デジタルとアナログのハイブリッド運用で進捗が「見える化」
タイムロスがなくなり生産性が向上

東京都品川区に本社を置く株式会社東京カンテイは、1979年に不動産鑑定および情報サービス会社として開業。不動産情報サービスや不動産鑑定評価、不動産コンサルティング、土壌汚染調査、デューデリジェンスなど多岐にわたる事業を展開している。同社鑑定本部土壌環境部環境リスク診断課では、月数百件の案件に対応。ホワイトボードと紙ベースで案件の進捗管理を行っていた。今回、お話を伺ったのは、同課グループリーダーの藤本健一郎（ふじもと・けんいちろう）さんと、社員の岡本典子（おかもと・ふみこ）さん。Jooto導入の経緯や活用状況、導入の効果について詳しく聞いた。

土地の利用履歴から土壌汚染の
可能性を調査して対策を実行

―　御社について教えてください。

藤本　不動産専門のデータ会社として、全国のマンション図面や価格情報、土地・戸建の売買事例などのデータを会員制で提供しています。また、不動産鑑定評価や土壌汚染調査は、会員制を採らず幅広くサービス提供。「不動産の価値を生み出す、新しいモノサシを創りつづける。」をパーパス（存在意義）に、不動産の「見えない価値」を可視化することで、より良い意思決定を支えるプロフェッショナル集団です。弊社では、不動産を多方面から評価するためのデータとノウハウをワンストップで提供する体制を整えています。データは、国や金融機関、公的機関において広く活用されています。

―　Jootoを利用している部署について教えてください。

藤本　土壌環境部環境リスク診断課でJootoを利用しています。土壌環境部は、土壌汚染の調査・対策を行う部署です。私と岡本は環境リスク診断課に所属。環境リスク診断課では、地図や謄本などの資料から土地利用履歴を調査し、土壌汚染の可能性を評価しています。土壌環境部には、環境コンサルティング課もあります。同部署では、現地での試料採取調査や土壌汚染が確認された場合の対策、コンサルティングを担当しています。

―　土壌環境部環境リスク診断課の業務内容について、詳しくについてお聞かせください。

藤本　主要取引先は、デベロッパーや不動産販売会社、メーカーなど法人が中心です。土壌汚染の調査依頼には複数のケースがあります。環境リスク診断課の業務でウェイトの大きい作業は資料収集です。地図、謄本をはじめとする関連資料を入手し、土壌汚染の可能性を調査します。不動産会社が土地を売買する際に「土地に土壌汚染の懸念がないかを確認したい」との依頼が一般的です。工場の閉鎖や用途変更の際に、土壌調査が必要となるケースも多いです。環境コンサルティング課では現地調査を実施しています。環境リスク診断課で「懸念あり」と評価したケースや、法律・条例で義務付けられている工場閉鎖時などに現地調査を行います。

ホワイトボードと資料の収納ボックスによる
アナログな進捗管理に課題

―　Jooto導入前、どのように案件を管理していたのでしょうか。

藤本　環境リスク診断課では判読が難しい古い謄本や紙の地図資料を大量に扱います。謄本は法務局から取り寄せます。地図資料は基本的に出版元から必要な時代と範囲を指定して購入する流れです。

岡本　依頼のきた案件は全て納期など概要をホワイトボードに記載し、その月にきた案件の総数や各日の納期案件が何か、一目で分かるようにしていました。案件が完了しても月末に当月の案件数を確認するためすぐには消さず、月末にまとめて消していました。

藤本　収納ボックスも活用しています。ボックスに作業段階を示すラベルを貼り、作業が終わったら次の段階のボックスにファイリングした資料を移動する流れです。依頼から完了までの間に多くの作業工程があるため、進捗状況の可視化を目的に収納ボックスによる管理を始めました。

岡本　報告書の作成は最終的に一人で担当しますが、それまでの各案件の作業においては、複数のメンバーが関わります。ボックスのみの管理で、他に確認できる術がなかったため、都度案件ファイルの中身を確認しないと、「どこまで作業を進めたのか」を把握できず、案件が停滞してしまう状況も生じていました。

―　Jooto導入の背景についてお聞かせください。

藤本　売上請求などの管理は社内システムで行っていましたが、進捗管理には不向きで一元管理ができていない状況でした。また、コロナ禍以降、勤務形態が多様化し在宅勤務が推奨されるようになり、社外からも業務進捗を把握する必要が生じましたが、ホワイトボードを使った管理では、社内にいないと進捗状況を把握できません。ボックスによる資料管理にも課題があったことから、ブラウザ上で誰もが進捗状況を確認できる仕組みを構築するべく、業務管理ツールの導入を検討することになりました。

―　Jootoを採用した決め手を教えてください。

藤本　業務管理ツールの導入にあたっては、他社ツールや他部署が導入している営業支援システムを試用して比較検討を行いました。しかし、機能が多すぎて運用が難しそうな印象でした。さまざまなツールを検討している中で、Jootoを見つけました。メンバーと一緒に試してみて、シンプルで直感的に操作ができる点からJootoの採用を決定しました。

