タスクの「見える化」でメンバー間の連携が強化。
Jootoは事業成長の原動力に

2003年創業の「株式会社ワンズマインド」は、ビジネスマッチングサイト「比較ビズ」の運営を行なっている。「比較ビズ」は、仕事を依頼したい企業と仕事を請けたい企業にWEB上で商談できる環境を提供。仕事を依頼したい企業が複数社に一括見積もり依頼ができる等、ビジネスマッチングを可能とするサービスだ。

同社の法人営業サービス部は、案件依頼内容を取りまとめ、仕事を依頼したい企業と、仕事を請けたい企業の双方にとってメリットのある商談成立が1件でも多くなされるようサポートする役割を担っている。

事業成長に伴い、現在は10名のチームに拡大した法人営業サービス部。タスクの「見える化」とスムーズな情報共有を実現するツールとして2021年6月からJootoを導入した。導入の背景や決め手となったポイント、そして業務管理以外での思わぬ効果について、法人営業サービス部 部長 太田寛（おおた・ひろし）さんにお話を伺った。

「比較ビズ」は、オンライン見積可能な企業を繋ぐビジネスマッチングサイト

―　御社の事業内容について教えてください。

ビジネスマッチングサイト「比較ビズ」を運営しています。仕事を依頼したい企業と、仕事を請けたい企業にWEB上で商談できる環境を提供しております。複数業者に一括見積りができ、これまで10万社以上のビジネスマッチングを支援してきました。

―　御社の組織体制について教えてください。

全社では社員23名、アルバイト8名の組織で、営業部、制作部、法人営業サービス部の3つの部署があります。

法人営業サービス部は、仕事を依頼したい企業からのご依頼内容をとりまとめ、適切な企業やサービスへご案内をする役割を主に担っています。「比較ビズ」を通して、1件でも多くの商談成立となるようサポートすることが我々のミッションです。法人営業サービス部には現在10名が所属しています。

タスクの進捗管理と情報共有が非効率に、施策管理においても課題が

―　Jooto導入の背景についてお聞かせください。

まず課題となっていたのは、「商談契約率アップに向けた施策管理」です。我々のチームでは、案件依頼数、商談数、そして契約数といった数値を受注企業別に把握した上で、各項目の転換率を改善するための施策を立案、実施しています。

しかし、タスクが一覧化できていないことで実施施策と数値結果の紐付けにも一苦労。施策の振り返りがスムーズでなく、改善点が次に活かされにくい状況でした。

次に、メンバー間でお互いの業務や担当分野の把握ができず、いちいち口頭で確認するなど余計な工数がかかっていました。各自が自分のタスクのみを認識している状態で、不明点が出た際も、的確に連携できていませんでした。

以前はまだチームメンバーも少なく、ご利用企業様も少なかったため、「阿吽の呼吸」で連携できていたのですが、「比較ビズ」の規模が拡大するにつれてチームメンバーも増えてくると、全員でのタスク共有がスムーズにいかなくなりました。

最後に、管理者である私もメンバーの業務進捗を把握することに限界を感じていました。「誰に、何を、いつまでに作業を指示したか」「進捗具合」や「完了までの期間」など、メンバーに依頼したタスクの進捗と期日を個別把握することが難しくなっていました。それぞれが自己管理しているものの、遅れがある場合の都度のチャットが大きな手間となっていましたし、振り返りのタイミングでも困ることが増えていました。

これら3つの背景から、施策管理もでき、メンバーの業務を「見える化」するツールが必要と考えました。

導入の決め手となった5つのポイント

―　数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか？

これまで煩雑だったスケジュール管理に工数を割くことなく、また、既存業務を自動化できる付加価値があるかを軸に検討しました。Jootoを選んだポイントとしては、たくさんあるのですが、まとめるとこの5つでした。

まずは国産のツールであるということ。プロジェクト・タスク管理ツールは海外のものが多いのですが、Jootoは日本語表記、日本語でのサポートがあるという点で安心感がありました。

次に、直感的に操作ができるデザインです。自部署で導入がうまくいき、メンバーにも定着したら他部署へも提案したいと思っていました。そうなると、日本語表記ということに加えて、誰でも見ただけで使える操作感は必須でした。

