海外拠点との情報共有がリアルタイムでできるように!
進捗確認の時間も3分の2に削減

抱えていた課題

ToDoは個人管理。部署や拠点をまたぐプロジェクトでは機能せずチームで使えるクラウドサービスを探していた

エクセルを使った週次ミーティングでの進捗確認は、入力が面倒で後回しにすることがあった

週次で進捗がない超長期案件はエクセル内で埋もれてしまい、しかるべきタイミングで着手できないことも

ネットワークの異なる海外拠点間では資料共有はメールベース。毎回資料を探すのに時間がかかっていた

解決したこと

各担当者のToDoが共有できるので、チーム全体の現状把握もでき、プロジェクトの進捗管理の精度が向上

視覚的に分かりやすい画面で、情報更新の頻度が向上。ミーティングの進捗確認時間も2/3に削減

アラート機能を活用することで、3年越しの超長期プロジェクトも漏れなく進行できるように

タスクに紐づく資料がJootoに集約され、探す手間が大幅に削減した

1918年創業。100年以上の歴史を持つテラル株式会社は、ポンプ、送風機、水処理関連、環境関連機器等の製造及び販売を行う企業だ。

企業理念に「水と空気で未来を創る」を掲げ、高効率・省エネ・低騒音に対応した多彩なポンプ・送風機や高付加価値なユニットなど、水と空気の流れに関わる様々な商品を開発・提供している。広島県福山市に本社を置くほか、中国、タイ、インドなど国外にも拠点を複数展開する。

同社の技術部 海外技術推進室は、日本と海外拠点の間の窓口業務を担当。日本と中国の拠点、日本とタイの拠点間で週次ミーティングを行い案件の進捗確認や議論を行なっている。

エクセルに代わるタスク管理ツールとしてJootoを導入した昨年からの変化や具体的な活用方法などについて、代表取締役副社長 菅田 貴之(すがた・たかゆき)さんにお話を伺った。

海外拠点も展開し、水と空気の流れに関わる様々な商品を製造・販売する

― 御社の事業内容について教えてください。

ポンプや送風機、水処理関連、環境関連機器など、水と空気の流れに関わる様々な商品を製造、販売しています。国内だけでなく、中国、タイ、インドなど海外拠点も複数展開しています。

― Jootoを導入いただいている、技術部 海外技術推進室の役割について教えてください。

日本の技術を海外拠点へ移管したり、各海外拠点から新商品の開発依頼を受けたりと、海外拠点の技術部との窓口としての役割や統括を担っています。私も海外技術推進室のメンバーと一緒に仕事をすることが多く、定例ミーティングや技術推進室が担う各プロジェクトにも参加しています。

エクセル入力の煩雑さから、情報共有が後回しになっていた

― Jooto導入前に感じていた課題についてお聞かせください。

日本と中国、および日本とタイの拠点間で週次ミーティングを実施していますが、以前は案件管理にエクセルを使っていました。エクセルだと管理フォーマットがあっても、その型にはまらない場合は行を追加したり削除したりが煩雑で、入力が後回しになることもしばしば。「ミーティング前にまとめてやろう」と、ミーティングのために入力をするので、情報共有が週次更新になってしまう、よくない状況でした。

また、長いときには数年にわたる超長期案件の場合は、週次で大きく進捗することが少ないため、いつ誰が何をするのか不明瞭なままエクセル上で山積みになり、優先度が低くなってしまいます。そのため、そろそろ着手しなければいけないタイミングでも誰も気づかず、ギリギリになってようやく動き出す、といったスケジュールを把握しきれていない状況でした。

情報共有がリアルタイムになり、ミーティングでの進捗確認時間も3分の2に

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

Jootoを導入してからは更新が楽になり、情報共有がよりリアルタイムになりました。エクセルの時に必要だったソート作業も不要なので、抜け漏れや遅延も少なくなりました。週次ミーティングでは、前週の振り返りや進捗確認の時間が毎回30分から20分に短縮され、本来の目的である議論や相談に時間を費やすことができるようになりました。

さらに、各タスクのチェックリストを見れば、全体の進捗と自分がやるべきことが視覚的にわかります。コメント欄でも詳細状況を把握することで、週次ミーティングのための事前準備の時間が減りました。

チェックリストの運用イメージ
チェックリストの運用イメージ。菅田様のお話をもとにJootoにて作成。

また、Jooto上でタスクに紐づいたやりとりができるため、コミュニケーションも取りやすくなりました。アラート機能を活用することで、チーム内でリマインドし合えるようになり、超長期案件も適切なタイミングで進行できるようになりました。

ゆっくり進捗する超長期案件は、アラート機能で抜け漏れを防止

― 具体的にはどのようにお使いいただいていますか?

開発案件や顧客対応などは、日本、タイ、中国それぞれの拠点でプロジェクトをたてることが多いですが、同じ商品を扱う案件の場合は、拠点間共有のプロジェクトとして管理しています。

海外拠点間でネットワークが異なるため、共有ドライブがなく、資料のやりとりは基本メールでした。そのためメールを遡って資料を探す手間があったのですが、Jooto上では一覧化されており、すぐに見つかるので便利ですね。誰が、何を、いつまでにしなければならないかを視覚的に把握するため、業務の流れに沿ってリストを作成し、案件進捗管理をしています。関連会社に依頼中のものなど、自社以外にボールがあるタスクは「フォローアップ」のリストを作成しています。

週次ミーティングで確認するプロジェクトボードイメージ。菅田様のお話をもとにJootoにて作成。
週次ミーティングで確認するプロジェクトボードイメージ。菅田様のお話をもとにJootoにて作成。

また、当社は製造業のため、認証申請など3年越しで対応すべきプロジェクトもあります。そうした超長期案件ではアラート機能を活用しています。たとえば、認証の有効期限が切れる数ヶ月以上前から動き出す必要があるタスクは、スタートする日付を入れ、アラートが出るように設定。担当者はもちろん上長にも通知が飛ぶので、必要なフォローを行うことがきます。「必要な時まで、放っておける」ので、緊急度や優先度の高い業務に安心して取り組めていますね。

タスクに紐づくコメント欄が業務報告に コミュニケーションの質もあがる

― Jooto導入後、スタッフの方たちはどのような反応でしたか?

業務の報告漏れは減りました。いちいち上長に口頭やメールで全て報告しなくても、Jooto上のチェックリストやコメント欄に記入するだけで済むため、メンバーも楽になったと聞いています。他のメンバー同士のやりとりも把握できるようになったので、コミュニケーションの質が上がったと思います。

― 今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか?

海外拠点との間で出来ているJootoの活用を、国内での部門間連携でも実現していきたいです。また、他社の上手な活用事例を参考に、より使い方も工夫していければと思います。

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