会計事務所がJootoを導入し、製販分離とペーパーレスを実現!

抱えていた課題

各業務のノウハウは属人化しており、各担当者の業務量や状況も把握しづらい状態だった。

ホワイトボードとA4用紙でのタスク管理では、外出先やテレワーク先で情報を確認できなかった。

製販分離により製造部門と販売部門の担当者間でのやりとりが煩雑だった。

解決したこと

業務の「見える化」により「脱属人化」を図ることができた。

業務管理を紙からクラウドへ完全移行し、ペーパーレスが実現した。

部門担当者間のコミュニケーションがスムーズになり、案件進捗の生産性が向上した。

「税理士法人TAP(ティーエーピー)」は、北海道札幌市・帯広市・本別町の3カ所に拠点を構える会計事務所だ。同事務所は、ただ利益を上げるのではなく、会計税務における「やりがい」の追求と地域及び顧問先への貢献に重きを置いて業務を遂行している。

多くの会計事務所では、1人の担当者が資料から顧問先とのやり取りまでの全てを行う「製販一体」の手段を取ることが多いとされている。しかし、税理士法人TAPが力を入れているのは、資料作成は「製造部門」、顧問先とのやり取りは「販売部門」と業務を分ける「製販分離」だ。分業体制にすることで、資料作成業務だけでなく、顧問先への助言をはじめとする付加価値業務を行いやすくなる強みがある。

「製販分離」で業務を進めるうえで、同事務所はさまざまな課題を抱えていた。課題解決においてJootoはどのような効果を発揮したのか。同社本別事務所代表社員・公認会計士の内田勇介(うちだ・ゆうすけ)さんにお話を伺った。

「パートナー」として北海道地域の経営者を支える会計事務所

― 御社の事業内容について教えてください。

北海道札幌市、帯広市、本別町の3拠点で会計事務所を運営しています。会計事務所は堅苦しい印象を持たれがちですが、私たちが目指すのは敷居の高い「先生」ではなく経営者の身近な「パートナー」です。経営者の悩みを少しでも軽くし、明るい未来へ繋ぐお手伝いをしようとの思いで業務に励んでいます。

― 具体的に何をされているのでしょうか?

会計決算業務、資金調達、M&A、事業承継業務、コンサルティング業務などです。会計や決算は、人の身体でいうところの「健康診断」に例えることができます。弊社では会計と決算の視点から「経営状態が健康かどうか」を読み取り、経営者に寄り添いながら支援しています。また、「ミロク」「弥生会計」「freee」「マネーフォワード」など各クラウド会計システムにも対応しています。

クラウドツールを導入して「昔ながらの働き方」から脱却

― Jootoの導入背景について教えてください。

会計事務所に限らずどの業種にも言えることですが、人材不足や生産性・効率性の向上は働き方改革を進めるにおいて大きな課題であると考えています。特に会計事務所は、「紙が主体の管理体制」「業務の属人化」など昔ながらの働き方で業務を進めている事務所が多い印象です。

マネジメント側がメンバーの進めている業務内容を把握せずに全てを社員任せ、ノウハウは個人の頭の中だけにあり属人的。各々の業務内容が分からないためお互いにフォローもできず、繁忙期には残業も増えがち。このような状況は、曲がりなりにも今の時代に合った働き方ではないと言えます。弊社も同じような課題を抱えており、社内外、どこからでも仕事の状況を見えるようにする必要性があると感じていました。このため、まずはクラウドツールを導入し、業務の「見える化」を図ることにしました。

― Jootoの導入前は、どのようにして業務を管理していたのでしょうか。

大きなホワイトボードにA4サイズを4分割した紙を貼り、タスクを記入して管理をしていました。しかし、業務量が増えるにつれて紙が100枚を越えてしまい、自分が関わるタスクをすぐに見つけられない状況でした。また、家庭の事情で他の県に引っ越しが決まったメンバーがいたのですが、テレワーク先でホワイトボードを見ることができないため、社内に残ったメンバーがホワイトボードの内容を撮影してスマートフォンで送信する手間がかかっていました。

紙に書いたタスクをホワイトボードに貼って管理している様子。
紙に書いたタスクをホワイトボードに貼って管理している様子。自分のタスクがすぐに見つけられない状態に。

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

まず、業務の「見える化」が進みました。依頼内容やタスクをひと目で確認できるため、誰が何の業務をしているかを誰もが把握できるようになりました。前もってタスクにスケジュールを 登録できるので、やり漏れの心配もなくなりました。

また、チェックリストを活用したことで、脱属人化に成功しました。顧問先ごとに対応しなければならない作業をチェックリストに細かく記入できるので、やるべき作業やノウハウを社内で共有できるようになったと感じています。

― Jooto導入時、メンバーの方たちはどのような反応でしたか?

