「TimeCrowd」との連携で総務での日報入力が不要に
業務時間も80時間/月から数十分に削減

株式会社クマガイは、1970年に岐阜県中津川市で創業した金型設計・製造メーカーだ。主に自動車関係部品のプレス金型の設計と製造を行っており、海外企業との協力体制も実現。柔軟な対応力と技術・ノウハウを駆使し、クライアントのニーズに応えるべく金型づくりを追求し続けている。

同社では、全社的にJootoを導入。特に「日報入力の窓口」として活用しており、Jooto導入前と導入後では大きな効果が見られたという。また、社内の情報共有ツールとしても機能し、同社の業務改善に繋がっているとのことだ。

今回、お話を伺ったのは同社代表取締役 熊谷英政（くまがい・ひでまさ）氏と総務管理課 係長 原 美保子（はら・みほこ）氏。導入前の課題や導入後の効果の詳細などを聞いた。

自動車関連のプレス金型を製造
海外企業と連携したものづくり

―　御社について教えてください。

自動車向けプレス金型の設計及び製造を行っています。金型から造り出される製品は、自動車の骨格にあたるフレーム部品やステンレスのマフラー部品が多いです。中国天津にも事務所を設け、海外企業と協力のうえ生産体制を整え、「ものづくり」を進めています。

―　Jootoを利用している部署についてお聞かせください。

全社で利用しています。弊社は「総務管理」「設計」「製造」「造型」の4部門で構成。「総務管理」では全体日程管理、「設計」では金型設計から社内指示書の発行までの進行管理、「製造」では社内指示書に基づいた加工と測定、「造型」では金型の検査・精度調整から客先での確認と納入までを担っています。

業務上における情報共有の確実性や
日報入力の作業において課題が散見

―　Jootoを導入するに至った背景についてお聞かせください。

Jooto導入前は、Excelや印刷物で情報共有を行っていました。しかし、業務を進めるうえで変更点が多く、Excelや印刷物だけでは対応が難しいと感じていました。日報については各担当が手書きで記入したものを総務が専用ツールに入力。二重に作業が発生している状況でした。これらの課題について弊社がお世話になっているChatworkの営業の方に相談したところ、Jootoを紹介されました。

―　何が決め手となりJootoを選んだのでしょうか？

シンプルな操作性と直感的に使える点です。また、タスク管理に特化した機能が付きすぎていない点も興味深くありました。他ツールはタスク管理に特化しすぎて、ユーザーの自由度が制限されると感じていました。Jootoは、基本機能が直感的でシンプルなので、ユーザーが自ら考えて多彩な使い方ができると判断しました。

社内の出来事を記録に残すことで
事前に重大なインシデントを防止

―　どのようにしてJootoを利用していますか？

主に業務の進捗管理と日報に利用しています。また、社内への指示書の発行や客先依頼情報の管理にも活用し、社員全員で共有しています。さらに、Jootoに社内で気になる点や良かった点をメモとして記録。社内で協議する際の資料として使用しています。会議ではモニターに映したJootoの画面を見ながら、役職者が話し合いを進めています。

―　具体的にどのような形で業務管理をしていますか？

まず各プロジェクトを案件ごとに分類し、各担当者が該当のリストにタスクを追加します。リストは案件の内容に基づいて「新規」「課題解決」「現状の改善」などに分類しています。各タスクには、可能な範囲で直近の日付で期日を設定。管理者や各案件のリーダーは、定期的にプロジェクトを巡回して業務の進捗状況を確認します。案件が終了した際は、業務の要約を入力してタスクを締めます。

日報については、工数管理ツール「TimeCrowd」と連携して入力の効率化を図っています。Jooto上でタスクを選択して作業時間を記録することで、各担当者がその日に「どの作業を行ったのか」「作業にどれくらいの時間をかけたのか」を把握できます。「TimeCrowd」上に記録が残るので、総務で日報入力を行う必要もなくなりました。

―　Jootoで便利だと感じる機能は何ですか？

ソフトウェアとしての決まりごとが少なく、柔軟に対応できる点が便利です。弊社ではタイや中国からの実習生も働いています。我々はJootoで各タスクに番号を入れて、タイ語や中国語に出力した資料を貼りだしています。各タスクに番号を設定することで、日本語が不慣れな外国人実習生でも視覚的に「自分がどのタスクに関わっているのか」を把握し、Jootoへ日報入力をしています。Jootoが工程管理ツールに留まらずに多彩な使い方ができるからこそ、このような工夫もできるのだと思います。

また、「TimeCrowd」と連携できる点もうれしいです。Jooto上でTimeCrowdにタスクの作業時間を登録できるので、日報を入力する手間やアクセス制限の問題を解決できました。

JootoとTimeCrowdの連携方法について詳しくはこちらをご覧ください。

―　Jooto導入における効果についてお聞かせください。

改善案を記入するプロジェクトボードを作成したことで、社内で起きたことが共通の記録として残るようになりました。プロジェクトボードの内容を役職者会議で共有することで、重大なインシデントになる前に改善施策の検討・考案に繋がっています。また、社内の出来事が記録として残ることで過去の振り返りもスムーズになり、管理者側の負担が軽減しました。

また、先述のとおり、JootoとTimeCrowdを連携したことで日報の手入力が不要になりました。総務で手入力する必要がなくなり、日報にかける時間も月約80時間から1時間以内に削減できました。

Jootoにおける「見える化」を確立し
海外拠点にも利用を広めたい

―　Jooto導入の際、従業員の皆さまはどのような反応でしたか？

従業員からは「わかりやすい」「おもしろい」との声が挙がっており、概ね好評です。皆が「使いやすい」と思ってくれているようなので、社内全体に自然とJootoの存在が浸透したように思います。機能がシンプルなので、国内勤務の従業員はもちろんのこと海外の事業所の従業員もJootoの使い方を迅速に理解してくれました。入力ルールについては各部門のリーダーを通じて伝えてもらいました。コピーするだけでタスクを作成できるため、気負うことなく利用できているようです。

―　今後、Jootoをどのように活用していきたいですか？

正直なところ、Jootoで完全に業務の進捗管理できているわけではありません。管理項目の多い案件の進捗入力や管理の仕組みなどに課題を感じています。今後は、今ある課題を解消して「Jootoを見れば全て分かる状態」を目指します。また、弊社は海外にも拠点を設けています。現在はチャットツールを使用して日報や進捗管理を行っていますが、いずれはJootoに切り替えたいと思います。