Hana税理士法人/株式会社 H Smart

カンバン方式とガントチャートを使い分け、
長期タスクと優先タスクを把握可能に
新入社員の研修時間も短縮

抱えていた課題

社員数が増えるにつれ、メンバーの抱えているタスクとクライアント案件の進捗把握をしきれなくなった

チャットツール上では、必要な情報を都度遡って確認する必要があるなど、コミュニケーションコストがかかっていた

解決したこと

誰が何をどこまで進めているのかが明らかになり、長期で取り組むタスクと、優先度をあげるべきタスクのいずれも管理できるようになった

Jootoに情報が集約されたことで、シンプルなコミュニケーションで済むようになった

入社前手続きがスムーズに、また新入社員の研修時間が短縮されるなど採用管理業務が効率化した

Hana税理士法人は、「関わる人すべてを笑顔に」というミッションを掲げる税理士法人だ。今までにないこれからの会計事務所を目指し、スタートアップ・ベンチャー企業を中心に、会計・税務を中心とした様々なサービスを展開している。2022年8月にはHanaGroupとして株式会社HSmartを設立し、「会計事務所」の垣根を超え、クラウドツールを駆使し、効率的なバックオフィス業務支援、さらにはIPOコンサルティングなど、企業ごとのステージに応じたサービスを行っている。

同社では業務管理とクライアント案件の進捗把握のため、Jootoを導入した。導入の目的や導入後の変化についてコーポレートユニット マネージャー松山 美香(まつやま・みか)さんと、HSmart Bizユニット門脇 裕子(かどわき・ゆうこ)さんに、詳しくお話を聞いた。

「関わる人すべてを笑顔に」
スタートアップ・ベンチャー支援に強みを持つ税理士法人

Hana税理士法人/株式会社H Smart

― HanaGroup(Hana税理士法人/(株)HSmart)について教えてください。

私たちは、スタートアップ・ベンチャー支援に強みを持つ税理士法人です。具体的には、通常行う会計・税務顧問だけではなく、成長ステージにいる企業のバックオフィスまわりを、クラウド会計ツールの導入支援や、クラウドツールを効率よく活用するためのフロー作り、書類の共有方法、証憑の保管方法、ファイリング方法など、多岐にわたってクライアント様に合わせたバックオフィス業務支援を行っております。

私たちは「関わる人すべてを笑顔に」をミッションに掲げております。 これは、ただでさえ難しく責任のある、専門的な仕事の会計業界の方々に、「笑顔で、活き活きと働いてほしい。」という願いから、それを実現するためのメンバー育成をはじめ、具体的な業務における仕組みづくりや様々なツールを用いた業務効率化を行い、お客さまだけでなく我々HanaGroupメンバー全員も笑顔で働き続けていくこと、関わる人すべてを笑顔にしていくことを日々目指しています。

メンバーの抱えるタスクと
クライアント案件の進捗把握が困難になり
危機感を覚えた

Hana税理士法人/株式会社H Smart

― Jooto導入前は、どんな課題があったのでしょうか?また導入の経緯について教えてください。

松山:以前は代表の古郡とバックオフィスを担う私の2名体制であったため、「あうんの呼吸」で業務把握ができていたのですが、社員数が増えるに従い、メンバーの抱えているタスクとクライアント案件の進捗把握が難しくなってきました。「誰が何の業務にどれくらいの負荷を抱えているのかわからない」という状況に危機感を覚え、何かツールを導入し改善しなくては、と考えました。

タスク管理ツールと呼ばれるものを一通り試してみたところ、Jootoはガントチャートを標準機能として使うことができ、色使いや見た目のデザインも使いやすいなと感じたので導入を決めました。

― Jootoで便利に思われた機能があれば教えてください。

松山:まずはガントチャート。タスクが多くなってもカラフルで見やすく、感動しました。期限を設定できる点や、誰にどれくらいの負荷がかかっているかが一目瞭然になる点は特に気に入っています。

また、チェックリストも便利です。タスクの実行に伴う必要なステップをチェックリストに記入することで、複雑な業務の整理をしながら取り組むことができ、とても助かっています。

カンバン方式とガントチャートの
表示を切り替えることで
長期タスクと優先タスクが明らかになった

― Jooto導入の効果について教えてください。

松山:長期的に取り組むタスクと、優先して対応すべきタスクのどちらも管理することができるようになりました。Jootoでは、カンバン方式とガントチャートを切り替えることができるので、一度に全員のタスクが把握しやすいです。

カンバン方式はプロジェクトの全体感が見やすいので、タスクを完了した時などに表示しています。完了の有無など、全体を俯瞰したい時はやはりカンバン方式が便利ですね。未完了タスクが明らかになり、優先タスクの把握に役立ちます。一方ガントチャートは、案件1件ごとの進捗や納期を確認するために使っています。

また、チームで進めるタスクについてもメンバーを招待することで、チーム内連携が進みました。

入社前手続きにJootoを活用。
新入社員が一人前になるスピードも早くなった

― Jootoの効果を具体的に感じられたシーンがあれば教えてください。

門脇:Jootoは案件管理やチームメンバー各々の業務管理など、すべての業務で使っていますが、採用管理や新入社員の研修でも活躍しています。実はメンバーには入社前のタイミングからJootoを使ってもらっています。

具体的には、入社前に提出が必要な資料や情報のチェックリストを作成し、提出が完了したら新入社員にチェックを入れてもらった上で、メンションをつけて「終わりました」とコメントをするように依頼しています。入社当日には入社時の手続きが全て完了していた、ということもありました。

また入社後の研修として新入社員に出している研修課題ワークの内容をJootoのタスクカードに記載し、共有しています。入社前に目にすることができるので、研修に向けた勉強や準備を事前に進めてもらうことができます。ある新入社員の方からは、予定より2〜3週間ほど前倒しで「完了しました」と報告がありました。

入社手続きや入社後の研修はJootoでかなり楽になりましたし、新入社員が一人前になるスピードも、Jootoのおかげで早くなったのではと思います。

採用関連については、代表の古郡にもすべて情報を共有しています。Jooto導入前までは、チャットツール上でのやりとりがメインだったので、スレッドはごちゃごちゃしてしまいがちでした。その中でいちいち遡って情報を探しにいく必要があるなど、手間と時間がかかっていました。今は、チャットツール上でもJootoのタスクURLを共有し、「この人の情報を見ておいてください」というコミュニケーションで済むので、かなりスムーズになりました。採用管理にも使えているのは、シンプルでカスタマイズがしやすいJootoの魅力だと思います。

Hana税理士法人/株式会社 H Smart
社名 Hana税理士法人/株式会社 H Smart
従業員数 13名(2024年2月末現在)
事業内容 会計・税務顧問、バックオフィスサポート(HSmart Biz)、IPOコンサルティング 等
URL https://www.hanagroup.co.jp/

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