ミーティングの時間が最長3時間から約1時間へ!食品OEM企業のJootoを活用したフロー管理の方法とは

抱えていた課題

工程の進捗管理及び関連情報の共有が上手くいかず、納期遅れ等のトラブルが発生した。

長時間のミーティングなど円滑にプロジェクトを進められていなかった。

解決したこと

案件の進捗やユーザー様への確認事項、設計上必要な原料情報などを一元管理することで確実に情報共有できるようになった。

ミーティングにかける時間を最長3時間から約1時間へ削減できた。

案件を円滑に進められるようになった。

昭和49年創業、広島県福山市を拠点とする食品製造会社「株式会社門井商店」。「食品原料販売」と「調味料等製造業」の2つの事業を軸に、地元企業をはじめ多くのクライアントと取引をしている。

「調味料等製造業」の事業では、クライアントの希望する調味料の開発・製造をフルオーダーで担っている。小ロットの依頼にも対応しており、複数の案件が同時進行することも多いそう。そこで課題となったのが「円滑な情報共有」と「効率的なフロー管理」だ。

同社の課題解決に向けて、Jootoがどのように活用されたのか。同社代表取締役門井俊(かどい・すぐる)さんに、お話を伺った。

クライアントの望む製品を小ロットで受注可能なOEM事業

食品の原料と調味料
食品の原料と調味料

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社の主な事業内容は、「食品原料販売」と「調味料等製造業」です。

まず「食品原料販売」とは、食品メーカーに食品の原料を販売する事業です。加工食品の業界では、日常生活ではまず見ないであろう特殊な原料を組み合わせて使います。その原料を扱うには、知識と経験値が必要です。このため、私どものような地域のディーラーが、食品メーカーへアプリケーション※と一緒にセット販売しています。
※特殊原料の提案や、複雑な使用方法の提案を指す。

次に「調味料製造業」とは、小ロットかつオーダーメイドでクライアントが望む調味料を作るOEM事業です。

弊社では食品の原料を扱っているため、クライアントから日常的に「こういう食品を作るための原料はないか」「製品開発を上手く進めるためのアイデアはないか」などの相談を受けてきました。また、会社の将来を考えたときに「食品原料販売」で既存品を仕入れて売るだけではなく、自社で製品を作ることも必要だと考えていました。

クライアントの期待に応え、かつ会社の成長を促すためにオリジナルの調味料を製造できる工場を作りました。「うーん」と思うような案件も、弊社は「取りあえずチャレンジしてみる」姿勢で取り組んでいます。さらに小ロットでの受注を承っていることから、「食品業界の駆け込み寺」だと言われているようです。

― 新規クライアントを獲得するために、どのような工夫をしていますか?

直近2年間は、定期的にメールマガジンを発行しています。メールマガジンの内容は、食品加工メーカーの方に向けたものですね。例えば「原料油脂の一部を置き替えることで、脂肪吸収を抑える食品を作りませんか」などの提案をメールマガジンに記載しています。また、弊社のWEBサイトは小ロットOEMに特化して作り込んでおり、その結果、北は北海道、南は沖縄までクライアントが増え、全国各地に弊社で製造した商品を納品できました。

多くの案件が同時進行するため業務フローの複雑化が課題に

代表取締役門井様
お話を伺った代表取締役 門井さま

― Jootoを導入した背景についてお聞かせください。

OEM事業において小ロットで生産するとなると、商品企画から開発、製造までをフルオーダーで受託するケースが大半です。

案件ごとに製品完成までの流れが異なるうえ、同時進行で進むため、フロー管理が複雑化してしまう課題がありました。ありがたいことに昨年辺りから受注数が増えたのですが、フロー管理が上手くいかず、納期が遅れるなどクライアントからお叱りをいただくこともありました。

また、弊社は生産部門と営業部門で分社化しています。基本的に同じ案件を扱うため、各々の会社間で密に情報を共有することが重要です。このため、業務フローを効率よく管理・共有できるツールを導入しようと考えました。

― Jooto導入前は、案件をどのように管理していたのでしょうか。

社内ミーティングで情報共有していました。週に1〜2回、営業、開発、品質管理など携わる全てのメンバーが集まり、各案件の進捗報告を行っていました。案件の増加に比例してミーティングの時間も増えてしまい、長いときには3時間を費やすこともありました。

あとは、クラウドストレージでフォルダ管理をしていました。クラウド上でファイルを閲覧するには、ブラウザを使わなくてはなりません。ブラウザ上の様々なフォルダを横断して確認するため、閲覧性に問題があり、これがミーティングが長引く要因の1つになっていました。このため、効率よく情報を探せる手段を模索する必要がありました。

