Jootoで助成金申請代行業務を一元管理
進捗状況の「見える化」で作業の抜け漏れが激減

石川県野々市市に拠点を置く「宮本人事労務パートナーズ」は、助成金コンサルティングを専門とする社会保険労務士事務所だ。同社では、主に中小企業や個人事業主に向けて助成金申請のサポートを行っている。同社がJootoを導入した理由は、ToDoや顧客案件、業務進捗などの管理に課題があったからとのこと。Jooto導入後は先の課題が改善し、作業の抜け漏れがなくなる、顧客へのレスポンスが早くなるなどの効果を実感しているという。今回は同社代表の宮本欣弥（みやもと・きんや）さんに、Jooto導入までの経緯や導入後の効果、活用方法などを伺った。

Jooto導入の目的は付箋や頭で
管理していた業務の「見える化」

―　御社について教えてください。

弊社は助成金コンサルティング専門の社会保険労務士事務所です。中小企業や個人事業主を対象に、助成金の提案や申請代行を行っています。弊社の強みは、着手金0円で助成金の申請から受給までをサポートしている点です。手続き報酬については受給後に請求しているので、費用をかけることなく助成金を申請できます。顧問契約も不要です。

―　Jootoを導入するに至った経緯をお聞かせください。

ToDoが多すぎてやるべき作業を把握できておらず、業務を「見える化」したいと考えていました。Jooto導入前はExcelも活用していましたが、ToDoはほぼ各々の頭の中や付箋で管理している状況でした。また、新規顧客の管理も煩雑なうえ、業務の進捗度合いも共有できていなかったこともあり、Jootoの導入を決めました。

案件管理やルーティン業務、
ToDo管理などをJootoで管理

―　どのような形でJootoを利用していますか？

利用場面が多いのは顧客の案件管理です。面談設定から契約締結後のサポート業務までをJootoで管理しています。流れとしては、新規顧客からコンタクトが来たらタスクを作成。各業務が終了次第、順次リストを移動します。リスト内の最上部には、各業務の対応マニュアルを記載したタスクを設けています。業務上、分からないことがあってもJooto内でマニュアルを確認できるようにしたため、あちこち探し回る必要がなくなりました。

―　案件管理以外にJootoを活用している場面はありますか？

給与計算の代行業務でも活用しています。まず、給与計算の対象企業のタスクを作成。締め日を経過して未着手のタスクは「締め日経過〜未着手」、1次担当者がチェックしている時は「1次担当者計算中」、2次担当者がチェックしている時は「2次担当者計算中」というように、左から右へタスクを動かして進捗を管理しています。給与計算は毎月のルーティン業務で締め日が決まっている業務なので、確実な進捗管理が必要です。Jootoで管理することで、作業の抜け漏れを防ぐことができていると感じています。

個人のToDo管理にも役立っています。担当者ごとにリストを作成してToDoを管理しているのですが、誰が何の仕事を抱えているのかがひと目で分かるようになりました。また、コメントを活用することで、Jooto内で業務上のコミュニケーションを図る環境が整いました。

Jootoで顧客ごとの対応方法を
共有して引き継ぎもスムーズに

―　Jootoで便利だと感じる機能はありますか？

「ラベル」です。優先度の高い業務や契約書督促のタイミング、ボールの持ち手、連絡手段などをラベルで管理しています。各案件が現在どの段階なのか、担当者がなぜボールを持っているのかを分かりやすく「見える化」できるので、便利な機能だと感じています。

―　Jooto導入における効果についてお聞かせください。

作業の抜け漏れが少なくなりました。助成金の申請に関しては就業規則の作成をはじめ専門的なやり取りが多く、顧客側でも確認に時間がかかります。私たちも「あの件はどうなっている？」と心配になる場面が頻繁にありますが、Jootoを導入したことで進捗状況の「見える化」が実現しました。進捗をひと目で把握できる点は、「抜かりなく作業を進められる」という意味でスタッフの安心感にも繋がっていると思います。

顧客へのレスポンスも早くなりました。弊社では顧客に契約書を送付後、しばらく返信がない場合は督促します。それでも返信がない場合は、契約をキャンセルするケースもあります。Jootoで案件管理を行い始めてからは、契約書が未返信の顧客に対して適切な督促のタイミングを判断し、素早くアプローチできるようになりました。

また、給与計算の業務では、顧客ごとに処理方法が異なるケースが多いです。社内で処理方法を共有していないとトラブルに繋がるので、こちらについてもJootoで管理しています。Jootoを確認すれば対応方法が分かる仕組みにしているので、新たに社員が入社してもスムーズに対応できる体制が作れました。