次にガントチャートが簡単に作れるという点です。中長期のタスク管理においては、これまでもガントチャートを作成していたので、見慣れています。一方で作成や更新に手間がかかっていたのですが、Jootoは、タスクに日付を入れれば自動で作成されるので、とても便利です。

次に、端末を選ばない点です。Jootoの場合PCはもちろん、タブレットやスマホアプリから、出先や移動中でもタスクの進捗を確認できるのが嬉しいです。

最後に、長期利用を見越した価格帯であることです。Jootoはスタンダードプランで1アカウント500円程度です。チームメンバーが増えても気軽に追加できる価格帯であることは重要でした。

業務効率化だけでなく、専用ボードで有休消化率もほぼ100%を実現

―　Jootoを導入したことで状況は変化しましたか？

導入後、メンバー同士の連携がスムーズになり、チーム全体の動きは良くなったと思います。我々は「商談契約率アップ」のための施策のほか、「ウェブサイトの改善」など複数の施策を同時に実施しており、Jootoで一覧にして管理しています。自分の担当以外の施策結果もJootoで確認できるため、うまくいったポイントを自分の担当案件に活かす、ということもできるようになりました。各自が持つ担当分野やタスクをしっかり自己管理し、進めている様子をJootoの画面上で見ることができるため、管理者側としても不透明だった部分がよく見通せるようになったと感じます。そしてJootoに登録したタスクがリアルタイムで共有できるのも良かったです。担当の割り振りも、表示されている担当者名をクリックするだけでよいので、迅速に作業指示を行うことができました。これは、コロナ禍でのリモート環境下でも非常に有効でした。

また、私の個人的な嬉しい効果ですが、「自分だけのプロジェクト」と「メンバーに依頼したタスクを管理するプロジェクト」を切り分けて把握できるようになったため、状況が整理しやすくなりました。エクセルや手帳での管理より便利だなと思うポイントですね。

―　Jootoの導入を検討中の他の企業様にオススメしたい使い方はありますか？

　　

Jooto上でのワークフローですね。弊社では有給休暇の申請のための専用ボードを設けたことにより、有給消化率が上がりました。導入前までも80%以上の高い消化率でしたが、Jootoでの申請方法に切り替えてから、ほぼ100%になったのは想定外の良い効果でした。今まではチームメンバーに声かけし、口頭で上長に申請するというやり方でしたが、現在は、Jootoに有給申請用のボードを用意し、取得したい日と自分の名前を入れたタスクを追加する運用にしています。ボードを見れば誰がいつ休む予定なのかわかるので、メンバー同士で気遣い合い、足踏みするケースが減り、気兼ねなく自分の申請もできるようになったのではないかと思います。

Jootoを軸に、互いが自律的に補い合う、自走するチームに

―　Jooto導入時、スタッフの方たちはどのような反応でしたか？

　　

導入直後は、あまりピンときていない印象でしたが、Jootoがスマートフォンにも対応していることや、直感的に使えるデザインであるため、想定よりも早く定着したと思います。特に「こう使う」「このようにしよう」などの会議の場をあえて設けることなく、自然に浸透し、1年ほど利用継続しています。各自が持つ業務の重要な部分のみを抽出したような構成でボードを管理しているため、お互いが作業を補い合う動きも出ていますね。指示を出し、進捗を都度確認することなく、各自がJootoを軸に自走しており、理想的な運用ができているように思います。

―　Jootoのどの機能が便利だと思いますか？

　　

Googleカレンダーとタスクの連携がとても便利です。担当するタスクの開始日と締切日をGoogleカレンダー上に表示することができるので、リマインドになり、抜け漏れを防いでくれます。

　　

さらに、導入前まではチラシやバナー作成に必要なデータや画像ファイルをチャットで共有していましたが、Jootoの「ファイル添付機能」ではタスクに紐づくかたちでファイルを共有できるので、チャット上でデータを探す手間が省け、作業効率が上がりました。特に、出先やリモート環境下において欠かせないツールとなりましたね。

―　今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか？

　　

今後は、「比較ビズ」の成長の原動力となるよう、より活発に利用していきたいと思います。新しいタスク作成から、迅速なタスク消化まで。Jootoはこれを高い精度で、どの部署の社員も実施できる環境を提供してくれていると思います。