「全ての報告はJootoの中に」
情報を一元管理し、毎日1時間の業務効率化と管理職の負担軽減を実現

行政書士法人 JAPAN VISA SUPPORTは、日本に在留する外国人の「ビザ申請」を専門に扱う行政書士法人だ。日本に在留するすべての外国人は活動や身分に応じた「在留資格」の取得が必要であり、同社では高い専門性を活かした取得サポートを年間700件以上実施している。

同社では社内の情報共有や進捗管理に関する課題解消のためにJootoを導入した。導入のきっかけや導入後の効果について代表行政書士 棚村 英行（たなむら・ひでゆき）さんと、主任行政書士 髙橋 勇人（たかはし・ゆうと）さんに、詳しくお話を聞いた。

外国人のための「ビザ・在留資格」手続きを
年間700件以上サポート

―　行政書士法人 JAPAN VISA SUPPORTについて教えてください。

当社は、日本に在留する外国人の方の「ビザ申請」を専門に扱う行政書士法人です。日本のビザの制度は非常に厳格で、日本に在留するすべての外国人の方は、活動や身分に応じて出入国在留管理局から許可された「在留資格」を取得しなければなりません。

約322万人の外国人の方が日本で生活しているといわれていますが (2023年6月時点)、手続きで問題を抱えている方も多くいらっしゃいます。当社ではビザ・在留資格手続きのプロフェッショナルとして申請取次行政書士が年間700件以上のサポートを行い、外国人の皆様にとってのお悩み解決に努めています。

業務指示や報告に時間が割かれ、
進捗管理の負担も増大していた

―　Jooto導入前は、どんな課題があったのでしょうか？

導入前の課題は、主に2点ありました。

まずは、社内の情報共有・報告に関する課題です。当社では、法的に専門的な判断や書類作成は行政書士が行い、依頼者との連絡や郵便の発送などの業務はアシスタントスタッフが担います。行政書士1名とアシスタントがチームとなって情報共有をしながら、常時20件以上の案件を同時進行で進めているのですが、行政書士は依頼者との面談も多く、アシスタントの質問にオンタイムで答えたり報告を受けたりすることが難しいものです。Jooto導入以前は、行政書士の指示や確認待ちのために、アシスタントの仕事が進まないことが多くありました。また、行政書士は毎日始業時にかなりの時間を割いてアシスタントに業務指示を出し、かつ終業時には業務進捗について対面で報告を受ける必要がありました。

そして、進捗管理についても課題感がありました。当社は外国人の方の在留資格（ビザ）の申請を扱うので、期日の管理が非常に重要です。同時に数十件もの案件が進行する中、以前は案件進捗を管理するツールが無かったため、管理職には大きな負担がかかっていました。また、依頼者から問い合わせがあっても、担当者以外は進捗状況が分からないという状況でした。従業員数が少ないうちは大丈夫だったのですが、規模が大きくなるにつれて従来の管理方法に限界を感じ始めました。

―　数ある案件管理ツールのなかで、Jootoをお選びいただいたポイントについて教えてください。

Jooto導入前には、別の案件管理ツールをいくつも試しました。しかし当社は行政書士法人なので文系の従業員が多く、ツールを使いこなすための十分なITリテラシーが不足していると思われました。そのため結局は壁に付箋を貼って管理するという方法をとり、ITツールの導入はしばらく考えていなかったのです。

しかしJootoは、当社の従来の管理方法をパソコン上に落として、さらに詳細な情報を入力でき、業務日報としても活用できるという画期的なツールだと感じました。正直、Jooto以上に当社の管理体制に合うツールを見つけることはできないと考えており、今後他のツールに変えることはないだろうと思います。費用についてもリーズナブルで、価格以上の価値を感じています。

毎日の業務は1時間効率化
情報の一元管理で依頼者対応も迅速に

―　Jooto導入の効果について教えてください。

行政書士からアシスタントへの業務指示やタスク優先度の指示が容易となり、アシスタントの指示待ち状態がなくなりました。現在はアシスタント自身がJootoに業務進捗を記録し、チェックリストにタスクを設定。その業務内容を行政書士が確認して、必要な際には修正を行っています。また、アシスタントは始業時にJootoの「全てのタスク」の機能でその日の担当業務を把握することができるので、行政書士の業務指示を待たずとも、仕事を始められるようになりました。行政書士も業務管理が楽になり、管理職としての負担が軽減しました。

また、依頼者の情報や案件進捗の記録などをJootoで一元管理しているので、依頼者からの急な問い合わせに対して、たとえ担当者が不在であっても他のスタッフがJootoを確認して対応できるようになりました。

さらに始業時の業務指示や就業中の進捗確認、就業時の報告業務などの時間を短縮できたため、行政書士、アシスタントの毎日の業務時間を約1時間程度、効率化できています。案件進捗のための週1回の会議についても、担当者から管理職者が報告を受ける形ではなく、管理職者がJootoを見て気になった箇所を担当者に質問する形式に変更できました。会議時間は4分の1ほどになりました。

当社においてJootoは、「従業員の日報」「案件の処理記録」「依頼者情報の共有」など、非常に重要な役割を担っています。

―　Jooto導入にあたり、社員の皆さまはどのような反応でしたか？

Jooto導入はとてもスムーズに進みました。以前は事務所の壁全体に付箋を貼って案件の進捗管理を行なっていたのですが、Jootoのプロジェクトボードのデザインは付箋と似ており、直感的に操作できているのだと思います。

また当社では、「全ての情報をJootoに置いて帰る」というルールを決めています。以前はアシスタントが「あれも忘れないようにしないと」「このタスクを忘れていないかな」と終業間近にソワソワしてなかなか帰れないことや、逆に報告漏れによって行政書士が確認できずモヤモヤすることが多々ありました。現在は「全ての報告はJootoの中にある」状態にできているので、管理業務の漏れがなくなり、仕事とプライベートの切り替えができるようになりました。

タスク特性に応じて
柔軟にプロジェクトをカスタマイズ

―　Jootoで便利に思われた機能があれば教えてください。

一番は、チェックリストの保存機能ですね。行政書士が一つずつタスクを手入力しなくても、アシスタント自身が保存されたチェックリストの中から正しいものを選択できるので、日付を入力するだけでタスクとスケジュール設定が可能です。行政書士はそれを見て確認し、必要な修正を加えれば良いだけなので、管理がとても楽になりました。

プロジェクトを柔軟にカスタマイズできる点も気に入っています。当社では、新規の依頼者との契約手続きを行う「営業担当」、全体の案件の管理を行う「案件処理管理者」、依頼者との連絡や事務を担当する「補助者」と様々な役割があり、アシスタントごとに異なるタスクを持っています。タスクに応じた専用のカスタマイズができ、必要なチェックリストの保存もそれぞれにできるので、便利です。

次にラベル機能。依頼人名のラベルを作ることで、「全てのタスク」の中から同一案件のタスクを容易に見分けられて助かります。

そして、「全てのタスク」から自分のタスクがどれほどあるのか絞りこんで把握できる機能も良いと思います。その日の業務を始業時に簡単に確認でき、さらに終業時にその日の業務のやり残しを把握できます。行政書士が後から確認する際にも非常に便利です。期日をオーバーしたタスクの日付が赤く表示されたり、期日が近いものがオレンジに表示されたりという点にも助かっています。