タスクに期限を設定し、全員にメール通知
万が一の抜け漏れをフォローし合えるチーム体制を確立

株式会社スロウは、東京・下北沢に拠点を置き、コミュニケーションデザインを支援する企業。エディトリアルデザインを中心に、広告、Web、雑誌等だけでなく、イベントに関するコンテンツの企画・制作・デザインにも対応する。また、コワーキングスペースとレンタルスペースを兼ねる「ロバート下北沢」の運営・イベント企画を実施している。

同社ではチーム全体でタスク管理を行うため、Jootoを導入した。導入後の変化や便利だと思う機能についてCommunication Designer 新野 瑞貴（にいの・みずき）さんに、詳しくお話を聞いた。

多岐にわたるメニューで
コミュニケーションデザインを支援

―　株式会社スロウについて教えてください。

当社は、グラフィックデザイン制作や編集・ライティング、イベント事業、コンセプト支援など多岐にわたるコミュニケーションデザイン支援を行なっています。また、コワーキングスペース「ロバート下北沢」を運営し、独自の知見を生かしたコミュニティ形成事業を行っています。お客様の伝えたい想いや抱える課題にひとつとして同じものはないので、対話を重ね、それぞれの課題に合わせたプランニングをご提案しています。

タスクの細分化ができず、
スケジュールの共有も円滑ではなかった

―　Jooto導入前は、どんな課題があったのでしょうか？

以前は大きく3つの課題を抱えていました。

1つ目は、プロジェクト全体のスケジュールだけでなく、紐づくスモールタスクの期限を可視化できていなかったこと。そしてメンバー各々でのスケジュール管理が求められていたことです。特に、Webサイトの記事制作や公開・修正など細かな期限があるものは、プロジェクトメンバー全員で抜け漏れがないかを把握することが円滑な作業進行には必要でした。

また、コワーキングスペース運営においては、イベント企画やデザイン、メディアなど、多数の分野で管理進行を同時に行うプロジェクトが発生するのですが、ひとつ一つの作業に何が必要なのかの細分化がされておらず、直接関わっていないメンバーへのタスク共有がやりづらい状況でした。

さらに、以前はプロジェクト進行のコミュニケーションにチャットツールを使っていたのですが、多数分野のプロジェクトを同時並行で進める際に、各プロジェクトのやりとりが混在してしまい、重要な情報が埋もれてしまうこともありました。

スケジュール管理とプロジェクトごとのコミュニケーション、どちらも便利にしてくれるツールが必要だと感じていました。

―　Jooto導入のきっかけについて教えてください。

Jootoは、展示会で知りました。それまではチャットツールでTo doリストを作成し、各メンバーに共有することでしかお互いの業務状況を把握できていなかったので、チーム全体でタスクの管理ができるツール導入を検討していました。

当社では、プロジェクトによって進行方法が異なるため、それぞれのニーズに合わせて使い方やルールを柔軟にカスタマイズできるJootoに惹かれ、まずはトライアルで試してみました。プロジェクトボードやチェックリスト作成なども感覚的に操作できるため、スタッフも比較的早く慣れてくれました。費用もプランがわかりやすくリーズナブルだったため、トライアル後に正式導入を決めました。

円滑に情報共有しながらの
プロジェクト進行が可能になった

―　Jooto導入の効果について教えてください。

1つのJootoタスクに、複数の締め切り期限を設定できるチェックリスト機能を活用することで、タスクを細分化でき、非常に円滑に進行できるようになりました。タスクの段階ごとに細かい期限を可視化し、通知もされるようになったことで、チーム内で万が一の抜け漏れチェックなどフォローができる体制を確立できました。

また、プロジェクトごとに作成したJootoタスク内でやりとりをしているため、重要な会話が埋もれることがなくなりました。過去のやりとりをさかのぼる時間も大幅に削減できたのではないかと思います。

プロジェクトを推進するうえで、「重要ではあるが、緊急性の低いタスク」が発生することもありますよね。こうしたタスクはどこかに記録しておきたいものの、メールやチャットツールなどでは最新のタイムラインで埋もれてわからなくなってしまいます。ですが、とりあえずJootoタスクを立てておくことで、タスク整理の際に未完了タスクとして列挙できるので忘れずに対応できるようになりました。

―　Jooto導入後の従業員の方々からの反応はいかがですか。

工程別に管理できるJootoの機能は、特にWebサイトの更新作業で好評でした。テンプレートも豊富だったため、どのプロジェクトにどうチェックリストを使い、どういったプロジェクトボードの作り方をするのが最適かをメンバーで模索していきました。「確認中」「作業中」「完了」と進行度合いでリストを立てるものや、「Web」「紙媒体」「イベント」「店舗関連」など、分野ごとにリストを立てるものがあるなど、プロジェクトの特徴によって使い方を工夫しています。

一方、1人のデザイナーのみで管理・進行している制作物の場合は、JootoのチェックリストにすべてのToDoを入れる必要はないため、大まかな工程だけ管理できていればよさそう、という声もありました。案件によって使い分けるのがよいなと感じています。

―　Jootoで便利に思われた機能があれば教えてください。

Jootoのプロジェクトボードでは、タスクを管理するという使い方だけでなく、マニュアルや議事録、チーム全体への共有事項など、記録を残してあとで確認するという使い方もできます。プロジェクトや案件ごとに過去の記録を確認できるので、さかのぼって探す時間が大幅に削減できました。

また、締め切りを自分で設定し通知される機能も便利です。細かな期限をチームメンバー全員に通知できるため、「進行管理が楽になった」という声がありました。メール通知を設定することで、作業完了したものは既読にするなど、作業の抜け漏れも減りました。

使う頻度の高い「チェックリスト」を保存して使える機能もいいですね。定期的に発生する業務や、同じような工程を踏むものに関して抜け漏れをすることなく簡単にスケジュール管理をすることができています。

次の一歩にむけて、
単純作業はツール活用で効率化

―　今後の目標をお聞かせください。

会社全体が、次の一歩を考え、クリエイティブ業務の拡張に時間を費やせるようにしたいです。

グラフィックデザイン制作やコンセプト支援、編集・ライティング、イベント事業、ブランディング事業、コミュニティ形成事業と多岐にわたるクリエイティブ業務をする上では、あえて業務とは直結しないようなことを考える、ある意味余計なことをする時間が重要だと考えています。

営業部がいない当社はPRや営業活動を通常業務外で行なっています。クライアントとのコミュニケーションを円滑にするのはもちろんのこと、通常業務をただこなすだけではなく、技術習得や知見を貯めることに最大限時間を投資したいと思います。そのために、単純作業やマネジメント部分は、Jootoなどのツール活用で、効率化する習慣を根付かせていきたいです。