Jootoで自社メディアの進行を管理。
漏れなく滞りなく記事アップできる体制ができた

抱えていた課題

チャットツールで業務のやり取りをしていたが、必要な情報が流れてしまっていた。

チャットの履歴を遡って情報を探していたが、かなり時間がかかっていた。

業務が属人化し、周りに仕事を依頼しづらい状況に陥っていた。

解決したこと

ひと目で案件の進捗状況や優先度が分かるようになった。

スケジュールをしっかり管理し、定期的に記事をアップできるようになった。

情報を共有できる場所ができたことで、周りを頼る余裕が生まれた。

東京都渋谷区に拠点を置く「株式会社サンディアス」は、2011年に創業した企業だ。同社が訴求するコンテンツは、「BL(ボーイズ・ラブ)」。商業BLのマーケティングや専門情報サイトの運営、イベントの企画、企業へのコンサルティングなど多くの事業を通じて、BL業界の活性化に尽力している。

同社では、編集記事や動画配信、企画業務の管理にJootoを活用している。導入前は主にチャットツールを利用していたが、必要な情報が流れる、検索に時間がかかるなどの課題があり、Jootoの導入に至ったとのことだ。今回、お話を伺ったのは同社マーケティングコンサルタントの岡田夏実(おかだ・なつみ)さん。岡田さん自身も業務を進める上で課題を抱えていたが、Jootoの導入後に大きな変化があったという。どのような変化があったのかを含めて、Jootoの利用状況について詳しくお聞きした。

BLのことなら「サンディアス」へ!業界の活性化に力を尽くす

― 御社の事業内容について教えてください。

「BL(ボーイズ・ラブ)」に関するマーケティングやイベント運営、企業コンサルティングなどの事業を行なっています。具体的には、日本最大級のBL情報サイト「ちるちる」の運営、読者が選ぶ年間BLランキング「BLアワード」の主催など。「BLのプロ」として、BL業界を盛り上げるお手伝いをしています。毎年4月にランキングを発表する「BLアワード」は、BL業界では作品の人気指標として広く認識されています。また、近年は「BL版ブックコンシェルジュ」である「BLソムリエ」の都内書店への派遣、声優イベント、BLファンのリアルイベントなどオフラインの活動にも力を入れています。くわえて、企業向けにBL作品の映像化へのアドバイスやコンサルティングも行なっています。

― 岡田様の業務についてお聞かせください。

私は、企業へのマーケティング・プロモーションのコンサルティングや営業、「BLアワード」の運営、グッズ制作、リアルイベントの企画などを行っています。特に、「BLアワード」とグッズの制作・企画には長く携わっています。

― Jootoの利用状況についてお聞かせください。

2022年9月現在、弊社の社員は約40名在籍していますが、全社でJootoを活用しています。重点的にJootoを活用しているのが、編集部です。弊社運営メディア「ちるちる」に掲載する記事の制作やYoutubeチャンネル生配信の管理に利用しています。

記事制作については各記事の締切や進捗状況、担当者やステータスの確認、編集者からライターへの指示出し、校正の連絡などに使用しています。YouTubeの生配信については、曜日ごとにリストを作り、リスト内に1回の配信につき1つのタスクを作って企画管理を行なっています。この他、私が担当するランキング企画やグッズの制作企画の業務もJootoで管理しています。

締切の有名無実化、業務の属人化などの課題解決のためJootoを導入

― Jooto導入のきっかけについてお聞かせください。

編集部では、以前はSlackのみで記事制作の進行管理を行なっていました。Slackで制作上の指示や締切の連絡をしていたのですが、新たに記事制作が始まると進行中の案件に関する情報が流れてしまう状況でした。結果、必要な情報を探すためにスレッドを遡らなければならない、進行状況が分からないなどの課題が出てきました。

また、優先度が低い記事に関しては進行そのものがストップしてしまう状況でもありました。編集側がライターの抱えている記事の本数やスケジュール状況を把握できず、優先度の高い記事だけ口頭で執筆を依頼するなど、締め切りが有名無実化している状態でした。このため、定期的に記事を公開するためには締め切りと優先度の管理が必要だと痛感。効率的に進捗管理できるツールの導入を検討しました。

― 岡田様自身も業務を進めるうえで悩みがあったと聞いております。どのような悩みがあったのでしょうか?

