進捗を見える化しただけで、アプリ施策の実施ペースが6倍に向上

抱えていた課題

業務報告は作業者ごとに作成する日報を活用していたが、案件増加で管理者が把握しきれなくなった

情報共有に負担と時間がかかり、抜け漏れやミスも発生しやすくなっていた

コミュニケーション不足で情報共有に積極的ではない雰囲気。個人がそれぞれで仕事をしていた

解決したこと

日報での報告業務をなくすことができ、作業者も管理者も大幅に負担軽減した

お互いの仕事が可視化され、助け合えるチームに変化した。情報共有に積極的な文化が生まれた

生産性が大幅向上。アプリ施策のリリース数は2週間に1件から1週間に3件の6倍に向上

株式会社つくねは、スマートフォンアプリの開発企業からアプリの運営業務全般を引き受ける企業だ。少数精鋭ながら、アプリの運用企画を引き受けるほか、運用に必要な体制構築やメンバー教育といった内部向けのコンサルティング業務も行い、ゲーム開発企業にとっての心強いパートナーとなっている。アプリの施策は20件ほどが常に並行して動く中、スタッフ間での情報共有を円滑するためにJootoを導入した同社。導入の決め手やその効果について代表取締役 藤原美香(ふじわら・みか)さんにお話を伺った。

スマホアプリゲームの運営業務全般を担い、コンサルティング業務にも力を入れる

― 御社の事業内容について教えてください。

スマートフォンアプリゲームの開発企業から受託契約で運用企画を引き受け、アプリの運営業務全般を行っております。また、研修業務のサポートやジャンル問わず人材を派遣している実績を活かし、運用に必要な体制作りやメンバー教育など、内部のコンサルティング業務も行っています。

― Jootoを導入いただいている部署の役割について教えてください。

アプリ運用の部署でJootoを導入しています。現在は主に野球のカードコレクションゲームアプリを運用しており、企画考案から新規施策のリリースまで、一連の流れを全て担っています。私と社員が管理者として、また開発メンバーとしてアルバイトの従業員10人以上がJootoを活用しています。

案件増加で日報での業務管理は限界に。ミスも発生しやすくなっていた

― Jooto導入前に感じていた課題についてお聞かせください。

以前の業務管理は、チャットでの情報共有と作業報告シートとしての日報を軸にしていました。管理者が作業依頼内容を送り、1日が終わったタイミングで作業者が各自の進捗をシートに記入し報告。管理者がシートを見て、状況を把握するというフローでした。作業者ごとに日報が存在するため、管理者がそれぞれの作業内容と進捗を把握するのに時間がかかり、抜け漏れや確認ミス、伝達ミスが発生しやすくなっていました。また、当社は全員がフルリモートで働いていることもあり、スタッフ間で仕事の状況が見えにくく、コミュニケーションも不足しがちでした。「個人戦」での仕事になっていたと思います。

作業管理の全てをJootoで完結。直感的な操作でマニュアルも不要

― Jooto導入の経緯を教えてください。

案件が増えて作業量が増えていく中、管理者が日報ベースで漏れなく情報を把握しきるのが難しくなり、業務管理ツールを導入すべきであると判断。Jootoを採用しました。別の管理ツールも比較しましたが、案件ごと施策ごとに管理可能で、作業報告から管理、共有まで一つのツールで完結できることが決め手になりました。

また、アルバイトメンバーが多いので、使い方がシンプルでスムーズに導入できるかは、重要なポイントでした。 ツールを使うためのマニュアル作りに時間を割きたくなかったので、直感的に使えるJootoを選びました。

― 具体的にはどのようにお使いいただいていますか?

スタッフ間で作業の進捗状況を把握し合い、必要な情報を共有するために活用しています。案件ごとに、さまざまなアプリ施策が実施されているため、週1〜3件ほどの新規リリースがあります。同時並行でフェーズの異なる20施策ほどが常に動いているので、どの案件の、どの施策を、今誰が何の作業をしているかが、分かりやすくスタッフ間で共有されることが重要です。

まず、アプリ施策が企画されたら、ボード上の「未着手」のリストにタスクを記載します。施策に伴う作業を細分化し、タスク内のチェックリストにさらに細かなタスクとスケジュールを入れます。作業が進んだらチェックリストを更新します。リストは左から右に工程順に並んでおり、一番右の「未着手」のリストから、1つずつタスクを移動させ、最終的には「リリース」のリストには完了したタスクが格納される、という運用にしています。

プロジェクトボードのイメージ
プロジェクトボード運用イメージ。藤原様のお話をもとに簡易版をJootoにて作成。

チェックリストとコメントで履歴を残しながら作業を進めていき、たとえ作業者が入れ替わってもJootoを見れば一目で状況が分かるようにしています。また万が一ミスが起こった場合でも、要因とリカバリーに必要な情報はコメント履歴を追えばすぐに得られる状態としています。

Jooto導入で日報が不要に。リリース件数が2週間に1件から1週間に3件に増加

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

まず、作業報告のために作成していた日報をなくすことができました。作業者の負担が軽減され、管理者の確認時間も削減されています。

また、全体の作業進捗とお互いの仕事が可視化されたことで、チーム力が向上しました。情報共有のスピードがあがり、伝え漏れがなくなっただけでなく、手が空いたスタッフが「これやりましょうか?」と声を掛け合うことがかなり増えたと思います。「見えるだけでこんなに違うのか」と驚きました。結果、チームの生産性は大幅に向上しました。以前と比較し、スタッフ数は大きく増えていないのですが、2週間に1件程度だったアプリの施策リリースが、現在は多い時には1週間に3件ほどに増えました。

― 便利だなと思うJootoの機能やいいと思うポイントは?

アプリ運用業務を行う上で、最も防ぎたいのは不具合やミスが発生した際に、その原因がどこにあったのかを把握できないことです。Jootoは誰が何の作業をしたのかの記録を正確に残しやすく確認が容易なので、再発防止の面でも有効です。

機能としては、ガントチャートは全体の進行度合いを一覧で見ることができ、管理にとても便利です。また、作業に紐づくやりとりはコメント機能を活用しているのですが、気軽に押せる絵文字スタンプも良いコミュニケーションツールになっています。

情報共有に積極的な文化が生まれる。社内で得られた実感は社外へも展開

― Jooto導入後、スタッフの方たちはどのような反応でしたか?

マニュアルや細かいルールがなくても、スタッフは操作に戸惑うことなく使用できています。Jootoを活用したり、さらに上手な活用方法を試したりする中で、お互いの仕事を知ることに積極的な社内文化が生まれたと思います。実際に、「以前より情報共有がスムーズだ」という声も聞かれました。

― 今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか?

社内では、Jootoを使用することで作業工程を全てのスタッフが把握し、スケジュールを立てられる状態にしていきたいです。導入前と比べると、運営体制や共有方法、コミュニケーションなどが大きく改善しました。自社での活用を通して得られた実感は社外へも展開すべく、お客様との連携に活用していきたいと思います。

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