増える業務とチーム内での業務分担に伴い、Jootoでタスクの進捗状況の可視化を図る

抱えていた課題

広報部の業務量増加によりスプレッドシートで案件を管理するのが厳しくなっていた。

チーム内で業務分担をしたことで、案件の進捗状況の可視化を進める必要があった。

解決したこと

チームメンバー全員が案件の進捗を把握できるようになった。

業務に必要な情報やタスクの確認漏れがなくなった。

東京都渋谷区に本社を構える「株式会社レアジョブ」は、英語に関する事業を展開している会社だ。オンライン英会話サービス「レアジョブ英会話」やビジネス英語スピーキングテスト「PROGOS®」など、多彩なサービスを提供している。個人をはじめ、法人、教育機関・海外の方など利用対象者の幅が広いのも特徴だ。

今回、お話を伺ったのは、同社グループ広報部の荒川佳織(あらかわ・かおり)さんだ。「レアジョブ」のサービスにおける広報活動に加え、グループ全体のブランディングにも関わっている。

業務内容が多岐にわたり、チーム内で業務の分担をするようになったことで、タスク管理ツールの必要性を感じていたという同社グループ広報部。Jooto導入前と導入後で、どのような変化が見られたのか。荒川さんにお聞きした。

オンライン英会話サービスをはじめ英語に関する事業を展開

レアジョブ荒川様

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社の主力事業は「英語関連事業」です。「世界中の人々が、それぞれの能力を発揮し、活躍できる世の中の実現」を目指し、英語を起点に、子どもから大人まで幅広い年代の人たちが活躍するために必要な学びのサービスを提供しています。サービス内容は、オンライン英会話サービス「レアジョブ英会話」をはじめ、AIビジネス英語スピーキングテスト「PROGOS®」など「客観的に評価する仕組み」を軸に事業を展開。また、現在は英語だけでなく、人材関連サービスや資格取得を支援するサービスも提供しています。

― 荒川様は、どのような業務に携わっているのでしょうか?

私は、グループ広報部のチームリーダーです。グループ広報部に所属するのは、部長とメンバー2名、私の4名。4名で、レアジョブグループ全体のブランディング・広報業務を担っています。2022年3月までは、主にコーポレート広報をメインに注力をしていたのですが、4月からブランディングにも関わることになりました。具体的には、レアジョブのサービスやグループに関わるブランド全般の訴求方法の統一や発信の全てに携わっています。

チーム内で担当する業務の可視化のためJootoの導入を決定

レアジョブ荒川様

― Jooto導入の背景についてお聞かせください。

Jootoを導入する前は、Googleスプレッドシートで案件の管理をしていました。開始から完了までに一定期間を見込む案件の進捗を把握することはできていたのですが、具体的なタスク量の把握が難しい点が課題でした。さらに個々の案件に関するメモの保存、タスク管理、チャットコミュニケーション、資料格納など、業務を進めるためのツールがバラバラであったことから、1カ所に情報が集約されない点も悩みでした。結果、スプレッドシートは「定例会議のために更新するもの」になってしまいました。加えて、創業当初から力を入れてきた社外広報だけでなく、当時立ち上げ始めた社内広報が軌道に乗り、より強化するようになったことで、案件増加によるチーム内の情報共有が課題となっていました。

― 導入前の情報共有はどのようにされていたのでしょうか。

導入前は、社外広報と社内広報と明確に領域を分け、2名のメンバーに担当してもらっていました。業務領域が明確に分かれていたこともあり、チーム内で案件について細かく情報共有を行う必要がありませんでした。しかし、長期的には会社の課題に対して、柔軟に領域を調整しながら対応できる状態が望ましく、また、各案件に対して部長も含め議論できることを目指しました。

このため、案件の進捗状況の可視化をより強化するためにJootoの導入に至りました。当時、新型コロナウイルスの感染拡大の影響で在宅勤務に移行したことも、導入を後押ししました。

― 現在、どのような場面でJootoを活用していますか?

