Jootoを導入して脱・属人化、API連携機能により
タスク入力作業やリマインドの自動化も実現

愛知県豊橋市の株式会社豊橋設計は、「エンジニアリング・ソリューション・カンパニー」として、機械・生産設備から製品設計、開発設計までを行う会社。同社では、Jootoの導入により業務の可視化と効率化を実現。詳細なタスク管理やAPI連携によるタスク入力や通知メールの自動化など、Jootoの機能を活用して「業務の見える化」に成功している。

今回は、Jooto導入の背景や活用方法、効果について同社代表取締役内山幸司（うちやま・こうじ）さん、執行役員管理部統括部長佐伯竜一（さえき・りゅういち）さんにお話を伺った。

AIをはじめ最新の技術を取り入れて
高品質な設計・開発を提供

―　御社について教えてください。

内山：弊社は、機械設計から電気設計、ソフトウェア開発まで、幅広いエンジニアリングサービスを提供する企業です。支社や在宅勤務者のPCをリアルタイムにチェックできる「コントロールセンター」や、ものづくりの現場で活用できるAI開発など最新の技術を取り入れながら高品質な設計を提供しています。ミャンマーでの人材育成にも力を入れており、現地の人々が独自の力で経済発展できるように支援。長年の実績と豊富な経験を活かし、自動車や船舶、半導体など多種多様な製品の設計・開発に携わっています。

―　Jootoを利用している管理部について教えてください。

佐伯：管理部では、オフィス環境の整備や備品管理、従業員の勤怠管理、給与計算など社内の経営資源に関する管理業務を担当。契約書管理や法務対応、リスクマネジメント、安全衛生の確保にも取り組んでいます。私は管理部の統括部長として部署全体の統括をしています。

理想とする「見える化」の実現には
「カスタマイズ」が重要

―　導入前の状況について教えてください。

内山：管理部では、「業務の属人化」が問題となっていました。このため、職員の退職時に知識やノウハウが十分に引き継げず、「残ったメンバーでは業務内容が分からない」状況が頻発。部署内の誰もが業務内容を理解できるように、「業務の見える化」を進めることにしました。

―　「業務の見える化」を進めるために取り組んだことは何ですか？

内山：まず、全ての業務内容をExcelに書き出しました。その後、社内で使っていた業務管理ツールのタスク管理機能を活用すべく、社内のプログラマーが改良。毎月の定期業務や特定の月だけに行われる業務を管理できるようにカスタマイズを実施しました。

―　Jootoを導入するに至った経緯をお聞かせください。

内山：タスク管理機能のカスタマイズに相当な時間を費やしたものの、実際に使ってみると使い勝手が芳しくなく実用化するのが難しい状況でした。特にメール通知の確認画面が見づらく、頭を抱えていました。このような課題を抱えているなかでJootoと出会い、私たち管理部の目指している「5年後にメンバーが全員入れ替わったとしても業務に影響がない組織作り」が実現できるのでは、という可能性を感じました。私たちが理想とする「見える化」を実現するためのカスタマイズができることを確認し、導入を決めました。

月ごとの定期業務から細かい業務までを
Jootoに入力して管理

―　どのような点を意識してJootoを活用していますか？

内山：業務を細分化してリスト化することです。月ごとに定期業務を分けて、「年末の掃除業者の手配」といった細かい業務までJootoに入力しています。入力する業務範囲は特に定めていませんが、入力後に「この業務は入力が必要」「この業務は不要」と見直しています。Jootoではタスクの追加と削除が容易なので、迅速に業務内容を変更できるのが利点です。また、タスクに業務内容を細かく入力し、後から見た人でも素早く状況を理解できるよう努めています。

―　APIを活用したことで、何ができるようになりましたか？

佐伯：JootoのAPI連携機能をRPA※と組み合わせてカスタマイズすることで、定期タスクの自動作成を実現。Jootoにタスクを入力する時間短縮にもつながっています。また、タスクの〆切が近づくと担当者へ自動的にメールで通知が飛ぶように設定。定期的なタスクでは「タスクの開始日」「タスク期限の1週間前」「タスク期限の1日前」「タスクが終わっていない場合は期限から1週間後」通知が届きます。未完了のタスクについて期限から1週間後に通知を送ることで、「なぜ遅れているのか」「そのそも必要な仕事なのか」を見直すきっかけにも繋がります。
※Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、ロボットによって業務を自動化できるシステムのこと。

メールでの自動通知で
タスクの抜け漏れや遅延を防止

―　Jooto導入における効果についてお聞かせください。

佐伯：Jootoを導入したことで、「業務の見える化」が大きく進みました。具体的には、各業務の担当者と責任者を明確に設定。「誰がどの業務を担当しているのか」が一目で分かるようになりました。メンバーの退職時にはフィルター機能で該当職員の担当業務を特定し、業務の引き継ぎをスムーズに行えるようになりました。

内山：また、Jootoで業務を可視化することで優先度の低い業務が明確になり、業務の外注化も検討できるようになりました。管理部のメンバーそれぞれのコア業務に集中できる時間も増え、業務効率が向上していると感じています。

―　〆切をメールで自動通知できるようにしたことにおける効果はありましたか？

佐伯：はい、ありました。私たちは通常の業務に関するリマインドについては、基本的に担当者へ通知メールが送られるように設定しています。そのうえで、重要な案件や緊急の業務については責任者にも通知メールが届くようにしています。複数のメンバーに通知メールを届けるようにしたことで、仮に担当者が変わることがあっても重要なタスクが抜け落ちる心配がありません。

内山：メールで通知されるおかげで重要な業務を失念することがなくなりました。

管理部門だけでなく
他の部門へJootoの展開を検討

―　今後、どのようにJootoを活用したいとお考えですか？

内山：管理部以外での活用も検討しています。例えば、設計部門で使用している工数管理ツールをJootoと連携させれば、作業遅延が発生した際に管理者へ通知を届けられるようになると考えています。ただし、活用範囲を広げるには他のソフトウェアとの連携が必須です。現状の使い方では作業に遅延が発生しても、単純に「遅れている」という情報しか得られません。具体的な納期や価格などの情報を得るには、管理ソフトウェアとの連携が必要です。JootoのAPIが連携先に公開されていない可能性もあるため、慎重に進めていきたいと思います。

佐伯：今はJootoを導入したばかりなので、基本的な使い方を確実にすることが優先だと考えています。現在の運用が安定してから、新たな活用方法を検討していきたいです。個人的に興味を抱いたのは、ゲスト機能です。外注先とのやり取りにJootoを使えば、効率的にコミュニケーションを図れます。Jootoの機能を十分に把握して、より効果的な使い方を見つけていきたいです。