コミュニケーションの集約で職員の心理的不安が解消
業務の滞りや負荷の偏りもなくなった

社会保険労務士法人ハーネスは、大阪府大阪市にオフィスを構え、企業の最重要課題の一つである「人材の採用・定着・活性化」をサポートする社会保険労務士法人だ。法律面だけでなく、シニア産業カウンセラーや公認心理師による感情を大事にしたアプローチで、顧客企業の職場トラブルの解決や従業員のモチベーション向上に貢献している。

同社では円滑な業務推進やコミュニケーション強化のためにJootoを導入した。導入のきっかけや導入後の効果について同社代表社員 沼田　博子（ぬまた・ひろこ）さんに、詳しくお話を聞いた。

法律と感情の両面で「人を強くする」
サポートを行う社会保険労務士法人

―　社会保険労務士法人ハーネスについて教えてください。

社会保険労務士法人である当社は、企業経営における「人、物、カネ」の３要素のうち、「人」に関する専門家として人材の採用・定着・活性化に繋がる支援を行なっています。企業を強くするためには、まず「人を強くする」ことが必要です。

当社では法律面での課題解決と併せて、シニア産業カウンセラーや公認心理師による感情に寄り添ったアプローチを大事にしています。従業員へのキャリア・コンサルティングやメンタルヘルス・カウンセリングもご好評いただいています。

迅速な情報共有ができず業務遅延が発生。
心理的不安も招いていた

―　Jooto導入前は、どんな課題があったのでしょうか？

私自身の外出が多いため、以前は職員に対してすぐに十分な指示を行うことが難しく、業務を円滑に進めにくい状況でした。書類の不備や不足がある際には、私の帰社まで職員が待ってしまうなど業務の滞りが発生し、期日に間に合わないこともありました。

職員同士での引き継ぎも課題でした。リアルタイムでの情報共有ができず、コミュニケーション不足によるミスが発生。職員の心理的不安が大きくなり、生産性が低下していました。また誰がどんな業務をどれほど担当しているのかが見えず、一部の職員に業務負荷が偏ることもありました。

情報の一元管理で業務が円滑化
職員の不安や業務負荷の偏りも解消された

―　Jooto導入の効果について教えてください。

Jootoで情報を一括管理することで業務推進が円滑になり、職員は安心して業務に専念できるようになりました。

まず導入後は、外出先からJootoを確認してすぐにコメントを返せているので、業務の滞りが改善されました。都度の相談がある場合も、コメント機能を活用し、職員の不安をすぐに解消できています。

案件の完了報告ボードが私のところに来た際には、「完了報告」のリストに完了したタスクが上がってくると、必ず「ありがとうございました」とコメントすることにしています。互いの報連相がしっかりできるようになり、コミュニケーション強化につながりました。今まで、新しいシステムの導入に戸惑いがちな職員も「Jootoだけは入れてもらってよかった！」と喜んでくれました。

また業務担当者や進捗状況を一目で把握できるので、課題だった職員間の業務負荷の偏りがなくなりました。

―　Jootoで便利に思われた機能があれば教えてください。

タスクにメンションをつけ、特に急ぎの場合は「至急」と目立たせることができるので、タスクの優先順位がはっきりしました。ファイルも添付でき、職員が業務に取り掛かりやすくなりました。

またチャットツールやメールでは、時間が経つと情報が流れてしまうので探すのに手間がかかります。Jootoでは案件毎や担当毎にボードを設定できるので、どこにどんな情報があるかをすぐに見つけられる点が、業務効率化に役立っていると思います。

直感的な操作性や顧客先にも提案しやすい
リーズナブルな課金体系が魅力

―　数あるタスク管理ツールのなかで、Jootoをお選びいただいたポイントについて教えてください。

ITリテラシーの高くない職員でも直感的に操作できるタスク管理ツールを探していました。

Jootoはカラフルなボードで担当者毎の設定が可能なことと、案件の進捗状況が一目でわかる点が気に入りました。予算的にリーズナブルで、顧問先との共有を提案しやすい課金体系だったこともポイントです。さらにセキュリティ面でも安心して利用できることはありがたいですね。

―　今後どのようにJootoを活用していきたいとお考えでしょうか？

Jootoの機能を使えば、企業と個人の成長に効果的な評価制度を運用できるのではないかと思います。

知識やノウハウ、経験などのナレッジマネジメントにJootoを活用し、日常のタスク管理につなげる「タスク活用育成型評価制度」に、今後は力を入れたいですね。

評価と日常のタスクは、密接に連携する必要があると考えているのですが、Jootoで情報を一元化すれば、誰が・いつ・何を・どれくらいやっていたか簡単に振り返ることができ、評価にきちんと反映することができると思います。多くのツールを導入しにくい中小企業に、Jootoは特におすすめだと思います。