新しい働き方を実現するためにJootoを導入。
セルフマネジメントを促し、社員のコミュニケーションが活性化。

抱えていた課題

働き方の多様化を背景に、マネジメントやコミュニケーションに対する危機感があった。

1on1ミーティングを行っても『なんとなく』話して終わってしまっていた。

解決したこと

メンバー同士で活発にコミュニケーションを図れるようになっただけでなく、セルフマネジメントを促せるようになった。

上司と部下が各々の作業内容を共有し、具体性のあるミーティングを実現できるようになった。

昭和59年設立のハウスメーカー「三菱地所ホーム株式会社」は、東京都を拠点に注文住宅や各種施設建築、リフォーム等の設計・管理・施工を請け負っており、 フルオーダーの自由設計、全館空調システム「エアロテック」、耐震・耐久・省エネルギー性に配慮した「ツーバイネクスト構法」などを武器に、顧客に寄り添った「家づくり」を支援している。

同社では、コロナ禍によるリモートワークを推進させるため2020年、本格的にJootoの利用を開始した。 どのようにしてJootoを利用しているのか、導入して何が変わったのか。同社ワーク・イノベーション推進部の中村和博さんに、お話を伺った。

本社移転を機に新たなワークスタイルやカルチャーを創造する

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社は注文住宅事業やリフォーム事業を行うハウスメーカーです。

具体的には、木造の建築工法のひとつ「ツーバイフォー工法」による施工やリフォームを行っており、戸建だけでなくオフィスビルや集合住宅、医院、店舗などBtoB領域の建物も手がけています。

― 貴社における中村様の役割についてお聞かせください。

私はワーク・イノベーション推進部に所属しています。

弊社は2022年9月に本社を移転することが決まっており、ワーク・イノベーション推進部は2019年、移転準備室として立ち上がりました。
推進部では働き方やオフィス企画はもちろんのこと、事業変革やブランド強化などについて、移転を転換点として活用していこうと話しています。

移転は、環境が変わる大きなポイントです。 社員の働き方、オフィス、組織など社内が大きく変わり、新たなカルチャーが生まれるタイミングだと考えています。新しい「三菱地所ホーム」を世の中に送り出すために、さまざまなアイデアを構想し、実現に向けて日々活動しています。

― ワークイノベーション推進部で力を入れていることは何でしょうか?

「意識改革」です。

今、弊社が目指しているのが、仕事の内容に合わせて就業場所・スペースを自由に選べる「アクテビティ・ベースド・ワーキング(ABW)」です。

これまで弊社は、決められたオフィス(固定席)で決められた作業を行う環境にありました。このため、今の段階で「ABWを実施しよう」と言っても、社員全員に受け入れてもらうことは容易ではありません。 現在は、「変化を前向きにとらえよう」「会社の外にある知見に触れよう」と社員へ向けて発信し、意識改革をしているところです。

次に「オフィスの企画」です。

ABWを実現できる快適なオフィスを目指し、企画・設計を進めています。

オフィスの設計において注力しているのは「ITツールの強化」です。

社員の在席状況をチェックする「プレゼンス管理」や、作業状況を確認するための「タスク管理」など、ABWに必要なITデバイスやツールの導入・促進を行っています。

実のあるコミュニケーションの実現には確実なタスク管理が必要

― Jootoを導入した背景についてお聞かせください。

2019年末頃、タスク管理ツールを探していました。

さまざまなサービスを検討していたのですが、UIなどのハードルの高さを感じており決め手に欠ける中、出会ったのがJootoです

Jootoはユーザーインターフェースが分かりやすく、ITリテラシーが高くない人でも手軽に使えると感じました。

また当時、コロナ以前であったこともあり、私は将来的に弊社でリモートワークを導入したいと考えていました。

Jootoはリモートワーク実現に向けた足がかりになるツールだと思い、導入の時機を図っていたんです。 正直なところ、本社移転までに導入できれば良いと考えていましたが、コロナ禍となりリモートワーク推進が叫ばれたことで、弊社も在宅勤務にせざるを得ませんでした。

そこで、「今だ」だと思ってJootoの導入を決定しました。

― 「タスク管理ツールを探していた」とありますが、それはなぜですか?

