「UI」「シンプルな操作性」「機能の充実」。
Jootoには望む要素が全て揃う

抱えていた課題

業務の量が増えて管理側もスタッフ側もタスク全体を把握できなくなっていた。

指示をするタイミングを気にして、時間のロスや指示の抜け落ちが発生した。

スタッフは優先順位や合間にしておくべきタスクをイメージできなくなっていた。

解決したこと

全体のタスクを把握しやすくなった。

管理者のタイミングで指示を出すことができ、抜け落ちもなくなった。

案件の進捗に合わせて先回りをしながら業務を進められるようになった。

大阪府泉佐野市に本社を構える「サイバール株式会社」では、生活雑貨やビジネス小物、革製品などのネット販売を行っている。今回、お話を伺った山本暢行(やまもと・のぶゆき)さんが所属するのは、メンズ雑貨小物の企画・販売を担う「タバラット事業部」だ。

同事業部では、2014年に立ち上げたブランド「TAVARAT」を運営している。「TAVARAT」の主力商品は、名刺入れやネクタイピン、カフスなどのメンズ向けの小物。同ブランドの商品は公式オンラインストアをはじめ、Amazonや楽天市場など各ECモールで購入することができる。

ブランドの立ち上げ後、順調に規模を拡大してきたタバラット事業部。同時に、規模の拡大に伴ってスタッフやタスクが増えてきたことから、Jootoの導入に至ったという。導入の背景や効果など、Jootoの利用状況について、山本さんに聞いた。

「TAVARAT」は真面目なビジネスマンを応援するメンズ雑貨ブランド

TAVARATは真面目なビジネスマンのためのブランド"

― 御社の事業内容について教えてください。

ECモールを中心に、キッチン用品やタオル製品、バッグ、革小物など、自社で企画したオリジナルの雑貨を全国に向けて販売しています。

― 山本様が所属する「タバラット事業部」では、何をしているのでしょうか?

メンズ雑貨ブランド「TAVARAT(タバラット)」を運営しています。メンバーは私を含め12名です。「TAVARAT」のコンセプトは「まじめを楽しむ」。まじめに社会を支えている人たちが、自身の「まじめさ」を楽しみつつ物事に取り組めるような、遊び心にあふれる「ものづくり」を目指しています。販売だけでなく、商品企画やデザインも含めて自社で行っています。

― 「TAVARAT」の製品はどこで購入できますか?

公式オンラインストアと各ECモールで購入できます。また、大阪府泉佐野市には、事務所と併設する形でアンテナショップもあります。

管理側とスタッフ側、各々が直面したタスク管理における課題

― Jooto導入の背景についてお聞かせください。

2014年10月にブランドを立ち上げた後、ありがたいことに主要モール型ECサイトを中心に店舗数を増やすことができました。しかし、店舗拡大に伴いスタッフが増加し、業務の幅が広がる中で課題も生まれました。

Jootoを導入する前は、ホワイトボードでタスクを管理し、スタッフへの指示を口頭で行っていました。しかし、スタッフの様子を見ながら伝えるタイミングを見計らう必要があり、気を揉む場面がありました。時間のロスも大きく、指示の抜け落ちも見受けられました。また、業務量が増えるにつれ、管理側もスタッフ側もタスク全体を把握することが難しくなりつつありました。

― 当時、スタッフの方たちはどのような様子でしたか?

芳しいとは言えない状況でした。タスクの把握や受けた指示の理解、期限の管理があやふやになっていたうえ、他のスタッフのタスクも見えづらくなっていたようです。商品をECモールに出店するには、商品開発をした後に画像やテキストなど必要な素材を用意し、掲載ページを作成します。当時は、この一連の流れに時間ロスが増えて、優先順位や合間にしておくべきタスクをイメージできなくなっている様子でした。

弊社のように自社で製品企画やデザイン、販売までを行うEC事業において、掲載ページ公開までの流れが悪くなるのは痛手です。商品の企画・開発から販売までのスピードが遅くなり、販売ロスが生じるリスクがありました。悪循環を断ち切るためにも、タスク管理ツールの導入が必要だと考えました。

タスクの進捗を視覚的に確認できるようになり大きな改善が見られた

― Jootoを導入したことで状況は変化しましたか?

はい。まず、管理者側としてはスタッフへの指示をJootoで行うようにしました。口頭ではなくテキストで行うことで、管理者自身のタイミングで指示を出すことができ、抜け落ちもなくなりました。

全体のタスクも把握しやすくなりました。Web上でホワイトボードのように各案件を見られるので、効率よくタスクの作成や確認、整理をできるようになったと思います。スタッフ間のタスク量も把握しやすくなり、誰かに偏ることなく作業を振り分けできるようにもなりました。

― スタッフの方たちもタスク管理について課題を感じているようでした。改善は見られましたか?

はい、見られました。まず、各アイテムに担当者を振り分けることで、指示を受けたタスクや作業内容を確認しやすくなったようです。指示の聞き漏らしや抜け落ちもなくなりました。スタッフ同士、お互いの作業状況も把握できるようになったと聞いています。また、商品開発から販売までの過程を「見える化」したことで、案件の進行状況が分かるようになりました。このため、事前準備や今後入ってくる作業の予測など、先回りをしながら業務を進めてくれています。

― Jooto導入時、スタッフの方たちはどのような反応でしたか?

正直なところ、不安を感じていたようでした。弊社はECの会社ではありますが、誰もがITに強いわけではありません。まずは時間をかけて、シンプルに使い方を知ることからスタートし、少しずつ慣れていく必要がありました。Jootoの場合、4名までは無料で使えるので、「まずはゆっくり使ってみる」ことが気軽にできた点は良かったと思います。

Jootoを使うことに慣れてからは、「Jootoにこのような機能があった」と共有していく中で、スタッフ内で活用の幅が広がっていったようです。

デジタルツールに強くなくてもJootoなら安心して導入できる

― Jootoのどの機能が便利だと思いますか?

「ドラッグ&ドロップ」でリスト間のタスクの移動をできる点です。弊社の場合、「商品開発から販売に関するプロジェクト」と「商品開発以外の細々としたタスクを指示するプロジェクト」の2つのプロジェクトを作成しています。

各々、左から「構想中」「スタート予定のタスクのストック」「実施中のタスク」「完了タスク」のリストを設け、作業が進むにつれて次のリストへタスクを移行しています。各タスクの進捗がひと目で分かることから、作業をやり忘れることが少なくなりました。また、タスク内のチェックリストも、「何が終わって何がこれからなのか」を視覚的に確認しやすく、重宝しています。

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

タスク管理ツール選びにおいて、弊社が挙げた条件は3つあります。「見た目のレイアウトが分かりやすい」「必要な機能が揃っている」「シンプルな構成である」ことです。先も述べましたが、弊社は私を含めて決してデジタルツールに強いメンバーばかりではありません。このため、社内で使うデジタルツールについては「難しくない」ことが重要でした。Jootoは、全ての条件に適していました。4名まで無料、5名以上でも1人500円で利用できる料金設定も、コストを考えると魅力でした。

― 今後、Jootoをどのように使っていきたいとお考えですか?

  

基本的には、チーム単位でのタスク管理がメインになると思います。ただし、他社様の事例にもありましたが、各個人でプロジェクトを作り、Jootoで個別のタスクのやり取りをできるようにすると、よりタスクを整理しやすいかもしれないとも考えています。まだまだ使いこなせていない部分もありますが、今後さらにJootoの機能を理解し、業務効率化に繋がる活用を進めていきたいです。

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