『Jootoを見れば大丈夫』という安心感。
不必要な確認作業をなくし円滑な案件進行を実現。

抱えていた課題

案件の進捗確認や必要事項の伝達等、チーム内の情報共有が上手くいっていなかった。

確認作業に都度時間がかかり、円滑に案件を進められなかった。

解決したこと

Jootoに情報を集約して案件を進めることで、リアルタイムに必要情報を共有することが可能になった。

不必要な確認作業をなくし、案件を円滑に進められるようになった。

大阪府箕面市を拠点とする造園会社の株式会社ガーデンラボ。 京阪神地域をメインに、造園工事やエクステリア※工事、植栽管理が主な事業内容だ。 「すべてのお客様によりよいお庭を提供したい」という想いで、クライアントに寄り添いながら良質な庭造りに努めている。

同社では、案件管理において必要事項の確認に多くの時間を割いていた。 結果、プロジェクトが円滑に進めづらい状況であった。

この様な状況を改善するために同社が導入したのがJootoだ。 今回は、同社造園部設計チームマネージャーの坂本夕子(さかもと・ゆうこ)さんに、同社におけるJootoの利用方法や導入前後の状況、今後の展望についてお話を伺った。
※門扉や塀などの玄関周り、車庫スペースなど住宅周りにある建築物のこと

「造園」とは、庭や住宅周りの空間を
デザインすること

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社では、主に造園工事を行っています。 「造園」とは、庭や住宅周りの空間を設計・施工することです。住宅の外壁や床、屋根、玄関を造るのは「建築」ですが、造園工事では庭や門扉、フェンス、駐車スペース、玄関周りなど住宅回りにあるもの全てを造ります。

弊社が造園を担う建物は、主に戸建て住宅と集合住宅です。 商業施設の設計・施工を行うこともあります。クライアントからの紹介や過去にお付き合いした会社からの依頼など、ご縁を繋いでいただくケースが多いですね。

― 貴社における坂本様の役割についてお聞かせください。

造園部に所属しています。
弊社には、「造園部」「管理部」「総務部」の3つの部署がありまして、 新規に庭を造るのが造園部、既に植えた植栽の管理・世話をするのが管理部、経理や庶務など事務作業を行うのが総務部です。

私が所属する造園部は7名です。
設計チームと施工管理チームに分かれており、私は設計チームでマネージャーを担っています。

― 造園部は、具体的にどのような業務を行う部署なのでしょうか?

設計チームは3名、いわゆる「ガーデンデザイナー」です。

何の木を植えるか、どのようなタイルを使うかなど、クライアントが望む庭空間を造るための設計案を考えます。クライアントへの見積もりや資材手配の一部も設計チームが担っています。

「設計」と聞くと社内で黙々とデザインをするイメージがあるかもしれませんが、現場へ足を運ぶ機会も多いです。敷地の寸法や勾配角度、完成イメージなど設計チームにしか分からない部分は、私たちが直接出向いて、職人へ指示を出しますし、クライアントと現地で打ち合わせることもたくさんあります。

施工管理チームは、主に資材の手配と工程の管理を担う現場監督です。

リアルタイムに情報共有ができず
案件が円滑に進めづらかった

― Jootoを導入した背景についてお聞かせください。

リアルタイムに情報を共有できておらず、案件が円滑に進めづらい課題があったからです。

例えば案件の進捗管理です。 もともとはExcelで案件の進捗管理を行っていたのですが、情報が更新されていない、これまでの履歴が残らない等により、案件の最新の情報が把握しづらい状況にありました。

これにより必要情報が不足し、明日の作業に必要な資材がいつどこに届くのか、こちら側が受け取りにいく必要があるか、そもそも作業開始までに間に合うのかといった細かな状況が把握できず、再確認に手間がかかり、案件の進捗へ影響を与えかねない状況が多々ありました。

また、データの共有方法にも課題を感じていました。 これまではクラウドストレージにファイルを保存していたんですね。

しかし、現場で作業を行う施工チームのメンバーはPCが常に目の前にあるわけではないので、スマートフォンから確認しても、「見づらい」「見られない」の問題があり、情報をリアルタイムで共有できない問題もありました。

一つの案件でも設計から施工、そして大量の関連資材の発注手配まで細かなタスクが多岐に渡り、また関係者も多いためコミュニケーションが非常に大切になってくる仕事です。 リアルタイムに最新の情報が共有できていないことによって、案件が円滑に進めづらい問題を抱えていました。

この様な背景があり、設計チームと施工管理チーム両方で情報を一括管理・共有できるクラウド型プラットフォームが必要だと考えていました。

導入の決め手は圧倒的な使いやすさと
リーズナブルな料金

― 何が決め手となり、Jootoを選んだのですか?