チーム全体の案件・タスク管理を中心に活用しています。その他、プレスリリースや取材対応の案件管理も個別に行っています。

タスク管理については、個別のタスクはもちろんのこと、各期の目標に対してアクションプランがどのように進捗しているのかも、チーム全員が把握できるようにしています。

プレスリリースや取材対応においては、確実にタスクの抜け漏れをなくすことを目的に、関係者との調整や進行状況の把握をメインに利用しています。プレスリリースの場合は社外秘の機密情報になるため、発表までの社内フローも複雑で、多くの人を巻き込みます。一つタスクが漏れるとスケジュール通りに進まないこともあるため、Jootoでしっかり管理しています。

プレスリリース配信までのボード活用方法
プレスリリース配信までのボードイメージ。荒川様のお話をもとにJootoにて作成。

チーム内にJootoを定着させるため「機能をフル活用しなかった」

レアジョブグループ広報部のみなさま

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

はい。チェックリストを活用することで、部長も含めてチーム全員が案件の進捗状況を把握できるようになりました。また、メンバーに業務をお願いしても、担当メンバーがチェックリストを作り、それを確認することで要件の認識が合っているか確認できるようになったため生産性も上がりました。

チェックリスト活用の様子
タスク内チェックリストの運用イメージ。荒川様のお話をもとにJootoにて作成。


プレスリリースの管理については、発表形態や配信メディアなど必要な情報を概要欄にまとめています。チャットで情報をやり取りすると見逃しがちになりますが、概要欄にまとめておけば、すぐに確認できます。「あの件はどうなっている?」といったコミュニケーションが何度も発生しないのは助かります。プレスリリースの発表に関わる手続きや、関係者との確認漏れの削減にも繋がりました。

― Jooto導入時、メンバーの方たちはどのような反応でしたか?

特に反発等は起きませんでした。「タスクを把握しづらい」という課題はチーム全体の共通認識だったため、「現状より改善されるだろう」との期待感の方が大きかったような気がします。また、「どうしても他のツール使いたい」とのこだわりがあるメンバーもいなかったため、問題なく導入できました。

― メンバーにJootoを定着させるために工夫したことはありますか?

あえて「Jootoのすべての機能を使いこなそうとしなかった」ことです。導入の際、メンバーに「Jootoはややこしいツールだ」と思わせてしまうと定着しない懸念がありました。このため、導入当初からJootoの機能をフル活用せず、チェックリストの内容も自由度を持たせることを意識しました。一応、チーム内で使用ルールの確認をする、ラベルの付け方やリストの作り方の説明をするなど、基本的な操作については共有しました。

とにかく、チームのメンバーがJootoに苦手意識を持つことなく、いかにスムーズに順応できるかが大事だと思っていました。このような背景から、タスク管理ツールを選ぶ際も「操作性で迷わない」「躓かない」「直感で使える」点を念頭においていたほどです。

Jootoはコストをかけることなくチーム全体へ定着できるツール

荒川様

― Jootoのどの機能が便利だと思いますか?

アーカイブ機能と複製機能です。イベント運営など年に数回しかない業務もあることから、過去の状況を確認するためにも、アーカイブしたタスクを見られるのは助かっています。逆に、プレスリリースの配信やコンテンツ制作など進め方が同じような業務もあります。案件が発生する度にリストを入力するのは手間なので、複製機能も重宝しています。

あとは、ガントチャートです。最近、利用し始めたのですが、スプレッドシートでは全体のスケジュールを把握することが難しかったこともあり、ガントチャートは便利だと実感しています。タスク内でコメントのやり取りをできるのも利点です。

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

  

セミナーや勉強会の開催などのコストをかけることなく、チーム全体に導入できそうと感じた点です。Jootoを利用する企業のニーズに合わせて定期的にサービス改善を行っている、直感的な操作性を実現しているなど、他サービスと比較して「誰でもすぐに使える」ツールだと思いました。

  

また、母体がPR TIMESさんということもあって、広報部署での活用事例が多くあることも良かったです。弊社での利用環境の構築の際、活用事例を参考にしたことで負担なく導入できたのは大きなポイントです。

  

そして、Jootoの機能が全体的に、当社のセキュリティーポリシーに沿った仕様になっていたことも大きかったです。機密情報を取り扱うという広報部門の特性上、IPアドレスで利用の制限をかけられることは重要なポイントで、Jootoはこれが可能でしたので、これなら大丈夫だ!という安心感に繋がりました。

― 今後の展望についてお聞かせください。

  

個別の業務管理だけでなく、その業務がどの課題に対しての動きなのかをチーム全体で把握できるようにしたいと考えています。今期、新たに「レアジョブのブランド価値を底上げする立役者となる」という部の目標を定めました。ただタスクをこなすのではなく、チーム全体で「なぜこの業務をするのか」を明確にした上で、課題感をもち、それぞれが自走して業務を進めることが、ブランド価値の向上に繋がると思います。

  

また、当社ミッションでもある「日本人1,000万人を英語が話せるようにする。」を実現するためには適切なゴール設定が重要です。自社のサービスを伝えていくことはもちろんなのですが、まずはその手前で、英会話力を上げるための正しい目標設定と、学ぶための正しい手段をきちんと伝えていきたいですね。

レアジョブサービスイメージ

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