いくつものツールで解決できなかったタスク管理の課題をJootoで解決できた

抱えていた課題

管理すべきタスクが多く、進捗状況を把握しきれていなかった。

タスクとスケジュール管理の煩雑さから、社内に混乱をきたしていた。

解決したこと

タスクやスケジュールの確認漏れがなくなり、トラブルが減った。

各企画の進捗状況をひと目で確認できるようになった。

滋賀県守山市に本社を構える「株式会社しがトコ」は、ローカルメディア『しがトコ』を運営している。同メディアは、2012年9月に同社代表取締役の林正隆(はやし・まさたか)さんが立ち上げたインターネットメディア。“滋賀を自慢したくなる”情報をSNSで発信し、現在では県内有数のインターネットメディアとして滋賀の魅力を伝えている。

メディアを運営するにはコンテンツ設計をはじめ、取材、記事執筆、マーケティングなど多岐にわたる業務が発生する。このため、記事をリリースするにはいくつもの工程を踏まなければならず、円滑な企画進行管理が求められる。しかし、同社ではタスクやスケジュールの管理に課題を抱えていたという。

同社の課題解決において、Jootoがどのような役割を果たしたのか。林さんと、しがトコ編集長の亀口美穂(かめぐち・みほ)さんのお二人に話していただいた。

“滋賀を自慢したくなる”情報を発信するメディア『しがトコ』

しがトコのトップページ

― 御社の事業内容について教えてください。

“滋賀を自慢したくなる情報”を発信するローカルメディア『しがトコ』を運営しています。もともとは、「滋賀の魅力を少しでも伝えたい」との思いで個人事業として立ち上げたメディアでした。立ち上げ後は、滋賀県とタイアップしたフォトコンテストの開催、オンラインストア「しがトコSTORE」の展開などを通じ、滋賀県有数のインターネットメディアとして成長することができました。2018年4月に法人化し、現在に至ります。

― 『しがトコ』の運営以外に展開している事業はありますか?

PR広告事業とクライアントワーク事業、オンラインストア事業を展開しています。PR広告事業では、マーケティングを軸にしたコンテンツ設計やSNS運営、ブランディング、イベント企画を行なっています。クライアントワーク事業ではWebサイト制作や動画制作、取材・ライティング等。オンラインストア事業では、先にも述べた「しがトコSTORE」の運営をしています。

タスクやスケジュールの管理に課題、状況打破のためJooto導入へ

しがトコ林さん、亀口さん

― Jooto導入前に御社が抱えていた課題についてお聞かせください。

『しがトコ』では、多い時期では月に20本以上の記事を投稿しています。記事を完成させるには、企画出しや取材、撮影、執筆、編集などの多くの工程を踏まなければなりません。基本的に、企画出しから記事の公開までに1週間以上の期間を要します。また、複数の企画が同時進行することも多く、タスクやスケジュールの管理が煩雑になっていたのが課題でした。

― 具体的にどのような点に課題を感じていましたか?

タスクの進捗状況やスケジュールを社内で把握できていなかった点です。Jooto導入前はExcelでスケジュール管理を行っていましたが、変更がある度に情報を更新せねばならず、手間がかかっていました。

弊社の編集メンバーは3人。企画は社内で考えますが、取材や原稿執筆については外部のライターに依頼することもあります。「アポ取りは済んでいるか」「ライターに取材依頼をしたか」「記事の公開日はいつか」など、「何がどこまで進んでいるのか」が分からず、常に編集メンバーが混乱している状況でした。混乱状態から脱却するためにも、タスク・プロジェクト管理ツールを導入する必要があると考えたのがJooto導入のきっかけです。

各企画の進捗状況がひと目で分かり、円滑なメディア運営が実現

― Jooto導入後、変化はありましたか?

劇的にトラブルが減りました。リストで各企画の進捗状況を管理するようにしたことで、「どの記事がどの工程まで進んでいるか」をひと目で把握できるようになったためです。

タスクの見落としもなくなり、円滑にメディアを運営できるようになりました。

― Jootoで外部のライターとやり取りすることはありますか?

はい。ただし、基本的にはSlackやFacebookメッセンジャーなどのコミュニケーションツールを使用しています。Jootoでやり取りをするのは、頻繁に仕事を依頼するライターが多いです。

  

― スタッフの反応はいかがですか?

正直なところ、最初は新しいツールであることもあり、Jootoの導入に戸惑っているスタッフもいました。しかし、勉強会の開催やJootoでタスクを確認しながら編集会議を進めるようにしたことで、今では積極的に使ってくれています。

― 「勉強会」について詳しくお聞かせください。

まず、Jootoの担当者の方が編集部のメンバーに、基本的な使い方を教えてくれました。

その後、社内でJootoの使用ルールを決めて、再度自分たちで「こういうふうにJootoを使っていこう」という確認を兼ねた勉強会を開催しました。基本的な使い方を覚えた後は、実際にJootoを使いながら自分なりにやり方を掴んで、徐々に馴染ませていったようです。

― Jootoにおいてどの機能が便利だと思われますか?

「ドラッグ&ドロップ」のマウス操作で、タスクを左右に動かせる点です。弊社では、左から「ネタ出し」「編集部OK」「発注」「ライター原稿完成」など、各工程で縦のリストを作成して記事制作の進捗管理を行なっています。

例えば、編集会議で「ネタ」として挙がった企画は、「ネタ出し」のリストに1つずつタスクとして追加します。企画が進行すれば、該当のリストにタスクを移動します。企画の進捗状況をすぐに確認できて便利だと感じています。

海外製のツールが多い中で日本語対応しているJootoと出会った

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

直感的なユーザーインターフェースで、操作にストレスを感じない点です。料金設定も良心的だと思います。

日本語でサポートしてもらえるのもうれしいですね。Jootoを導入する前に別ツールの使用を検討したこともありますが、海外の製品であるため商品説明が英語である点がネックでした。他にもさまざまなツールを検討していた中で見つけたのがJootoです。日本の企業が運営しているため、サポートや説明も全て日本語である点が非常に使いやすいと判断したことから導入を決めました。

― 今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか?

社内の他の業務管理や新たなプロジェクトに導入したいです。現在は『しがトコ』の記事制作の進捗管理を中心に使っていますが、今後は社内で必要な申請や承認作業などの業務に取り入れたいと考えています。まだ使いこなせていない機能もありますが、引き続き使い方を勉強して、さまざまな業務やプロジェクトに導入していきたいと思います。

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