私もSlackで従業員と連絡を取り、業務の報告を受けていました。しかし、私用と業務の連絡が煩雑化する、業務が重なると必要な情報を見つけられなくなるなどの理由で、グループ全体の状況を把握しづらくなっていました。ただし、当時はほぼ私1人で仕事を完結していたため、大きなトラブルは起きませんでした。その代わり、私の担当業務を共有できる場所がなかったので、周りに仕事をお願いしたくても頼みにくい状況でした。いわゆる「属人化」状態ですね。

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

編集部については、記事の進捗状況やステータスを明確に把握できるようになったと聞いています。依頼されたまま記事が放置されることもなくなりました。スケジュールを組み、「いつまでにこれをやらなければならない」というのを編集部の皆が把握し、計画的にかつ確実に記事をアップできる体制ができました。編集者だけでなく、ライター自身も現在の稼働状況や記事の優先度・種類を把握できるため、無駄なく業務を進められているようです。

― 岡田様の現状はいかがでしょうか?

Jootoで私の頭の中にある情報を共有できる環境になり、周りに作業を頼みやすくなりました。今までは仕事を頼むにしても、情報を共有する、まとめてお願いするなどの手間を考えると「自分で進めた方が良い」と考えがちでした。Jootoの導入後は、情報を共有できる場所があるなら自分で抱え込むのをやめて、周りを頼ろうと考えられるようになりました。精神的な負担も軽くなりましたし、属人化を防ぐ意味でもJootoを導入して良かったです。

カレンダー形式で生配信を管理、試行錯誤を経て見つけたJooto活用法

― 具体的にどのような形でJootoを運用していますか?

まず、編集記事は工程ごとにリストを作り、1案件ごとにタスクを作って管理しています。企画出しをした後、企画が進行可能かを判断し、すぐに実行できないものは「お見送り」に移動し、進行するものに関しては「ToDo」に移動します。その後は、「作業中」「校正」など工程が進むにつれてタスクを該当のリストに移動します。

プロジェクトボードのイメージ
編集記事の進行ボード運用イメージ。岡田様のお話をもとに簡易版をJootoにて作成。

記事の種類と優先度はラベルで管理しています。ライターと編集が「テーマ記事」「インタビュー」「優先度高」などのラベルを見て記事の種類と優先度を確認し、優先順位を付けて記事制作を進めています。

Youtubeの生配信は、Jootoをカレンダーに見立てて管理しています。「月曜日」から「金曜日」までのリストを作成し、日付ごとにタスクを作り、その日の配信内容を入力する方法です。基本的に、配信内容に関するやり取りはタスク内で行います。

プロジェクトボードのイメージ
Youtube生配信管理用ボードの運用イメージ。岡田様のお話をもとに簡易版をJootoにて作成。

― Jootoを利用して「良いな」と思った点は何ですか?

直感的に操作できる点です。他ツールの場合は操作方法に慣れることができず、導入を見送らざるを得ませんでした。Jootoの場合は、「ドラッグ&ドロップ」で直感的に操作できるので操作しやすいとメンバーからも好評です。絞り込み機能も便利です。自分のタスクを即座に絞り込めるので、本当にありがたいですね。

― 導入時の状況とメンバーの反応について教えてください。

導入時は、社内のメンバーへ操作方法を教えるため、Jootoにもともと設定されている「練習用プロジェクト」を使いました。メンバーと一緒にプロジェクト画面を見て、実際に操作してもらう形で基本的な使い方を覚えてもらいました。他ツールと比較すると、Jootoは「かなり使いやすい」との声が多い印象でした。

最終的な目標は全ての業務をJootoで管理し属人化を脱すること

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

「カンバン管理」「ガントチャート機能」「スマホ対応」「直感的な操作」の4点で採用を決めました。特にガントチャート機能を欲していたことから、カンバン機能と両方使えるJootoは魅力的でした。

私が担当している業務は長期的に行うプロジェクトが多いため、全体スケジュールをひと目で確認できるツールが必須です。ガントチャートは、まさにうってつけの機能です。今はJootoでタスクを入れて、ガントチャートを動かし、スケジュールを微調整しながら業務を進めています。

スマートフォン用のアプリがある点もポイントでした。弊社では、フルタイムで勤務する正社員のほかにインターンの学生やパート、リモート勤務の人がいます。いつ、どこにいても通知を受け取れる、業務内容を確認できる状況にするには、スマートフォンに対応しているツールが良いと考えていました。

― 今後の展望についてお聞かせください。

以前と比較して改善されたものの、SNSの投稿など、いまだに属人化状態の業務もあります。今後はプロジェクトに携わる全員が投稿できる状態にし、より効率的にSNSを運用していきたいと考えています。Jootoの営業担当の方にSNSの管理方法に関するアドバイスをいただいたので、ぜひ参考にしようと思います。

最終的には、弊社の全ての業務をJootoで管理したいです。Jootoを見れば皆が業務内容を理解し、周りと協力しながら作業できる体制にするのが理想ですね。

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