タスク管理をJootoに集約し社内メール90%以上削減。
目的別にツールを併用し業務を効率化

抱えていた課題

メールやチャット、CRMツールでは部門・チーム・個人の課題を連動して進捗管理することが難しかった。

個人が担う案件のリアルタイムな情報共有ができず、円滑な進行ができていなかった。

コミュニケーションツールが一本化できておらず、業務に混乱をきたしていた。

解決したこと

各ツールの使用目的が明確になり、必要な場面で適切に使えるようになった。

管理者がメンバーの業務量を把握できるようになり、指示も出しやすくなった。

必要な情報やデータへすぐにアクセスできるようになり、業務改善が見られた。

「サンキャスト株式会社」は、愛知県名古屋市に本社を構え、東京店を中心に事業を展開。企業が抱える課題を解決し、成長をサポートすべく、ビジネスモデルの提案や空間演出、プロダクトデザイン等を担っている。

同社では、テレワークがまだ今ほど一般的になる前の2019年10月より在宅勤務規定を整備。2022年現在ではジョブ型雇用への移行も進め、よりフレキシブルな働き方ができる環境づくりに取り組んでいる。しかし社内で「働き方改革」が進む中、メンバー内での情報共有やコミュニケーションに課題を抱えていたという。

同社の状況がJootoの導入により、どのように変化したのか。同社東京店チーフディレクターの壹岐亮夫(いき・あきお)さんにお話を伺った。

マーケティングとブランディングの視点から企業の価値をデザイン

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社では、企業やブランドの課題解決、目的達成への貢献、成⻑のサポートを目標とし、ビジネスデザインとクリエイティブデザインを提供しています。具体的には、空間演出やディスプレイ、イベント等の企画・立案及び、プロダクトデザインの設計・施工を行っています。主なクライアントは、ファッション、スポーツ、美容、生活雑貨業界関連の企業です。

― 御社は何名体制で業務を行っているのでしょうか?

2022年5月現在で20名です。他、必要に応じて外部パートナーと連携し、各案件に取り組んでいます。

働き方の見直しを図る中で浮き彫りになったコミュニケーションの課題

― Jooto導入の背景についてお聞かせください。

もともと、部門全体のプロジェクト管理をスムーズにできるツールがないかと探していました。部門全体の課題・目標が、各チームの課題・目標に落とし込まれ、最終的には個人の課題・目標・行動と繋がっていきます。それら全て連動するかたちで進捗管理をするために、Excelやクラウド型の顧客管理システム(CRM)「ZOHO」、チャットツールの「Chatwork」等を試しましたが、どれも上手く行きませんでした。そこでプロジェクト管理ツールも試してみようとなり、Jootoに行き着いたんです。業務効率化施策の一部として導入することになりました。

その他にも弊社では、在宅勤務の導入とジョブ型雇用への移行を進めていたので、リアルタイムにメンバー内で情報共有ができる仕組みづくりやコミュニケーション方法の改善も課題の一つでした。Jootoはその解決策として活用しています。

― 在宅勤務の導入はいつから開始したのですか?

  

2019年10月、まずは在宅勤務規定を作成しました。社内のメンバーには作成時点で規定について周知しましたが、当時は実際に利用する者はいない状況でした。ですが、その後すぐ新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言が発令されました。コロナウィルス蔓延に伴う業務量減少と安全面の考慮から、一時帰休措置を開始し、弊社はシフト制での勤務となりました。措置期間中、対面でのコミュニケーション不足による問題が多々ありましたが、どれもJootoを使うことで解決しました。もうJootoを使ったコミュニケーションにも慣れてきましたので、2022年6月末より、在宅勤務の開始を予定しています。

― Jooto導入前は、どのような形でコミュニケーションを図っていたのでしょうか?

