株式会社 東海ケミカル

運送業務における業務連絡ツールにJootoを活用
仕事の「見える化」が実現して起きた変化とは

抱えていた課題

スタッフの1日の業務量を把握するのが難しい状況だった。

急ぎの注文が発生した際に対応可能なスタッフを探すのに手間がかかっていた。

解決したこと

各スタッフや日別の仕事量がひと目で分かるようになった。

突発的な注文に対する顧客対応が速くなった。

株式会社東海ケミカルは、静岡県磐田市に拠点を置く会社だ。磐田市を中心に、静岡県西部から愛知県東部の企業、工場、事務所、工事現場などを回り、軽油や重機専用燃料、灯油、重油のパトロール給油を行なっている。

同社では、「業務連絡ツール」としてJootoを利用している。パソコンだけでなくスマートフォンのアプリを活用しながら、営業、事務スタッフ、配送ドライバーが顧客からの注文内容を共有。取引先への定期訪問はもちろんのこと、突発的な注文にも即座に対応できる体制を整えている。

Jooto導入前、同社は別ツールで各部署へ業務連絡を行っていた。しかし、当該ツールのサービス終了に伴い、Jootoの導入に至ったという。使用ツールが変わったことで、同社の業務にどのような変化が起きたのか。同社営業の草野修一(くさの・しゅういち)氏にお話を伺った。

現場に必要な燃料を確実に配達
廃油等のリサイクル事業にも注力

― 業務内容について教えてください。

弊社は昭和55年に創業した会社で、静岡県磐田市を中心に軽油や重機専用燃料、灯油、重油のパトロール給油を行なっています。パトロール給油以外にも、中古のユニットハウスやコンテナの販売、新車のフォークリフトや建設機械を販売メーカーから販売店へ郵送する事業も行っています。

また、弊社は静岡県浜松市にある「株式会社 川嶋」のグループ会社でもあります。本グループでは環境保全やリサイクルに力を入れています。弊社も類に漏れず、各グループ会社と連携しながら「パーフェクトリサイクル」を目指し、発泡スチロールや廃油のリサイクルに取り組んでいます。

― 草野様の担当業務についてお聞かせください。

私は主に営業を担当しています。新規顧客の開拓や取引先への提案、発注管理などをしています。営業活動以外にも、配送ドライバーが不足している時はピンチヒッターとして運輸業務を行う機会もあります。「やれる人がやれることをやる」の姿勢で、他部署の業務にも幅広く携わっています。

― どのような形でJootoを活用していますか?

業務連絡ツールとして、営業、事務スタッフ、配送ドライバーを含めて会社全体で利用しています。具体的な利用方法としては、顧客から給油や回収の注文を受けたら、事務スタッフがJootoに入力し、配送ドライバーに指示を出します。配送ドライバーが持つスマートフォンにはJootoのアプリを入れているので、彼らはその場で指示を確認して取引先に向かいます。

弊社では定期的に顧客を訪問しているケースもありますが、工事現場のように突発的に注文が舞い込むケースもあります。電話で「今日中に届けてほしい」など即時性が求められる場面もありますが、このような時もJootoで状況を確認し、対応できる配送ドライバーにタスクを追加して指示を出しています。

利用していた業務連絡ツールがサービス終了
代わりとなるツールとしてJootoを導入

― Jootoを導入するに至った背景についてお聞かせください。

Jooto導入以前に利用していたツールがサービス終了となり、業務連絡において代わりのツールが必要となりました。ネットで検索していくつか候補を挙げて、実際に試して「これは難しい」「これはこの機能が足りない」など検討を重ねた結果、Jootoを選びました。

― 何が決め手となりJootoを選んだのでしょうか?

UIの見やすさと使いやすさです。くわえて、それまで使用していたツールと同じように利用できそうだと感じた点もポイントでした。また、以前のツールではできなかった画像の複数アップや動画添付ができるのもありがたいと思いました。

初めて注文を受けた顧客の場合、最初に訪問したスタッフが現場の動画や画像を社内で共有することで、次に訪問するスタッフへの引き継ぎが迅速に進みます。また、新人に業務を教える際、動画で手順を確認できれば分かりやすいですし、失敗のリスクも少なくなると考えています。そういう意味でも、動画や画像を複数アップロードできるのは利点です。

Jootoで各エリアの業務量を日別で管理
顧客対応のスピードアップに繋がった

― 具体的にどのような形でJootoを利用していますか?

先にも述べましたが、弊社では各配送ドライバーの持つスマートフォンにJootoのアプリを入れています。配送ドライバーは、1日に10件から15件の現場を回ります。各注文について、事務スタッフが1つ1つタスクに詳細を入力しているので、配送ドライバーは「ここが終わったら、次」という形でタスクを確認し、次の現場に向かっています。必要があれば、現場で得た情報をスマートフォンからタスクに入力することもしています。

― Jootoを導入して変わった点は何ですか?

業務の「見える化」が実現し、各スタッフや日別の仕事量がひと目で分かるようになりました。「効率よく業務を進められるようになった」「社内で共有できる情報量が増えた」などの変化を考えると、費用対効果は高いと感じています。

以前使用していたツールでは業務を日別で表示できず、各エリアでどれくらいの注文を抱えているかを把握するのが難しい状況でした。Jootoでは日別で表示できるようにカスタマイズしたこともあり、各エリアの1日の業務量を把握できるようになりました。

― 業務の「見える化」が実現したことで、どのような変化がありましたか?

一例にはなりますが、事務スタッフがお客様から注文を受けてから配送ドライバーへ業務を振り分けるまでの時間が速くなりました。例えば突発的に注文が発生した場合、顧客に対応可能な時間を連絡しなければなりません。Jooto導入前は、事務スタッフが配送ドライバーに対応可能時間を確認してから顧客に連絡をしていました。今は配送ドライバーに連絡を取らなくてもJootoで各エリアの業務量を把握できるので、顧客への連絡を迅速に進められるようになりました。

各部署の仕事を「見える化」して
社内の誰もが成長できる環境づくりを目指す

― Jooto導入の際、他の社員の皆さまはどのような反応でしたか?

「サービス終了」というやむを得ない事情があったとはいえ、使い慣れていたツールからの変更ということで、導入当初は戸惑いの声もありました。今はだいぶ馴染んできたのか、試行錯誤しつつも上手く活用してくれているようです。特に動画や写真を複数アップロードできる点については、現場では好意的な声を聞いています。

― 今後、Jootoをどのように活用していきたいですか?

今以上に、各部署の仕事の「見える化」を進めたいと考えています。弊社では社員・スタッフ全員がJootoを閲覧できるので、本人が興味を抱けば好きな時に好きなだけ業務に関する情報を得ることができます。各部署のタスクの「見える化」が進めば、自分が所属する部署だけでなく他部署の仕事を覚えられる仕組みが作れます。新人、ベテラン関係なく向上心のある人が自分のタイミングで他部署の業務を理解し、成長できる環境をJootoで実現できたらと思います。

株式会社東海ケミカル
社名 株式会社 東海ケミカル
従業員数 34名
事業内容 石油製品販売、各種油再生販売、廃棄物処理(廃油・廃棄物プラスチック類・金属くず・汚泥・廃アルカリ)、一般貨物自動車輸送事業、ユニットハウス販売、尿素水販売
URL http://www.tokai-chemical.co.jp

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