資料もJootoで管理
アナログとデジタルのハイブリッド運用

―　どのような形でJootoを利用していますか？

藤本　主に業務の進捗管理に使用しています。案件単位でタスクを作成し、リストで全体の進捗状況を一目で把握できるようにしています。大まかな進行は縦のリストで管理し、案件の進捗段階を即座に分かるようにしました。タスクの詳細な進捗状況はラベルで表示し、地図の有無や現地訪問の状況なども瞬時に確認できるようにしています。案件によってはチェックリストも活用しています。

岡本　Jooto導入前は、在宅勤務や外出時などに、案件の進行状況を知るには社内の誰かに確認する必要がありました。今はJootoを見るだけで、「どの工程まで進んでいるか」「次に何ができるか」がすぐに分かるようになったため、「誰に作業を依頼できるか」などの指示出しもスムーズになりました。

藤本　ボックスによるファイル管理にもJootoを活用しています。Jootoに各案件のメイン担当者名を記載し、資料を持ち出す際は作業者の名前を追加。資料を返却したら、作業者の名前を外す運用をしています。Jooto上の名前を表示する運用にしたことで、ファイルの所在が明確になりました。アナログとデジタルを組み合わせた効率的な運用ができていると自負しています。

―　Jootoで便利だと感じる機能は何ですか？

岡本　コメント機能です。コメント欄にメモとして進捗状況を残せるようになったことで、「どの案件のどこが完了していて、どこがまだ終わっていないか」といった確認がしやすくなりました。また、在宅勤務のメンバーが「完了しました」とメンションを付けてコメントすれば、社内のメンバーにメールで通知が来ます。在宅勤務のメンバーの作業状況をリアルタイムで把握できるので、社内で作業しているメンバーは速やかに次の工程へ移行できます。ラベルを見るだけでも進捗は把握できますが、コメントがあると確実性が増して安心です。

藤本　ラベル機能も便利です。評価結果の分類ごとに違うラベル付けをすることで、過去の類似案件を効率よく検索・参照できるようになりました。例えば、依頼物件の懸念の有無を付けるラベルで識別できるようにすることで、ラベルで検索をかければ、同様の案件や過去の対応方法を素早く確認できます。以前は曖昧な記憶を頼りに過去の情報を探していましたが、今は結果で絞り込めるため検索にかける時間が短縮されました。
作業中の資料管理にもラベルを活用しています。地図や謄本が届いた際にラベルを付けることで、案件の作業状態が一目で分かります。謄本の到着が遅延していてもラベルで気づけるため、放置することなく催促できるようになりました。

外出先での進捗確認が効率化
取引先とのやり取りもスムーズに

―　Jooto導入における効果について教えてください。

藤本　スマートフォンから自宅や外出先でも進捗確認ができるようになりました。特に納期の確認を即座にできるのは助かります。取引先の依頼メールをJootoのコメントに貼り付けることで、依頼者と納期を同時に確認できる点も便利です。Jootoに納品の送付先などの情報も集約しているため、メールを見返す機会が少なくなり、取引先とのやり取りもスムーズになりました。

岡本　業務の進め方が改善したと感じています。案件を進める上で、「誰がどの作業をできるのか」を可視化できた点は大きいです。特に、若手社員が自主的に判断して作業を進められるようになりました。以前は先輩社員の指示を待つ傾向にありましたが、今は自分で進捗を確認し、主体的に作業を進められています。Jootoの導入が、社員の自主性向上につながったのは、うれしい誤算でした。

―　メンバーのJootoに対する感想をお聞かせください。

岡本　若い社員が多いので、直感的な操作方法のJootoへの順応が速かった印象です。メンバー全員、滞りなく新たなツールに慣れてくれました。「業務管理ツールを導入するなら使おう」と前向きな姿勢で、抵抗感もありませんでした。

個々のスケジュールや
目標管理にもJootoを活用したい

―　Jootoのサポート体制についてお聞かせください。

岡本　ニーズに合わせた最適なソリューションを提案してもらった上、操作方法についても丁寧な説明でした。不明点について、気軽に相談できる点もうれしいです。要望に応じてシステムも柔軟に進化している印象です。

―　今後、どのようにJootoを活用したいとお考えですか？

岡本　月単位の予定表示やガントチャート機能などを備えていることから、個々のスケジュール管理にも活用できると思っています。Jootoは、スマートフォンからのアクセスも可能です。私たちの部署は外出の予定も多いので、どこからでもスケジュールを確認・入力できるJootoは非常に有効なツールだと考えます。

藤本　個人目標の管理にも、Jooto活用の可能性を感じています。業務案件とは別にボードを設定し、期限付きタスクを設定すれば、個人目標用のプロジェクトとして管理できるはずです。他のメンバーを招待せず本人だけが閲覧できる設定にして、個人的な用途での活用も考えています。現在運用している案件管理も含めて、メンバー全員の意見を取り入れながら、運用方法をより分かりやすい形に改善していきたいです。