実は、Jooto導入の前に別のタスク・プロジェクト管理ツールを試していました。

機能は豊富でしたが、使いこなすにはITリテラシーが高くないと厳しい印象でして、 弊社のメンバーはITに関して基礎的な知識はあったものの、そのツールを完全に使いこなすにはハードルが高いと感じました。

また、案件の進捗状況がひと目で分かるように、ガントチャートを活用したいと考えていましたが、ガントチャートの機能を全て利用するには追加の費用がかかります。 予算を考えると採算が合わないと判断し、導入を見送りました。

「他に何かツールはないか」と探していたときに見つけたのが、Jootoです。

ITリテラシーがそこまで高くなくても、感覚的に操作できるところがよかったです。

ツールを導入しても運用されなければ意味がないので、ここの使いやすさは重要でした。

また、費用がリーズナブルなのもよかったですね。

シンプルな課金体系で、ユーザー登録すればガントチャート含めてすべての機能が利用できます。

― Jootoの利用状況についてお聞かせください。

案件の作業のフェーズごとにリストを色分けして作成して、そのリスト内にカードを作成してタスク管理しながら使っています。

Jootoのプロジェクトボード
Jootoのプロジェクトボード

もう少し説明しますと、まず新規案件の依頼が来たら、「新規案件」のリストにカードを作ります。一案件につき、ひとつのカードで管理します。その後は現場調査、見積もり、施工準備、施工中、工事完了、キャンセルなど作業が進むと同時にカードを該当のリストへ移動します。

Jootoのタスクカード
Jootoのカード(案件)の中身

次に、カードの使い方です。コメントのところには連絡事項や引き継ぎ、クライアントの要望などを書き込みます。日付には、本体工事の期日のみを入れることを徹底し、打ち合わせや見積もり期日などはタスクリストに入力するように周知させています。

また、必要な資料やデータ、期日や進捗はすべてJootoに集約させて、 『Jootoを見ればすべてわかる状態』を構築しています。

― Jootoを導入するに向けて何をしましたか?

社内向けにマニュアルを作りましたね。

いきなり『これ使ってください!』だと言われた側も混乱すると思いますので、 導入の目的と同時に、どこに何をどのようにして書き込むのか等、初めに細かくルールを決めて使い方マニュアルを作成して展開しました。

はじめにマニュアルを作って展開したこともあり、比較的運用はスムーズにいっていますし、いまではより運用しやすくするための工夫も出てきており、運用方法をアップデートしながら進められています。

『Jootoを見れば大丈夫』という安心感と
コミュニケーションの質的改善による案件進行の円滑化

― Jootoを導入する前と現在で変わったことはありますか。

リアルタイムに必要情報を共有しながら関係者と仕事を進められるので、以前に比べて案件が非常に円滑に進めやすくなりましたね。

『Jootoを見ればすべてわかる状態』を構築したので、 現場でも社内でも場所を問わずに案件やタスクの細かな進捗や必要な情報を関係者が取得できますし、なにより安心感が生まれました。

特に現場に出ていてもJootoのアプリへアクセスして簡単に確認できるのがいいですね。

― コミュニケーションの改善も進みましたか?

そうですね、チーム内でのコミュニケーションの質も良くなったと思っています。

例えば造園部では月1回会議を行っているのですが、これまでは前半の約30分は各々が担当する案件の進捗や状況の報告・確認に時間を費やしていました。

現在は気になった案件やタスクがあれば、都度Jootoを見れば何がどうなっているのか把握できるので、会議でステータスの確認や共有のみの時間が削減できました。

これにより会議では重要な内容の議論に時間を割くことができますし、 普段の仕事でも必要な情報はリアルタイムに共有できるので、コミュニケーションもスムーズになりました。

― Jootoの良いところは何だとお考えですか?

近年のWebサービスは外国の方が利用するのを前提に作られているものが増えてきた印象です。だからこそ、日本語でサポートしてもらえるだけでなく、日本人の感覚で作られている点に安心感を感じます。

Jootoでは、ガントチャートやラベル、リストなど色を細かく設定できるところもポイントが高いですね。インターフェイスを整えたいと思った時に、少しずつ色を変えられるのはうれしいです。Jootoを作ったデザイナーのこだわりなんだろうなと思います。

― Jootoのサポートについてどのような印象をお持ちですか。

気さくにこちらの話を聞いてくれる印象です。真摯に対応してくれると同時に、必要とあらばマニュアルやPDFの資料など情報を惜しまず提供してくれます。いつも助けてもらっています。

ナレッジ共有の強化で新しい造園を目指す

― 今後の展望についてお聞かせください。

坂本様

造園部をはじめ、会社全体が他の造園業ではできない新しいことをやっていきたいと考えています。新しい素材や資材を取り入れ、新しいやり方を開発し、新しいデザインを提案していきたいですね。

最近では、Jootoの導入も含めて社内で新しいやり方を取り入れてみようとの動きも活発になってきました。 今後、新しい技術や材料、資材が続々と開発されていくだろうと思います。 私たちは、そういった次世代の技術や素材に関する知識を蓄積していかなくてはなりません。

今後、弊社としては、私たちがこれまで培ってきた情報や知識、ノウハウ、経験などの知的資産を共有し、仕事につなげる「ナレッジマネジメント」に力を入れたいと考えています。

ナレッジマネジメントを円滑に行うために、Jootoを活用していきたいですね。 Jootoで多くの情報を共有し、社内全員に分かりやすく効率的に展開できたら良いなと思います。

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