理由は大きく2つあります。

1つ目は「上司・部下との1on1ミーティングの強化」です。

以前から感じていた課題感として、1on1ミーティングの場で何となく話して終わってしまっているケースが多いのではないかと感じていました。 1on1ミーティングは、上司と部下が対話を通して、社員が成長する機会を創出する場であると考えています。

その際、上司は部下の仕事状況、つまり現在・これまでの観点でどのようなタスクを実行してきたかをしっかりと把握し、しっかりフィードバックしてあげるコミュニケーションをとっていかなければなりません。

ただ一方でマネジメント層(特にミドル層)は多忙を極め、どうしても部下の行動を常に漏れなく把握することが厳しい状況にあると思います。

その様な状況下でも部下やチームのタスク・プロジェクトを見える化し、常に確認できる状態を作る為に、タスク管理ツールの必要性を感じていたという背景です。

2つ目は「リモートワークの環境下でも生産性向上と新たな価値創造を行うため」です。

以前は、多くの日本人が会社に出社して仕事をしていたかと思いますが、 同じ空間で仕事をしていると、ミーティング以外でも社員同士の雑談、電話での会話内容、部下の表情や声のトーン、気軽に声を掛ける等、ノンバーバルなコミュニケーションが可能でした。

しかし、リモートワークになってから感覚的に察知することは難しく、コミュニケーションの頻度や情報が出社時に比べ格段に少なくなったことで、一般的に社員のパフォーマンスや生産性に悪影響が出てしまう傾向にあります。

先ほどお話した様に、弊社は「社員の意識改革」を実行していく為に、働く時間と場所を自由に選べる「アクテビティ・ベースド・ワーキング(ABW)」を目指しています。

それを実現させる為にも、タスク管理ツールは業務を中心としたコミュニケーションを促進し、生産性向上に寄与するツールだと感じており、以前から着目していた次第です。

セルフマネジメントを促し、チームのコミュニケーションも活性化

― Jootoの利用状況についてお聞かせください。

現在は、主に4つの部署で活用しています。

まず「総務」。総務の業務は廃棄処理から株主総会の運営まで守備範囲が非常に広く、1つでもタスクの取りこぼしがあれば会社全体に影響を及ぼします。

次に「人事」。人事も採用関連業務や給与・社会保険関係の管理など、年間を通してやるべき業務とスポットで対応すべき業務が複雑に絡み合っており、これもタスク管理が必須です。

そして、「IT部門」。システム開発やトラブル対応、基幹システムに関するメンテナンス、サーバー保守など、IT部門も多くのタスクを抱えています。

最後に私が所属する「移転準備室」です。 先ほども述べましたが、働き方改革やオフィスの設計、新オフィスへの入居手続きなどタスクも多いですし、作業内容によってはIT部門など他部署も関わってきます。

総務、人事、IT部門、移転準備室、どこもタスク管理ツールがないと円滑に業務が回らない部署ですね。

― Jootoを導入する前と現在で変わったことはありますか。

タスク状況の進捗を把握しやすくなったことはもちろんのこと、社員のセルフマネジメントを促し、タスクを中心としたコミュニケーションが活性化されたことがよかったです。

Jootoを導入する前はExcelやカレンダーでタスク管理をしていたので、作業状況は常に部下に電話か口頭で確認していました。

Jootoを入れてからは、常に各社員のタスク状況が見える化されている状態なので、社員も自らが抱えているタスクを滞りなく進めていけますし、マネジメント側の立場からしても『最近どう?』等のざっくりとしたコミュニケーションではなく、具体的に話せる様になりましたね。

加えてコミュニケーションの観点で言うと、チーム内でフォローし合える様になったとも感じています。

私の部署では、定例会議ではモニターにJootoを映して進捗共有を行っていたりするのですが、各個人のタスクが見える化されているので、誰がどの様な状況かリアルタイムに共有できますし、いまチームでサポートした方がいい事などが把握できるのでそこのフォローし合える様なコミュニケーションも取りやすくなりました。