最初は使い方に戸惑うメンバーもいましたが、マネジメント側自らがボードを作成して更新を意識づけていくことで、徐々に活用できるようになりました。導入当初は商品を掲載するまでの進捗管理をメインに使用していましたが、今では社内のほぼすべてのミーティングやプロジェクトで活用しています。

さらに、クラウドツールを導入したことで、外出先での資料確認、スマートフォン上での細かなやり取り、ペーパーレス化などを実現できました。

必要な情報を素早く見つけるべくフィルターや検索機能をフル活用

― どのようにしてJootoを活用していますか?

会計事務所業務の本業全般に使っています。

例えば「顧問先の会社の月次決算業務」であれば、月次決算プロジェクトに「予定」「訪問・資料回収」「ご依頼」「製造」「確認」「完了」のリストを作ります。毎月初めにタスクを作成し、作業の進捗に合わせてリストを移動します。各タスクのチェックリストを確認しながら資料の回収や作成を進め、決算が終わったら顧問先に報告してタスクを「完了」に動かします。

月次決算のプロジェクトボード
月次決算のプロジェクトボード


月次決算業務の他、年次決算や年末調整、償却資産申告など様々な業務に使っています。

― Jootoで便利だと思う機能について教えてください。

まず、「コメント機能」ですね。投稿する際に担当者へタグ付けできるため、「@」でタグ付けして誰宛のメッセージなのかを明確にすることで、コミュニケーションを取りやすくなったと感じています。特に製造部門と販売部門の担当者でのコミュニケーションの中で、タスクが抜け落ちてしまうことが多いのですが、タスク上でやりとりが見られるため、どこで滞留しているのかがすぐわかります。また、「ファイル添付機能」があることで、確認点が多い資料の確認もコメントにファイル添付することでやりとりがスムーズになりました。

「マイタスク機能」で自分のタスクだけを表示できるのも便利です。ホワイトボードでタスク管理をしていた時は自分の案件を見つけるのに苦労していたことを考えると、探す手間が大幅に省けていると思います。「タスクを探す手間が省けた」点で考えると、「フィルター機能」も活用しています。基本的にはラベルで緊急度を確認することが多いのですが、年末調整・償却資産申告のプロジェクトでは「年末調整」だけを表示するなどジャンルごとにラベルで区別することもあります。

過去の製造担当者を確認する時は、各種検索機能を使っています。会計事務所には検索機能は必須なのですが、Jootoは、必要な情報をすぐに見つけられる機能が充実している印象です。

― 社内でJootoを定着させるために何をしましたか?

導入前に、Youtubeに投稿されている「Jooto Official」の紹介動画を見てもらいました。導入時は、まず役員から使ってもらい、徐々に社内メンバーへ広げていきました。私も代表者として積極的に使い、自社独自のマニュアルを作って自分からメンバーへ使い方を説明しました。

全体に導入後は、月に一回、会議でJootoの画面を見ながら滞留しているタスクが無いかを確認します。Jootoで毎月のタスクを振り返る機会を設けることで、社内メンバーへJootoの利用を意識づけるようにしています。

タスク管理に必要な機能のみを使えるシンプルさが決め手

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

既にJootoを利用していた方に勧めていただき、紹介動画を見たり、試用期間中に実際に触ったりして「使えそうだ」と感じたためです。比較的、価格が安価であるのもポイントでした。

― Jootoのサポート体制についてご意見をお聞かせください。

非常に、丁寧に対応をしてくれる印象です。Jooto導入時も、Zoomで社内のメンバー全体に使い方を説明していただき、大変助かりました。疑問点が出た時はすぐに電話で聞いてしまうのですが、早急に対応してくれるのでありがたいです。導入後も、社内で定期的にJootoに関するアンケートを取り、Zoomを通じて不明点や改善点などを伝えています。伝える度に解決方法や改善要望に回すなど真摯に回答いただき、信頼できると感じています。

― 今後の展望についてお聞かせください。

弊社は拠点が3カ所あるのですが、Jootoの活用状況については拠点ごとにバラつきがあるのが現状です。全拠点で滞りなくJootoを利用できるように、使い方のレベルアップを図るのが今の私たちの課題です。課題を解決するためにも、各拠点に対するJootoサポートチームの皆さまのさらなるフォローアップを期待したいです。最近、締切フィルターが新しく追加になっていることを知り、早速使ってみたいと思います。そういった新しい機能の拡充も期待したいポイントです。

また、現在は社内全体でJootoの画面を見ながら会議を行うのは月に一度。今後は、Jootoを利用した会議の頻度を上げて、メンバー全員が一緒に現状を共有する時間を増やしたいと考えています。全員で現状を共有することが、私たちの目指す「製販分離」の実現にも繋がるだろうと信じています。製販分離をスムーズに進めて、メンバーの不安や心配事を取り除いて、より働きやすい環境づくりを進めていこうと思います。

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