プロジェクトリストで進捗状況をひと目で把握し
抜け漏れがあってはいけないタスクも確実に実行

大阪と東京に本社を置く積水化学工業株式会社は、1947年にプラスチックの総合的事業化を目指して創業。「セロハンテープ」や「ポリバケツ」など日常生活に欠かせない多くの製品を開発・製造し、国内におけるプラスチックの普及に大きく貢献した会社だ。現在は、プラスチック製品の製造に留まらず、レジデンシャルやライフサイエンスなど幅広い分野で事業を展開している。

今回、お話を伺ったのは同社新事業開発部／イノベーション推進グループのイノベーション鈴木（いのべーしょんすずき）さんと福田武司（ふくだ・たけし）さんだ。まず、イノベーション推進グループが運営する新規事業提案制度である社内起業制度「C.O.B.U.アクセラレーター」のタスク管理と経理業務の納期管理を目的にJootoを導入。その後、福田さんより「オープンイノベーションユニット」でもタスク管理ツールを導入したいとの相談があり、Jootoの使用を開始したという。部署内でどのようにしてJootoを活用しているのか。今後の展望とともに聞いた。

プラスチック製品の会社として創業
現在は幅広い分野で事業を展開

―　御社について教えてください。

鈴木　弊社は1947年にプラスチック製品を扱う会社として創業しました。その後、プラスチックの用途が拡大するにつれて、「セロハンテープ」「エスロンパイプ」など国内の生活用品やインフラに弊社製品が普及。現在は、プラスチック製品の製造・販売だけでなく、レジデンシャルやライフサイエンスなど幅広い分野の事業に取り組んでいます。

―　お2人の役割と部署についてお聞かせください。

鈴木　私は、新事業開発部 イノベーション推進グループ長として社内起業制度「C.O.B.U.アクセラレーター」や企画創出、オープンイノベーションを統括しております。加えて、イノベーション推進グループ内の経理業務の管理も行っております。

福田　私は、同グループ オープンイノベーションユニットのユニット長です。オープンイノベーションユニットでは、他社の取り組みや技術情報など社外の情報を、社内へ共有したり、他社と連携した新規事業企画の創出、イノベーション文化醸成に向けた各種イベントの企画・運営を行っています。

新規事業提案制度のタスク管理と経理業務納期管理の目的で導入。その後グループ内の必要なユニットへJootoの利用を拡大

―　御社でJootoを導入するに至った背景についてお聞かせください。

鈴木　Jooto導入以前、イノベーション推進グループの経理処理はExcelを活用していました。経理処理の業務は月次の〆作業をはじめ、締め日を意識した納期管理が必要です。しかし、Excelに入力するだけでは全ての納期をひと目で把握するのが難しく、タスク管理ツールの導入を決めました。

―　何が決め手となりJootoを選んだのでしょうか？

鈴木　直感的に操作できて、非エンジニアの人でも気軽に使える点です。実は当時、隣の部署で導入していたツールもありましたが、エンジニア向けのため操作が難しいと感じていました。そこで、「誰もが使いやすいツール」を意識してさまざまなツールを比較、検討した結果、Jootoを選びました。カンバン方式かつガントチャート機能があるので、ひと目で納期を把握できる点もポイントでした。

―　オープンイノベーションユニットでJootoの利用を始めた経緯を教えてください。

福田　オープンイノベーションユニットの業務については、私ともう1名の2名体制で進めています。少人数体制なこともあり、以前はタスク管理ツールを使わずに自身の頭の中で段取りを組んでいました。しかし、お互いの情報共有ができないということや、細かいけれど抜け漏れがあってはならないタスクも山のようにあるため、ツールの利用を検討していました。しかし、新たなツールを導入するには、セキュリティ面の確認や、稟議申請、さまざまな社内調整といったさまざまな段取りが必要です。そこで、部署内で既に利用されていたJootoであれば導入へのハードルも高くないと考えて、鈴木に相談のうえ使えるようにしてもらいました。

スマホアプリを活用して
外出時でもタスクをチェック

―　どのような場面でJootoを利用していますか？

福田　オープンイノベーションユニットの進捗管理の目的で利用しています。まず、プロジェクトが発生した時はプロジェクトボードを作成します。1つのプロジェクトボードに対して作成しているリストは「ToDo」と「完了」の2つのみで、「ToDo」にタスクを追加して終了したら「完了」に移動。「ToDo」には、「お礼メールを送る」といった細かくても抜け漏れがあってはいけない業務も入力しています。

―　「チェックリスト」などの機能は使っていますか？

福田　使用していないのですが、プロジェクト名やタスク名で作業内容を把握できるようにしています。また、プロジェクトリストのページでは、進行中のプロジェクトを上に、重要度は高いものの中長期的に進めるプロジェクトは下に置いています。このようにプロジェクトボードの位置を変えることで、どのプロジェクトが動いているのか、優先度の高いプロジェクトは何かを確認しています。

―　Jootoで便利だと感じる点は何ですか？

福田　スマートフォン用のアプリがある点です。オープンイノベーションユニットの業務は外出する場面が多いため、交通機関を利用しながらスマホでタスクのチェックや入力ができるのは助かります。〆切の日付も入れておけばスマホに通知が来るので、タスクの抜け漏れも防げます。

鈴木　通知機能に助けられています。私のようなマネジメント側の人間は、PCやスマホをこまめにチェックする時間を取れません。しかし、各担当者が作業を開始する、終了するなどのタイミングで通知が来るので、頻繁にPCやスマホを開かなくても業務の進捗状況を把握できます。そして、いざJootoを開いた際にタスクの抜け漏れを見つけたら、フォローできるようにしています。

―　Jooto導入における効果についてお聞かせください。

福田　メンバーの業務の進捗状況を把握できるようになりました。以前は口頭ベースで確認をしていたものの、頻繁に行っているわけではなかったため、全てを理解できてはいませんでした。今は毎週行われるミーティング時にJootoで進捗状況を確認しているので、以前よりは進捗を共有できるようになったと思います。Jootoは、〆切やタスクの抜け漏れを防ぐための「備忘録」として活躍してくれています。

関わる人との信頼関係を築くため
細かなタスクを確実に遂行したい

―　今後、Jootoをどのように活用していきたいですか？

福田　現在、弊社ではオープンイノベーションの取り組みにより社内外の連携が増えてきて、多くの事業を展開しています。新しいことを始めると、必然的に関わる人が増えます。しかし、「連絡を怠る」「御礼を失念する」など不適切な対応をすると信頼関係を築くことができません。信頼関係を強固にするには、「細かくても抜け漏れをしてはいけない」タスクを確実に進めることが重要です。このようなタスクを漏れなく管理するために、Jootoを活用していきたいです。

―　会社として何を目指していきたいですか？

福田　オープンイノベーション活動による新たな事業の立ち上げを行う組織体制や文化醸成は、一定の成果が出ていると感じています。今後は一段階上げて、「積水化学」のさらなる成長に繋がる新規事業を生み出したいです。新たな事業を生み出すためにも、社内外問わず共に事業に取り組む仲間を増やし、「企業の成長」というミッションを果たしたいと思います。