― Jootoを導入した決め手は何ですか。

まず、「使いやすさ」です。コラボレーションツールと呼ばれるものはたくさん存在しますが、あらゆるレベルのスタッフが抵抗なく使えることと、構築から現場運用開始までのスピードが重要と考えています。Jootoは、パソコンはもちろんのことスマートフォンでもタスクを確認できるため、ITリテラシーが高くない人でも問題なく使えると感じました。

次に、Jootoの営業の手厚いサポートです。どのようにJootoを活用したら弊社の業務が改善するかを、営業担当の方も一緒に考えてくれる姿勢に感銘を受けました。

あとは、価格がリーズナブルでコストパフォーマンスが良さそうだとも思いました。個人所有のスマートフォンだけで運用することも含めて考えると、ハードウェアを別途準備する必要もなく、圧倒的にイニシャルコストを圧縮し運用開始が可能です。事実、プロジェクトに関わるパートさんにもアカウントを付与して運用しています。

チェックリストを活用して業務を平準化、引き継ぎ事項はコメント欄へ

― 御社におけるJootoの利用状況についてお聞かせください。

まず、「レシピ構築」「サンプル製造」など各工程のリストを作り、依頼が来たらタスクを追加しています。細かい進捗管理や確認事項はチェックリストとアイテムに入力。作業が完了したらチェックを入れます。見積もりや規格書等、必要な資料は添付ファイルにアップし、引き継ぎ事項はコメント欄に投稿します。

また、案件やクライアントのステータスが誰でもひと目で分かるように、ラベルで区別しています。例えば、受注するか否か検討中の案件があれば「受ける受けない?」のラベル、新規クライアントなら「新規顧客」のラベルを付けています。

― Jooto導入後の所感についてお聞かせください。

「チェックリスト」の機能が非常に役立っていると感じています。具体的には、「業務の平準化」。誰が作業しても同じ結果になるように、「この項目は押さえておきましょう」という作業をチェックリストに書き込んでいます。業務の進捗管理がやりやすくなりました。

また、部署異動で新たにチームへ加わったメンバーへのトレーニング期間も短縮できたと思います。業務の平準化を図るために必要な作業項目をチェックリストで見られるようにしたことで、「次に何をしたら良いか」「やり忘れている作業はないか」を迅速に確認できるようになりました。マネジメントをする側からすると、効果が出ている印象です。社内の別の課題として、新人教育用のマニュアル作成にかなりの工数がかかりますが、このチェックリストは運用しながら、マニュアルとしても活用できるため、様々な部署への活用が期待できると感じています。

― チェックリスト以外の機能についてはいかがでしょうか。

「コメント機能」も便利ですね。案件に関するあらゆる付帯情報を書き込むことで、コメント欄を見れば状況を把握できる仕組みができました。必要な情報を見つけるためにメモを探したり、メールの履歴を検索したりすることがなくなり、作業効率が上がりました。

Jootoで案件の状況を共有できることで、ミーティングにかける時間も短縮できました。導入前は最長3時間もかけていたのが、今は1時間程度で済んでいます。最終的には約20分で終わらせることを目指しています。

Jootoの社内への浸透方法、サポートについて、今後の展望

― 社内にJootoを導入する際、どのようにして定着させましたか?

導入から設計、現場への落とし込み、サポートへの連絡等、Jootoに関わる全てを私が自ら担いました。Jootoに限らず、自らがツールを使いこなせていないにもかかわらず、急に「導入して」と指示しても定着することはありません。社員も不安を感じてしまいます。新しいことを始めるのであれば、まずはトップに立つ人間が積極的に関わる姿勢を見せるべきだと考えています。

現場へ落とし込みをするときに意識したのは、「離脱者」を出さないことです。何をするにも「自分には難しいからできない」と思うと、人は簡単に離脱してしまいます。離脱者を出さないためには、「便利そう」「できそう」とプラスのイメージを与えることが必要です。Jootoを導入する時は、社員を全員集めて1時間ほど説明会を実施。実際にパソコン画面を見ながら説明し、社員のJootoに対する心理的なハードルを下げることを意識しました。

― Jootoのサポート体制に対してどのような印象をお持ちでしょうか?

弊社のような小規模の会社に対しても手厚くサポートしてもらい、ありがたいと感じています。正直なところ、「こんなに手間暇をかけて大丈夫なのか」と心配になるほどです。今は海外が運営するITツールも増えていますが、Jootoは国内で運営しているツールです。担当者へ直接、気軽に連絡できるのはメリットだと思います。

― 今後、Jootoをどのように活用していきたいですか。

今はフロー管理をメインで活用していますが、今後は「マニュアル」としても使っていけたらと考えています。

Jootoのタスクボードを使えば、業務の流れや必要な資料を一元管理できると分かりました。また、UIがシンプルで分かりやすいため、弊社の社員が抵抗感を感じることなくタスクを確認する体制が整ってきました。「業務の不明点はJootoを見れば分かる」仕組みを作ることができそうだと期待しています。

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