基本的にはメールを中心に各担当と連絡を取り、共有すべき情報は社内共有サーバーに保存したExcelファイルに入力していました。それでも、リアルタイムで情報を共有することが難しく、案件を進めるのに支障が出ていました。

さらに、メール以外にも先ほど申し上げた「Chatwork」や「ZOHO」も利用しています。しかし、コミュニケーションツールが複数あることがネックになり、逆に作業効率が下がってしまいました。

Jootoを含めた各ツールの運用ルールを構築して業務改善に成功

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

変わりました。現在利用している各コミュニケーションツールの使用目的を明確化し、運用ルールを構築しました。Jootoは、社内コミュニケーションの基本ツールとしてプロジェクトや案件管理に使用しています。その他、顧客管理は「ZOHO」、データの保存はクラウドストレージサービスの「Box」、緊急時の連絡は電話、社外への連絡はメールを使うように取り決めました。

各コミュニケーションツールの運用ルールを構築したことで、Jooto導入前に抱えていた課題も解決できました。そして、以前から進めていた在宅勤務への移行準備も整いました。加えて、社内メールの量は導入前より90%以上削減。必要な情報やデータも効率よく探せるようになり、作業の進捗も速くなりました。

― チャットツールも利用していたとありましたが、現在はどのような状況ですか?

現在も引き続き使用しています。タスクに関連するコミュニケーションは、Jootoのコメント機能を使ってやりとりしていますが、「Chatwork」は、多くの人へオープンにするべきではない内容の確認や連絡、報告、相談等に使用しています。

― Jooto導入時、スタッフの方たちはどのような反応でしたか?

導入時は、使用目的やルール設定を周知したうえで運用を開始しました。しかし、最初の半年間は、プロジェクトやボード、リスト、タスクの組み合わせ方や使い方など試行錯誤が続きました。

弊社の規模は20名程度なので、現場の声を丁寧に聴きながら使い方を周知していきました。今では、Jootoへの理解度や納得感が高まり、なくてはならないツールとなっています。Jootoを導入していなかったらどうなっていたかを思うと、恐ろしいです。

社内だけに留まらず社外の人たちにもJootoの使用範囲を広げたい

― Jootoのどの機能が便利だと思いますか?

担当者を設定できる点と、ラベル機能とセットで使用できるフィルタ機能です。弊社では、各担当にリストを用意し、案件ごとにタスクを作成。リストで担当者、ラベルで進捗状況、チェックリストで作業の役割分担とスケジュールを管理しています。フィルタ機能があることで、各プロジェクトの管理者がひと目で各メンバーの稼働量を把握できるようになりました。

プロジェクトボードのイメージ。壱岐様のお話をもとにJootoにて作成。
プロジェクトボードのイメージ。壱岐様のお話をもとにJootoにて作成。
タスク内チェックリストの運用イメージ。壱岐様のお話をもとにJootoにて作成。
タスク内チェックリストの運用イメージ。壱岐様のお話をもとにJootoにて作成。

他には、ファイルの添付機能やタスクの複製、アーカイブ機能などが便利だと感じています。

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

「Chatwork」と連携できるのと、直感的にプロジェクトやタスクの管理ができる点です。

― 今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか?

最初にお話しした社内コミュニケーションの課題は、ほぼ解決したと言えます。しかし、取引先とのコミュニケーションの部分では、まだ課題が残っています。現在、取引先とはデータの受け渡しと共有は「Box」を使っていますが、基本的なやり取りはメールと電話がメインです。今後は、Jootoの使用範囲を取引先にも広げて、改善を図りたいと考えています。

  

Jootoは、メンバーのタスクを「見える化」できるツールです。各々の業務量・質・結果をまとめて把握できれば、管理者も指示が出しやすく、在宅勤務においても業務効率化を図れるだろうと感じています。今後、本格的に在宅勤務が始まり、自宅作業が続くことを考えると管理業務や報告業務の負担減にも繋がると思います。

  

他のコミュニケーションツールにもタスク管理機能はありますが、日々のタスク管理やプロジェクト管理にはJootoがベストですね。

  

運用方法のブラッシュアップを行い、当初の目的である「個別案件の進捗から部門・チーム全体の目標管理まで連動してプロジェクト管理する」ことも達成したいと思っています。

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