会議時間が短縮し生産性が向上！
エクセルからJootoに切り替えたことで
ガントチャートの作成・管理も簡単に

フリービット株式会社は、東京証券取引所プライム市場に上場し、インターネットサービスにおけるインフラからコンサルティング、ソリューションなどを提供する企業だ。さまざまなグループ会社を擁し、フリービットグループとして「5Gインフラ支援事業」「5G生活様式支援事業」「企業・クリエイター 5G DX支援事業」の3軸で事業を展開している。

同社では、各業務の効率化や属人化解消を目的としたプロジェクトの管理のためにJootoを導入した。導入前の課題感や導入後の効果について、同社B2B BPO部　萩原洋子（はぎわら・ようこ）さんに、詳しくお話を聞いた。

技術力を強みとし、
インターネットサービスにおける
さまざまな原動力（エンジン）を提供

―　フリービット株式会社について教えてください。

フリービット株式会社は、「Being The NET Frontier！（Internetをひろげ、社会に貢献する）」という企業理念を掲げ、インターネットに関わるコアテクノロジーの開発、 大規模システムの運用といった技術力の蓄積を強みとし、主に法人向け、個人向けにインターネット関連サービスを提供しています。中でも主要な事業は、固定回線網によるインターネット接続関連事業、モバイル通信網による高速モバイル通信事業、アドテクノロジーを活用したインターネット広告関連事業、ハイブリッドクラウドを中心としたクラウド関連事業となっています。

同時更新やファイル容量、更新履歴の共有
といった点で課題を感じていた

―　Jooto導入前は、どんな課題があったのでしょうか？また、Jooto導入を決めたきっかけについて教えてください。

以前は、チームメンバー各自が担当するプロジェクト管理にエクセルを使用していましたが、運用面での難点を感じていました。

たとえばエクセルでは複数人が同時に更新できないので、「更新します」と宣言して1人ずつ作業するルールが必要でした。また、プロジェクトが増えるとファイルの容量が増大し、動作が遅くなるという問題も。さらに更新履歴を残すために別のツールを併用しており、これも手間を増やしていました。

こうした状況を上司に相談したところ、他部署で使用されていたJootoを勧められ、効率改善のために導入を決めました。

エクセル作業はゼロに
進捗状況が一覧化されて会議の進め方が
スムーズに、時間も短縮された

―　Jooto導入の効果について教えてください。

エクセルでは、新規プロジェクトはもちろんガントチャートの更新にもセル追加や関数の再設定が必要で、作業の抜け漏れ確認にも労力がかかっていましたが、そうした作業がゼロになりました。この導入メリットは、大きかったと思います。

また、会議の場でもJootoの画面を共有しながらタスクの進捗確認を行うことで、時間が短縮。生産性のある会議となりました。以前は1件1件、「進捗ありますか？」と確認していたため、その分会議時間が長引いていました。でもJootoでは、進捗があるタスクをぱっと見で確認できるので進め方がスムーズになり、具体的な相談や重要な話し合いに時間を使えるようになりました。

―　Jooto導入の際、他の社員の皆さまはどのような反応でしたか？

基本操作については使用経験のある上司が口頭で説明し、細かい操作はJootoの営業担当の方に共有いただいたマニュアルをメンバーに展開しています。シンプルで使いやすい画面ということもあり、特に問題なく導入が進み、現在も運用できています。

同時更新ができないなど、エクセルでの管理はメンバーにとっても課題だったので、Jooto導入はプラスに捉えてくれていると思います。

タスク内のコメント機能でメモを作成
全体感やタスク期限の把握は
ガントチャートも活用

―　具体的に、どのように活用していますか？

新規プロジェクトが立ち上がったらタスクを作成し、カンバン方式で一覧化しています。「保留」「進行中」「完了」といったステータスの更新がある時は、画面右にタスクを移動することで管理しています。

細かい進捗については、タスク内のチェックリストを活用しています。コメント機能も使い、備忘録としてのメモを記入したり、プロジェクトが遅延している場合はその理由を書いたりと、履歴を残して共有しています。

プロジェクト全体の進み具合やプロジェクトごとの期限を把握するには、ガントチャートが便利です。従来、エクセルで手間をかけて作っていたガントチャートが、Jootoでは画面表示を切り替えるだけで可視化されるので、活用しています。

―　今後どのようにJootoを活用していきたいとお考えでしょうか？

弊社では日々新しいサービスの販売や既存サービスのアップデートなど、様々なプロジェクトが同時に進んでおります。その中で、Jootoは効率的に各プロジェクトの進捗管理が出来ます。

また日々のタスク管理にも活用し、より能動的に効率化を目指すべく今後Jootoを活用していきたいと考えております。