予実管理機能も活用し、タスクの全体把握&優先順位の「見える化」を実現。仕事で迷う時間も減った

抱えていた課題

どのタスクにどれだけ時間を使う予定なのかがわかりにくい状況だった

グループウェアのタスク管理機能を活用していたが、専用ツールではないため管理がしにくかった

複数案件の同時進行で優先順位が見えず、何から手をつけたらよいか迷うことがあった

解決したこと

予実管理機能も活用し、タスクの全体感を把握。忙しさの理由が「見える化」されPDCAもスピーディーに

タスクの期日と担当者を一覧で確認可能になり、誰がいつまでに何をすべきなのかが明確になった

タスクの優先順位が見えたことで迷う時間が減り、生産性向上に繋がった

税理士法人猪股会計は、東京日本橋と埼玉草加にオフィスを置く会計事務所だ。日本全国業種もさまざまなクライアントニーズに応えている。中でもプロアスリートから多くの依頼を受け、彼らが本業に集中できるよう資産形成を含めお金周りのサポートを一括支援しているのは大きな特色の一つである。海外でプレイするメジャーリーガーには国際税務も提供している。

また猪股会計では、「予算実績管理」の導入を積極的に行っている。決算前後には「決算対策ミーティング」、「決算報告会」を実施して、「予算の決定」を行い、期中は「予算実績管理」で管理を行う。完全オリジナルサービスである一連の流れにより「PDCAサイクル」を回し、クライアントとともに理想の会社づくりを目指しているそうだ。

ITツールの導入にも積極的だ。まずは猪股会計自身が積極的に導入し、研究を行うことで顧客の業務管理効率化に挑んでいる。Jootoもその一つとして、現在東京オフィスで導入されている。代表 猪股 宏之(いのまた・ひろゆき)さんと石本 勝也(いしもと・かつや)さんにJootoの具体的な活用方法や導入後の変化などについてお話を伺った。

海外で活躍するプロアスリートを支える会計事務所

― 御社の特色について教えてください。

当事務所は、スタートアップから老舗企業まで業種を問わずさまざまなクライアントをご支援していますが、プロアスリートの方から多くご依頼を頂戴しているのは特色かと思います。

海外で活躍している方も多く国際税務への対応や、海外の会計事務所との連携など特殊な業務も発生しますので、経験値が求められる分野となります。当事務所ではそれら含め経理周りの業務を全てお引き受けし、本業だけに集中いただけるような環境づくりをサポートしています。

毎月のルーティン業務を漏れなく遂行。予実管理機能を活用し工数管理も

― Jootoを、どのようにお使いいただいていますか?

東京オフィスの8名が使っており、業務に必要不可欠なツールになっています。

会計事務所の仕事は月次のルーティン業務が多くあります。クライアント企業の月次や給与計算などですね。それに加えて年次の業務がかぶさってきます。確定申告や年末調整、クライアント企業の決算がこれにあたります。これら月次と年次のタスクが複雑に絡み合うので、毎月の業務を漏れなく遅延なく進めるため、Jootoを使ってタスク管理をしています。

Jootoの予実管理機能も活用し、タスクにかかる工数時間を管理しています。具体的には、予算の時間をJootoに入力し、実績はグループウェアでさらに細かく管理しています。実は、実装前にも、タスクの後にかっこ書きで予定工数時間を文字で記載していたくらい、以前より欲しいと思っていた機能でした。バージョンアップで予実管理機能が付いてから、早速活用させていただいています。

当事務所では、オフィスにもホワイトボードを至るところに設置し「見える化」しています。状況を理解し、課題を見つけ、ディスカッションしながら改善を繰り返す、というカルチャーをとても大切にしています。PDCAを可能な限りスピーディーに回し続けるためにはまず「見える化」が必要。Jootoはそのために重要なツールです。

