Jootoでタスク全体を全員で把握、会議や業務の質が各段に向上

抱えていた課題

営業担当と制作担当の間で業務に対する認識に食い違いが生じていた。

他社との共同事業を進めるうえでのタスク管理が上手くできていなかった。

制作物のクオリティが上がらない、納期延期などのトラブルに見舞われた。

解決したこと

円滑なコミュニケーションが実現し、効率よく業務を進められるようになった。

各プロジェクトにおいて誰がどのように関わっているかが明確になった。

納期や制作の遅延が発生している箇所を発見しやすくなった。

「株式会社DIANT」は、茨城県古河市に本部を構えるデザインファームだ。同社では、各種デザインや印刷物作成、ホームページ制作などを通じて企業のブランディングを支えている。さらに、アクセサリーや食品販売、アプリ開発、コンテンツマーケティングなど「デザイン」の枠を越えた事業を展開している。

同社では幅広い事業を展開しているため、多岐にわたる内容の業務を遂行する必要がある。外部とのやり取りも多く、迅速な対応を求められる場面も頻繁にあるが、実際は社内コミュニケーションやタスク管理に課題を抱えており、改善の必要性を感じていたそうだ。

今回は、同社代表取締役の三宅大(みやけ・まさる)さんにお話を伺い、Jootoが課題解決のためにどのような役割を果たしたのかを聞いた。

企業や店舗のブランドを育てるデザインファーム「DIANT」

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社の主な事業内容は、企業のブランディングデザインです。中小企業や店舗運営をする経営者に向けて、彼らが必要とするデザインやシステムを提供しています。

― 具体的に何を行っているのでしょうか?

ロゴ制作やチラシ、ポスター等広告物のグラフィックデザイン。メニューブックや名刺などの印刷物作成も行っています。他、ノベルティや看板、ホームページなど企業や店舗を運営するために必要なツールの制作も担います。また、弊社独自のブランドやサービスも運営しています。

― 独自のブランドやサービスとのことですが、どのような製品を提供しているのですか?

まず、アクセサリーブランド「Lumore(ルモア)」。ゴールドをベースとしたデザインのアクセサリーを販売しています。次に、トータルライフショップ「aion(アイオン)」。こちらは埼玉県春日部市に店舗があり、iPhoneの修理や健康食品の販売を行っています。他にも、店舗向けアプリ「ハンジョウ」の開発・運用、コンテンツマーケティングサービス「百文(ヒャクブン)」の運営などをしています。

納期延期や制作物の品質などタスク管理の粗さが問題を呼んだ

― Jootoの導入前に御社が抱えていた課題とは何ですか?

弊社の事業は幅広く、業務内容も多岐にわたります。1つ1つの作業が煩雑であるため、繊細なタスク管理が求められます。しかし、弊社の場合は管理体制や担当者による案件の把握、チーム内における情報共有など、タスク管理において多くの面で課題がありました。

― 具体的にどのような面で悩んでいましたか?

まず、他社と共同で事業を行う際に各社のタスクが混在してしまうことです。どれがどの担当者のタスクかが曖昧になってしまい、作業に支障をきたしている状況でした。次に、クライアントとの窓口である営業担当と制作担当との間で、タスクに対する認識に食い違いが生じる点も悩みでした。

タスク管理に改善が見られたことで業務の質も向上した

― Jootoを導入したことで課題は解決しましたか?

はい。Jootoのボードやタスクで業務の管理を行うことで、各プロジェクトに誰が関わっているのかが明確になりました。また、どの部分で納期の遅延や制作が滞っているかを速やかに把握できるようにもなりました。

― タスク管理における課題は改善が見られたようですね。社内での情報共有についてはいかがですか?

ミーティングの質が上がりました。各々のスタッフがJootoで業務全体の進捗を確認してからミーティングに参加するため、より具体的な話し合いをできるようになったと感じています。また、タスクごとにコメントを投稿できるため、社内外のスタッフのコミュニケーションが整理されて、効率よく業務を遂行できていると思います。

  

営業担当については、タスク管理を意識した営業を行うようになりました。営業の際、出先でプロジェクトの現状を確認できるので、無理な条件や納期を提示することもなくなりました。

― スタッフの反応はいかがですか?

非常に良かったと記憶しています。導入時、スタッフもタスク管理に課題を感じていたものの、具体的な策がなく手探り状態でした。Jooto導入後は、ボードの分け方、ラベルの付け方など「トライ&エラー」の精神でスタッフ自身が使いやすいようにカスタマイズをしています。

― Jootoのどの機能が便利だと思いますか?

チェックリストの保存機能です。作業を進める際、デザインや制作物によりチェック項目が異なります。私たちの場合は各案件の注意点やチェック項目を保存して、情報共有に活用しています。また、Chatworkとの連携機能も活用しています。

受注した案件をJootoに蓄積してマニュアルや事例として活用したい

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

視覚的に分かりやすいインターフェースです。タスク管理ツールを選ぶ際、悩まず、かつ迷わず使用できる点を重視していました。Jootoは本当に使いやすいと思います。クラウド型で、機能が充実している点もポイントでした。

― 今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか?

  

今後、新たな案件を受注する際のマニュアルや事例として活用できると考えています。案件を獲得したときに、Jootoで似たような事例のタスクを見るだけで、どのような流れで作業を進めれば良いかがひと目で分かるためです。また、過去の状況をすぐに把握できるので、新規案件のスケジュールとの比較も容易にできそうです。

  

上手くJootoを活用できれば、より大人数でのプロジェクト管理も効率よくできるだろうと考えています。弊社にとって、今後の事業拡大や新事業への展開においてJootoは欠かせないツールです。

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