Jootoでタスクの進捗管理をすることでミーティングでの進捗確認の時間が半分に

抱えていた課題

商品数の増加により管理シートが見づらくなり作業効率が低下していた。

期限設定を細かくできず、社内の納期に遅れるミスが発生していた。

タスクの進捗状況やToDoの確認だけでミーティングが終わってしまっていた。

解決したこと

タスクの状況がひと目でわかり、役割分担の最適化がしやすくなった。

チェックリストを活用し、社内の納期に遅れるミスが減った。

ミーティングでの進捗確認の時間が半分になり、ディスカッションなどに時間を割けるようになった。

「株式会社ヒダカラ」は、岐阜県飛騨市で小売販売や企画・デザインなどを行う会社だ。主な事業に、ネット通販「ヒダカラ商店」の運営や、飛騨市・高山市・白川村のふるさと納税事業の運営委託がある。2020年には、白川村で一度閉店した豆富店を事業承継。白川の伝統食材「石豆富」の製造・販売を担っている。

ネット通販やふるさと納税のHPに商品を掲載するまでの進捗管理をGoogleスプレッドシートで行っていた同社。しかし、担当者や納期の管理面などにおいて課題を感じ、Jootoの導入に至ったのだという。

同社では、社員19人(2022年4月現在)全員が、タスクの進捗管理のためにJootoを活用しているとのこと。同社共同代表の舩坂香菜子(ふなさか・かなこ)さんにお話を伺い、Jooto導入のきっかけや導入後の変化、今後の展望などを聞いた。

“飛騨から溢れるタカラモノ”を全国に届ける「ヒダカラ」

ヒダカラのオフィス

― 御社の事業内容について教えてください。

飛騨地域を中心に、ネット通販やコンサルティング、デザインを軸に事業を展開しています。飛騨は、豊かな自然や食、活き活きと暮らす人など多くの魅力で溢れています。私たちは、その魅力を「飛騨から溢れるタカラモノ」と表現し、さまざまなプロジェクトを通じて発信しています。

― どのような形で発信しているのでしょうか?

ネット通販サイト「ヒダカラ商店」の運営や、飛騨地域(飛騨市・高山市・白川村)のふるさと納税のお手伝いなどです。「ヒダカラ商店」では、飛騨ジビエや飛騨産のお米、飛騨宮川の鮎などを取り扱っています。飛騨の「おいしい」を詰め込んだセットも販売しています。

― 豆富の製造・販売も行っているのですよね?

はい。世界遺産「白川郷」で知られる白川村に、伝統食材「石豆富」を作る豆富店があります。新型コロナウイルスの影響と担い手の高齢化から一時閉店となっていたのですが、弊社が事業承継しました。

本来は便利に使える機能が作業におけるリスクの要因に

― Jootoの導入背景について教えてください。

ネット通販やふるさと納税のホームページに商品を掲載するには、営業担当やディレクター、デザイナー、登録担当など複数のメンバーが携わります。Jootoを導入するまでは、Googleスプレッドシートでスケジュール管理をしていました。しかし、複数人が同時に業務を進めるうえで課題がありました。

また、期限設定も細かくできていなかったことから、社内の納期に間に合わないといったトラブルも起きていました。 このため、リアルタイムな進捗管理や担当者の把握、納期の設定を同時にできて、UI(ユーザーインターフェース)の良いツールを探そうと考えました。

― 「複数人が同時に業務を進めるうえで課題があった」とのことですが、具体的にどういうことでしょうか?

Googleスプレッドシートでは、タスクが完了した日付を入力する、進捗状況のステータスをプルダウンで選択するなどの形で作業開始から完了までを管理していました。メンバーが意図しないところで情報が上書きされてしまうリスクがありましたし、商品数が数百から千位にまで増えてくると、どうしてもシートが見にくくなり、作業効率が悪くなってしまっていました。スプレッドシートには便利な機能が多くあります。ですが、私たちが求める「リアルタイムな進捗管理」には、別ツールを導入した方が良いとの判断になりました。

求めていた「リアルタイムな進捗管理」をJootoで実現

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

Jooto導入前に自身がイメージしていた通りに、商品の掲載までの進捗状況の把握と整理ができるようになりました。Jootoでタスクを一覧化できるので、「どのステータスの商品がどれくらいあるのか」「どの工程が作業遅延の原因になっているか」がひと目で分かります。タスクの状況がひと目で分かるようになったことで、社内でどのリソースが不足していて、どのリソースが余分にあるかを把握できるため、役割分担の最適化もしやすくなりました。また、チェックリストを活用し、詳細な期間設定ができるようになったことで、社内の納期に間に合わないといったトラブルも減ったと感じています。

また、ミーティングの効率も上がりました。Jootoの導入前は、タスクの進捗状況やToDoの確認だけでミーティングが終わってしまうこともありました。現在は、タスクやToDoの確認や相談は、Jooto上でほぼ完結します。このため、ミーティングでの確認事項は導入前の半分以下になり、ブレストやディスカッションに時間を割けるようになりました。

― Jooto導入時、メンバーの方たちはどのような反応でしたか?

最初は使い方に戸惑うメンバーもいましたが、マネジメント側自らがボードを作成して更新を意識づけていくことで、徐々に活用できるようになりました。導入当初は商品を掲載するまでの進捗管理をメインに使用していましたが、今では社内のほぼすべてのミーティングやプロジェクトで活用しています。

タスク管理に必要な機能のみを使えるシンプルさが決め手

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

日本製のツールである点と、UIとUX(ユーザーエクスペリエンス)が良いと感じた点です。実際に利用を始めて1年ほど経ちますが、今まで不自由に感じたことはありませんし、使い方で迷うこともありませんでした。また、価格がリーズナブルなのもうれしいポイントです。メンバーが増えても迷わず追加できるので助かります。

― Jootoで便利だと思う機能について教えてください。

まず、タスクの中にチェックリストが作成できること。次に、担当者や進捗状況を示すタグを複数、設定できること。そして、特に便利だと思うのが、ユーザーの追加をほぼ即時でできることです。Jootoの場合、追加したい人のメールアドレスを登録するだけでユーザーを追加できます。特に難しい操作をすることなくユーザーを追加できる点は、弊社のように人員の増加を見込む過渡期の組織にとってはありがたい機能です。

― 今後の展望についてお聞かせください。

今後も新たなプロジェクトに挑戦していきます。結果を出すには、過去の進め方の良い部分を残してプロジェクトを進化させる必要があります。プロジェクトの進化のためにも、進行のお手本となるようなボードづくりをして、何パターンかプロジェクト進行管理の型を作りたいと考えています。その積み重ねを、会社の財産にしていきたいです。

弊社は、飛騨地域に数少ないWebマーケティングを基盤とした会社です。Webマーケティングのスキルを事業に活かし、「スピード」と「クオリティ」を両立しながら、飛騨地域を盛り上げていきたいです。

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