Jootoで管理部門の働き方をアップデート。
新規出店プロジェクトでの活用で、タスク漏れや会議時間の削減効果も

サザエ食品株式会社は、函館朝市の食堂「サザエ」をルーツに持つ食品メーカーだ。創業者が食堂の従業員や、子供たちのおやつとして作ったおはぎが評判となり、「サザエ」は食堂から、おはぎ屋となった。現在は、おはぎやおむすびといった商品を中心に、北海道内に62店舗を展開している。

同社では遠隔業務や社内横断プロジェクトでも抜け漏れなく情報を共有するため、Jootoを導入した。導入のきっかけや導入後の効果について経営管理部 マネージャー 佐藤　裕太（さとう・ゆうた）さんに、詳しくお話を聞いた。

評判のおはぎは函館朝市の食堂がルーツ
道内で60店舗を展開

―　サザエ食品株式会社について教えてください。また、佐藤様のお仕事についても教えていただけますか。

サザエ食品は、北海道産の小豆ともち米で作る「十勝おはぎ」を定番商品に持つ食品メーカーです。昭和32年創業の函館朝市にあった小さな食堂「サザエ」がルーツにあり、おはぎは創業者が食堂の従業員や、子供たちのおやつのために作り始めたものです。お客様におすそわけをするうちに人気となり、市場でも評判となったことから、「サザエ」は食堂からおはぎ屋となりました。現在はおはぎをはじめ、おむすびやおやき、たい焼きなどの商品を中心に北海道内で62店舗を展開しており、従業員数は約650名の規模となっています。

またサザエ食品は「白い恋人」を展開するISHIYAのグループ会社です。ですがISHIYAと比べ、弊社はまだまだアナログな業務フローが多く残っています。そこで私は昨年5月よりサザエ食品に勤務（出向）し、経営管理・DX推進を担当しています。Jooto導入など少しずつ業務効率化に向けた施策を実行している最中です。

―　Jootoをどのように活用されているのでしょうか？

サザエ食品本社の管理部門のメンバー全員が利用しています。各部内で業務のタスク管理のために利用するほか、社内横断のプロジェクトでもJootoを使っています。

たとえば新規出店の際には、採用や設備、営業許可取得など複数部署が連携して横断的に業務を進める必要があります。その際にJootoは、各部のタスクを明確化し、どの部が何をしているのかという共有や抜け漏れ防止に役立つ心強いツールになっています。

紙ベースでの業務は
セキュリティや退職時の引き継ぎに課題があった

―　Jooto導入前は、どんな課題があったのでしょうか？

昨年5月の時点において、サザエ食品ではタスク管理は個人に委ねられており、決まった方法や指定ツールはなく、主に紙ベースで管理がされている状況でした。

たとえばパソコンに付箋のメモが貼られているなど、セキュリティリスクの高さを感じていました。また、業務が属人化しているために、個人が抱えているタスクが可視化できず、退職のタイミングで情報がスムーズに引き継がれないといった懸念がありました。

―　Jooto導入のきっかけについて教えてください。

当社は北海道内に62店舗を展開しているため、移動も多い状況です。都度会社に戻らないと他店舗の状況がわからないのは困るので、店舗の情報を入力可能な統一ツールが必要だと考えていました。

実を言えば、当初は前から使っていた別のタスク管理ツールを導入しようと考えていました。しかし、とある展示会でJootoを知って話を聞くと、「シンプルな操作画面で使いやすい」「ガントチャートも作れる」「費用面でも安価」だと感じました。同行していた販売責任者とも「これがいいね！」という話になり、Jootoに決めました。

全社的に業務の抜け漏れが改善
会議時間も削減された

―　Jooto導入の効果について教えてください。

私のチームでは会議時にJootoを画面に投影して進捗を共有しています。情報の更新は随時チェックしているので、会議では重要な部分だけをピックアップできています。全社的にも業務の抜け漏れが改善されていると感じており、Jootoは欠かせないツールの一つになりつつあると思います。

なお当社では勤怠システムや経費精算システムなどの導入も進めているのですが、これらITツールのワークフローにおいても、Jootoを活用中です。差し戻し発生時の対応状況の共有、締め切りや優先順位の設定など、ツールや仕組みの少し足りない機能を補う、「かゆいところに手が届く」存在でもありますね。全社的にDXを進める中、会議時間が明らかに減るなど、時間の使い方のマインドは変わったと思います。

また私のチームでは、個人タスクもJootoに入れてもらうようにしています。Jooto上で各メンバーのボードを見れば、そのメンバーが今何をしていて、何を考えているかを把握できます。労働時間やその中身を可視化できるので、マネージャー業務にも役に立っていると思います。

個人タスクを可視化し、
人事評価の参考情報として活用

―　今後、Jootoをどのように活用されたいとお考えでしょうか。

昔の話になりますが、かつて私自身が当時の上司から「佐藤は何をやっているかわからない」と言われて悔しい思いをしました。Jootoでは、個人タスクもすべて記録できるので、人事評価時の参考情報になります。メンバーが仕事や彼らの考え可視化できる場をきちんと整え、一見見えにくい仕事も含めて、しっかりと人事評価を行いたいと考えています。

また、Jootoは管理部門の標準ツールとなりつつありますが、今後は全社的に当たり前に使ってもらえるよう、浸透させていきたいですね。

―　今後の目標をお聞かせください。

これまでのように「その場に行かないと仕事ができない」というのは高い生産性を実現できないと考えております。遠隔でも業務ができ、属人化せずに情報を組織で共有するといった、管理体制を確立できれば働き方の多様性にも対応でき強い組織づくりに繋がると考えております。