リモートワーク時代に重要な「タスク管理」において Jootoはなくてはならない存在に

抱えていた課題

操作性やツールの特性があわずタスク管理ツールの活用が進まなかった。

リモートワークの導入や複数名で対応する業務の増加に伴い、情報共有に時間がかかっていた。

スマートフォンでもタスクを確認できるツールを求めていた。

解決したこと

操作が簡単なことからどの職員も抵抗なくツールを利用することができた。

リモートワークでも複数名で進捗状況を共有できる体制が整い、情報共有の質が高まった。

スマートフォンでタスクを確認できるため、すきま時間や移動時間を有効活用できるようになった。

「新橋税理士法人」は、東京都港区にある税理士法人・会計事務所である。2014年9月に設立後、中小企業を中心に税務顧問や個人の確定申告の支援、相続税申告などに携わっている。また、認定機関として補助金申請のサポートも担っているという。

同事務所では、11名(2022年2月末現在)の職員が所属している。少数精鋭ならではのチームワークを強みとしており、港区エリアはもちろんのこと、区外・都外の経営者からの相談にも対応している。

さまざまな案件を同時に進める必要があるなか、同事務所ではどのようにして業務の進捗管理を行っているのか。法人部門代表社員・神田俊之(かんだ・としゆき)さん、法人部門・當宮聖美(とうみや・きよみ)さん、資産税部門・清宮有美(きよみや・ゆみ)さんの3名にJooto導入の経緯や利用状況、今後の展望についてお聞きした。

少数精鋭のチームワークで事業発展を目指す経営者をサポート

新橋税理士法人神田様"

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社の事業内容は、税務顧問や補助金申請サポート、決算書類・税務申告書等の作成業務、記帳代行・会計ソフト導入支援などです。「税務だけでなく、経営も相談できる税理士法人」をモットーに、中小事業を中心に税理士の視点から経営のサポートをしています。

― 御社の強みは何ですか?

少数精鋭ならではのチームワークです。弊社には11名の職員が所属しています。依頼には原則2名以上で担当するため、急な問い合わせにも必ず誰かが対応できる体制となっています。また、30代の若手から60代のベテランまで、幅広い年代の税理士が在籍しています。依頼内容や依頼主の希望に合わせて、最適な税理士が対応できるのも強みだと考えています。

操作性や情報共有の質など業務の進捗管理に複数の課題を抱えていた

― Jooto導入の背景についてお聞かせください。

業務の進捗状況を把握するうえでいくつかの課題があり、操作が簡単なタスク管理ツールを探していました。

― Jootoの導入前はタスクの確認をどのように行っていたのですか?

  

別のツールを使用してタスク管理をしていました。しかし、Jootoのようにカンバン形式ではなく、ガントチャートのみで進捗状況の確認を行っていました。このため、「どの業務がどのような状態なのか」を即座に把握できないのが課題でした。さらに、当時は複数名で案件を進行する機会が増えてきたタイミングで、チーム内で詳細に進捗状況を共有できるツールを探す必要がありました。

― ガントチャートのみだと業務の細かな進捗を確認するのは難しいかもしれませんね。

はい。また、私どもの場合、当時使用していたツールでは操作に時間がかかってしまうという操作性の課題もありました。結果、情報の更新も滞ってしまったため、よりシンプルで使いやすいツールの導入を検討していました。

さらに、移動中にタスクを確認することを考えると、スマートフォンからでも確認できるツールが良いとも感じていました。

チーム内における情報共有や自身の抱えるタスクの認識がスムーズに

― Jooto導入後に変化したことは何ですか?

まず、1つのタスクを複数名で共有できるので、チーム内で業務の進捗管理をしやすくなりました。次に、各職員が抱えている業務の進捗状況を確認する時間も短縮できました。具体的には日に30分ほど進捗状況の確認に充てていたものが、10分程度になったのではという感覚があります。現在はリモートワークが増えてきたこともあり、対面でのやり取りが減っています。このような状況にもかかわらず、直接聞かなくても各々の状況を把握できるようになったのは良い変化だと感じています。

― 導入前の課題だった「チーム内での詳細な情報共有」を解決できたのですね。

はい。また、長期の案件でもあらかじめタスクとしてJootoに入力できるので、失念することがなくなりました。以前使用していたツールでは実現できなかった課題が、Jootoを導入したことで解決にいたったのはうれしいです。

― 職員の反応はいかがですか?

簡単な操作でガントチャートを作成する、新しいタスクを追加するなどの作業をできるため、大きな抵抗もなく受け入れられたようです。

「自身の抱えているタスクを認識しやすくなった」との声もあります。弊社には、パート勤務の職員もいます。他の職員より勤務時間が短いものの、Jootoで自身のタスクを明確にすることで作業内容を認識し、作業漏れがなくなったと聞きました。

― Jootoにおいてどの機能が便利だと思われますか?

ガントチャートを簡単に作れる点です。業務の細かい進捗はカンバンで確認しているのですが、全体の流れを把握するのはやはりガントチャートが見やすいです。どちらも使えるのはとても便利だと思います。また、スマートフォンで隙間時間や移動中にタスクを確認できるのも助かります。

簡単かつシンプルな操作性でチームにとってなくてはならないツールに

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

操作がシンプルであることと、国内企業が運営するサービスであることから直感的に使いこなせると判断してJootoを選びました。他のサービスは海外企業が運営しているケースが多く、日本語表記がわかりやすいのは大きな利点でした。おかげで、職員たちへ使い方を細かく説明せずとも利用できています。また、社内で利用しているChatworkやGoogleカレンダーと連携できる点もポイントでした。

― 今後の展望についてお聞かせください。

弊社の業務は、月次や年次で納期が決まっているものが多くあります。Jootoを活用してスケジュールやタスクの進捗状況を共有し、業務をより円滑に進めることで、顧客満足に繋がるサービスを提供していきたいと考えています。

  

また、Jootoでお客さまと情報を共有することも検討しています。お客さまへのお願いと、弊社で作業する業務を「見える化」することで、お客さまとのやり取りがより円滑になるだろうと思っています。

  

リモートワークも増えているため、今後、「業務の進捗管理」がますます重要になってくると感じています。社内のマネジメントの視点からも、今以上にJootoを使いこなしていきたいです。

― 御社では、リモートワークなどの働き方を積極的に導入されているのですね。

  

はい。可能な限り、リモートワークを導入しております。弊社の場合は子育て中の女性職員の割合が高いことから、パソコン1つあれば仕事ができる体制を作っています。現在も、引き続き場所を選ばずに仕事をできる体制を整えているところです。

時代の流れに合わせてリモートワークを積極的に取り入れているからこそ、場所を選ばずに業務の進捗管理ができることが重要だと思います。リモートワークの時代におけるタスク管理において、Jootoはなくてはならない存在です。

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