については確認も含めて業務の進行管理や情報共有を「紙ベース」で行っていた。しかし、海外との取引や取り扱い件数が増える中、書類のみで確認を行うことに課題が生じていたという。今回、同社代表取締役社長松本悟史（まつもと・さとし）様と、財務・管理部の佐藤晴香（さとう・はるか）様に、課題解決へ向けてJootoでどのような取り組みをしたのか、お話を伺った。

建築材料や肥料などに使う資源を
メーカーに提供する老舗の専門商社

―　御社の事業内容について教えてください。

松本：特殊な粘土鉱物を扱う専門商社としてスタートし、主に建材や耐火物、肥料に使用される資源を取り扱っています。弊社の取引先としては、まず建築材料を扱う建材メーカーがあります。次に、農業において畑や水田にまく肥料を製造する肥料メーカー。今、挙げたお客さまは一部で、実際にはよりさまざまな業種の企業と取引をしています。

―　Jootoを利用している部署についてお聞かせください。

松本：佐藤が担当する経理業務をはじめ、全社的に利用しています。具体的な利用方法としては、部署間をまたぐ業務における確認フローと社内回覧です。

簡単に設定やデザインを変更できる使いやすさが決め手となりJootoを導入

―　Jooto導入前は、どのようにして部署間をまたぐ確認業務と社内回覧を行っていましたか？

松本：社内全体で共有できる管理表は存在せず、紙に印刷した書類や進行表を各部署へ回覧していました。弊社では取引先からの注文ごとにクリアファイルを用意し、進行表や必要書類をまとめていました。

各部署でファイルの内容を確認したら次の部署へ回していたのですが、そのままデスクに置くことで他の書類と混ざってしまうケースが見受けられました。結果、デスクの持ち主が進行表の存在を認識できず、放置してしまう事故が発生。また、確認するファイルが溜まってしまい、何から手を付ければ良いのか分からなくなってしまうこともありました。

社内回覧についてもバインダーに書類を挟んで回覧し、確認したら捺印をして回した人のもとに戻すようにしていました。しかし、「あとで確認しよう」とバインダーを引き出しに閉まってしまい、しばらく放置してしまう事故も起きていました。事故を防ぎ、確実に確認業務や社内回覧を進めるためにも、進捗状況を「見える化」できるツールを導入しようと考えました。

―　Jootoを採用した決め手は何ですか?

松本：画面のデザインが見やすく、他のツールと比較して使いやすそうだと感じたことです。導入から運用までの敷居が高くなかったのは大きなポイントでした。ITツールを導入すると、利用していくうちにデザインやテンプレートの修正が必要になるものです。Jootoは簡単に設定を変える、デザインを変更できるなど作業しやすい点が魅力だと思いました。

ラベルに必要な情報を落とし込み、
取引内容をひと目で分かるように設定

―　どのようにJootoを利用していますか？

松本：部署間をまたぐ業務については、案件ごとごとにタスクを作成します。各部署での作業、申請書承認などの各業務が完了したら、次のリストにタスクを移動します。

特に活用しているのがJootoの「ラベル」機能です。複数の企業が関係する案件においては、取引に関する情報や顧客情報など管理すべき情報が多々あります。弊社では、これらの情報をラベルに落とし込み、案件ごとに設定することで内容を「見える化」しています。

佐藤：コメントも活用しています。私の場合、経理業務に関する情報などをメモする「備忘録」として利用しています。また、経理の業務ではないのですが、事務所の移転プロジェクトが進行しているので、担当メンバーとのやり取りやファイル共有に使っています。

―　社内回覧についてはいかがですか？

松本：「回覧物」のプロジェクトボードに、「掲示板」として回覧する内容を記載したタスクを作成しています。導入時にJootoの担当者の方にアドバイスをいただいたのですが、タスク作成時には、各タスクの「担当者」に回覧内容を確認して欲しい人を割り当てています。そして、担当者が回覧内容を確認次第、自分で「担当者」のアイコンを外すルールを設けています。

―　Jooto導入後、どのような変化が起きましたか

松本：特に部署が異なる人達同士の確認業務や社内回覧において、導入前よりも情報の共有を漏れなくできるようになりました。特に社内回覧においては、先述のとおりアイコンを外すことが「見ました」のサインになるため、アイコンが残っている人に向けて「見てください」と促すこともできるようになりました。

―　従業員の皆さまは、どのような反応でしたか？

佐藤：導入当初は、Jootoに慣れるまではどうしても「使い方が分からない」との声はありました。しかし、これまでは書類で回していた回覧物をJootoで共有できるうえ、回覧状況もひと目で把握できるようになったことで、「Jootoが導入されて良かった」と感じている様子です。

Jootoに「デジタル」と「アナログ」の間を
埋める役割を期待したい

―　導入支援プログラムについてお聞かせください。

佐藤：弊社からJootoについて聞きたいことを担当者の方との面談で伝えると、「このような使い方がありますよ」と親身にアドバイスしていただいて助かっています。

松本：ITツールを導入する前は熱心にこちらの話を聞いてくれていても、残念ながら導入した途端にその「熱量」が下がってしまうケースも少なからずあります。しかし、Jootoの場合は導入まではもちろんのこと、導入後も親身に寄り添ってくれている点は非常にありがたいと感じています。

※「導入支援プログラム」は有料のオプションサービスとなります。エンタープライズプランをご契約の場合はプランに含まれております。詳しくは営業担当へお問い合わせくださいませ。「導入支援プログラム」についてはこちらのページでもご紹介しております。

―　今後の目標をお聞かせください。

松本：現在、これまで紙で行っていた社内業務において、ITツールを活用しペーパーレス化を進めていますが、ただデジタルにすれば良いというものではなく、取り扱う情報の整理、活用の仕方、保管、保存の在り方までの体系的な理解と勉強が必要になり、躓いてしまう人も多いです。その点、JootoはITツールにもかかわらずシンプルな操作感は「紙」に近い印象です。感覚的な話にはなりますが、Jootoはデジタルとアナログの間を埋めてくれるツールだと感じています。

佐藤：弊社ではJootoの導入前よりは減ったものの、まだまだ「紙ベース」で対応している業務が多い状況です。今後、よりペーパーレス化を図っていくうえでJootoを活用していきたいと考えています。社内回覧用の書類は既にPDFファイルにして共有フォルダに保存し、JootoでURLを共有しています。これからもJootoで書類を一元管理する方法を検討し、徐々にペーパーレスに移行したいと思います。