導入の決め手は感覚的に使えるシンプルな操作性

― 様々なタスク・プロジェクト管理ツールが中で、Jootoをお選びいただいた理由をお聞かせください。

ITリテラシーがない方でも、感覚的に使えるシンプルな操作性ですね。

現在は一部の部署でJootoを利用していますが例えば全社で利用するとなった場合、 ITリテラシーが高い状態でなくても、しっかりと活用できるツールであることが重要だと考えています。

やはりどれだけ便利なサービスでも、現場でしっかりと活用されずに浸透しなければ意味がないですよね。 IT目線で選ぶ事も大切ですが、それ以上に導入しても現場のメンバーがしっかりと活用できるか?の視点で選ぶことも同じくらい大切です。

Jootoは現場にとってもストレスなく感覚的に使える操作性が魅力であった為、導入しました。

― Jootoの機能面ではどこが評価できるポイントでしたか?

先ほどの感覚的に使える話と同じですが、機能過多でなくカンバン方式でシンプルな点が特に良いですね。

あとはやはりガントチャートです。

タスクに記入した期日がしっかりとガントチャートに自動的に紐付きスケジュールと可視化されるので、優先順位を時系列で確認でき『こっちを急がないと追いつかないな』等が視覚的に把握できるところがいいです。

ガントチャートに表示されているタスクも、タスク機能と連携して詳細を確認できる点も便利ですね。

― Jootoの導入に伴い、意識して進めた点はございますか?

しっかり導入目的を示し、経営層の課題感などを踏まえ擦り合わせを行ったところですね。

新たなツールを導入する以上、前提の導入目的と利活用のイメージがどう紐つくのか、最終的にはマネジメント層や現場の社員にどのような良い影響を与えられるかをしっかりと考え各ステークホルダーと丁寧に擦り合わせながら進めて行ったという点が特に意識したところです。

当たり前ですが、タスク管理ツールを入れること自体は目的ではなく、弊社は最初にお伝えした通り、働く時間と場所を自由に選べる「アクテビティ・ベースド・ワーキング(ABW)」の実現により社員が主体的にイキイキ働ける環境の構築を目指しています。

そうなった場合、リモートワークを含めそれを実現できるような環境を用意しないといけません。 現状に対して、今後のあるべき姿とのGAPを経営層と擦り合わせ、Jootoを導入することで、マネジメントとコミュニケーションにおける課題がどう解決できるのか?具体的な内容まで、しっかりと確認して導入を図りました。

若手を育成するにはプロセスを見ることが重要

― 今後、Jootoを使って実現したいことはありますか?

Jootoを活用できる部署や職域を広げていきたいですね。

Jootoを導入することで、業務の効率化や質の高いマネジメント、業績アップ、社員同士の円滑なコミュニケーションなど、さまざまな良い効果が生まれると考えています。

そして、今はJootoを導入していない部署でも導入によりコミュニケーションの改善が見込める領域については、積極的に取り入れていきたいと考えています。

また、最近は社員の評価を実績のみで判断するプロセスを重視しない評価制度を導入する企業が多い印象です。それはそれで正しいとは思うのですが、若手を育てるためには、プロセスもしっかり捉える必要があると感じています。

プロセスを見るには、その社員が抱えているタスクをしっかり押さえていかなくてはなりません。しかし、リモートワークが推奨される昨今では、プロセスが見えづらいですよね。

正当にプロセスを評価するにはITツールに頼る必要があり、その一つがJootoだと考えています。Jootoは人材育成にも重要な位置を占めるツールになり得ると思っています。

― 最後に中村様の今後の展望や目標を教えてください。

企業に属する人間として、今世の中に山積する様々な社会課題の解決を目指す人を育てることです。

当然、目先の事業も大事ですが社会課題解決に根ざしてない企業は、いつか立ち行かなくなるでしょう。

今、世界で起きている貧困や地球環境などさまざまな社会課題に着目し、解決策を提案する社員が弊社から1人でも出てきて、そこから新たなビジネスが生まれてくると嬉しいですね。

会議室の中で悶々と考えるのではなく、外に出て何かを学び、会社に持ち帰ることで自社事業の成長に繋がり、社会も良くなる。そういう良いサイクルを回していける会社の実現に携わっていきたいです。

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