プロジェクトボードの運用イメージ1
猪股様のお話をもとにJootoにてダミーボードを作成。かかる工数の予定と実績を記入し管理している。

皆に、長く使って欲しいという想いからシンプルな国産ツールを採用

― Jooto導入の経緯を教えてください。

当初は海外製のタスク管理ツールを使っていたのですが、会計事務所向けグループウェアを導入することになったため、その中のタスク管理機能を使い始めました。しかし、タスクの把握がうまくできず、管理しづらい状況に。やはり専用ツールが必要だということになり、新たなツールを探し始めました。

Jooto導入の決め手となったのは、複数検討した中で最もシンプルな画面で使いやすく、コストも抑えてスタートできるという点です。「メンバーみんなに、便利に使ってほしい」という想いがあったので、直感的に使いこなせることは重要でした。また、安心して長く使える国産ツールであったこともポイントでした。

― 便利だなと思うJootoの機能やいいと思うポイントは?

タスクのチェックリスト上で期日と担当者を一覧で確認できるのは便利です。1つの案件に対して複数の担当者がいるのですが、アイコンも設定しており、ぱっと見で誰がいつまでに何をすべきなのかがわかっていいですね。

履歴を残し、後で見返せるようにタスクのコメント欄も活用できていると思います。諸連絡やちょっとした依頼はチャットツールで、案件に紐づくものはJootoのコメント欄でと、コミュニケーションの場を使い分けています。

また、オリジナルのラベルも使って管理しています。たとえば月次のルーティンでも案件ごとに締め切り日が異なるため、ラベルに「15日」など日付を設定しておき、プロジェクトボードを見てすぐに把握できるようにしています。その他隔月以上のスパンで締め切りが来るものは「12月」のように月を設定するなど、クライアント業務において絶対に漏れなく行えるような工夫をしています。ルーティンで行う業務が多い会計事務所ならではの管理方法かもしれませんね。

プロジェクトボードの運用イメージ
猪股様のお話をもとにJootoにてダミーボードを作成。オリジナルのラベルを作成し、締め切り日や締め月の異なる案件を管理している。

ポジティブインフルエンサー集団へ。Jootoの活用でチームをレベルアップ

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

マネジメント視点としては、全体のタスク把握が可能になったことが大きいです。何にどれだけ時間を使ったのかをわかった上で仕事をするのと、わからないまま仕事をするのでは生産性も全然違います。わかっていれば、改善もしやすい。

また、全体のタスクが把握できるようになると、優先順位が見えてきて、迷っている時間がなくなりました。複数の案件を同時に行う必要があるので、何から手をつけたらよいのかわからなかったり、色々手を伸ばすうちに時間だけすぎてしまったり…なんてこともありましたが、Jootoで管理するようになってから、こうした時間が減っていると感じています。

タスクのコントロールは、仕事力に深く関わっていると思います。タスク管理の方法は従業員個人に任せすぎず、事務所としてノウハウを言語化していくことでチーム全体のレベルアップを行いたい。Jootoから得られるデータを深掘りして分析すれば、どんどん良い方法が見つかるのではないかと思います。

― 今後の展望についてお聞かせください。

当事務所の強みを活かしたブルーオーシャンで戦えるのが理想です。プロアスリートの方など海外で活躍するクライアントも多いため、海外オフィスを構えて、よりサポートを厚くしていきたいと思います。

また、メンバーには楽しく仕事をしてほしい。業務に1日8時間も使うのだから、単純にお金を稼ぐ手段ではなく自己実現の一つとして楽しんでほしいですね。

皆には「ポジティブインフルエンサーであろう」と話しています。メンバー自身がポジティブだからこそクライアントにも質の高い仕事を提供できる、周りにポジティブな影響を与えられる集団になれるものだと思います。

そのためにJootoを最大限に活かしたい。正直まだ、本来の3割程度しか使いこなせていないと思っていますので、使い方も磨いていきたいと思います。

社名 税理士法人猪股会計
従業員数 約20名(2023年1月現在)
事業内容 税務・会計顧問サービス
URL http://www.inomata-kaikei.co.jp/

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