Jootoでタスクに紐付いたコミュニケーションを実現。
作業における確認ミスを削減できた

抱えていた課題

チャットツールで仕事の指示をしていたが、指示の確認漏れやタスクのやり忘れが多く発生していた。

各々にタスク管理を任せていた結果、お互いの作業状況が分からず1人に作業が集中することがあった。

解決したこと

未完了のタスクをボードでチェックできるため、指示の確認漏れやタスクのやり忘れが無くなった。

各自の仕事量や進捗状況を把握できるようになり、仕事の指示がしやすくなった。

昭和60年創業した「クオリ株式会社」は、北海道石狩市でギフトショップを運営している。石狩市と由仁町に実店舗を構え、一般贈答品や雑貨、北海道グルメを扱っている。また、インターネットの普及に伴い、2010年以降はネット販売へ参入。北海道だけでなく、全国に販路を拡大している。

今回お話を伺ったのは、同社インターネット事業部部長の吉田誠(よしだ・まこと)さんだ。ネット事業部は、同社の販路の全国拡大に大きく貢献している部署である。ネット店舗の管理やWEB広告の作成など業務内容が多岐にわたることから、タスク管理に課題を抱えていたのだという。

Jootoの導入後、同社のタスク管理がどのような変化を遂げたのか、詳しく伺った。

実店舗とネット通販を駆使して地域密着型から全国へ販路を拡大

― 御社の事業内容について教えてください。

北海道石狩市と由仁町でギフトショップを運営しています。扱う商品は、ギフトやグルメ、雑貨などです。創業してからずっと「地域密着型」のお店であることを意識して店舗を運営してきました。また、一般贈答品や北海道グルメの卸売り、仏事関連事業も行っています。

2010年以降は、インターネット通販事業も始めました。楽天市場やAmazon、Yahoo!ショッピング、auPayマーケット、LINEギフトに出店し、全国の逸品グルメや北海道グルメ、ギフト、雑貨等を販売しています。

― 御社の事業は何名で運営されているのですか。

2022年3月末現在で17名が勤務しています。各々、卸売部門、小売部門、インターネット事業部部門に分かれて業務を行っています。

指示の見落としによる作業ミスを減らすためJooto導入を検討

― Jooto導入のきっかけについてお聞かせください。

Jootoを導入する前は、仕事の指示をチャットツールで行っていました。しかし、発言数が増えてくると会話が流れてしまい、必要なコメントを見つけるために履歴を遡る、作業の指示を見落としてやり忘れるなどの問題が発生していました。このため、より効率よく仕事を進めるためのタスク管理ツールが必要だと考えました。

― タスク管理はどのように行っていたのですか?

各々、テキストエディタやTodoリストでタスク管理を行っていました。しかし、あくまで個人で行っていたものなので、社内全体に共有していたわけではありませんでした。このため、指示した側からすると指示を受けた人が指示を把握しているのかが分からない状況でした。

さらに、各々が抱えている作業を把握できず、誰の手が空いているかも分かりませんでした。なので、同じ人に仕事を頼んでしまって1人に作業が集中するケースも見られました。

指示の確認漏れやタスクのやり忘れがなくなり作業効率が大幅改善

― Jooto導入後、変化したことは何でしょうか?

指示の確認漏れやタスクのやり忘れが無くなりました。Jootoでは、ボードでタスクを一覧で確認できるため、どの作業が完了していないかもすぐに把握できます。また、誰がどのタスクに取り組んでいるかを把握できるようになりました。1人に作業が集中することが少なくなり、仕事も振りやすくなったと感じています。

さらに、プロジェクトにおける今後の予定も、思いついた時点でタスクに残すようにしています。忘れることもありませんし、その都度担当者に確認しなくとも、Jootoのボードを見るだけで作業を指示できるようになりました。

― 指示の確認漏れやタスクのやり忘れがなくなったのは大きな変化ですね。

はい。確実にタスクのやり忘れはなくなりました。また、「あの作業いつやるの?」「あの作業終わった?」などの「依頼したタスクが進捗しているかどうか」の確認をする機会も減りました。Jootoではステータスを設定することで、各タスクが今どの状況にあるかを把握できます。チャットツールでコメントを遡って依頼したかを確認することもなくなり、作業効率が上がりました。

― 業務上のやり取りを全てJootoで行うようになったのでしょうか?

現在はタスクに紐づくやり取りをJooto、それ以外のやり取りをチャットツールというように、用途に分けてコミュニケーションツールの棲み分けをしています。

― 社内における業務上のコミュニケーションが大きく改善したのですね。

はい。Jootoは本当に便利なので、社内だけではなく取引先とのプロジェクトにも利用しています。Jootoを導入する前、取引先とはメールでやり取りをしていたのですが、プロジェクトの進捗を我々だけでなく取引先も把握しづらい状況でした。しかし、Jootoを導入したことでプロジェクトの進捗状況を取引先も把握できるようになり、お互いに安心してプロジェクトを進められるようになりました。

簡単かつシンプルな操作性で部署にとってなくてはならないツールに

― 御社におけるJootoの利用状況についてお聞かせください。

ネット店舗の商品入れ替えや、広告の入稿データの作成作業におけるタスク管理に活用しています。具体的には、コメント部分で作業担当者とやり取りをする、必要なファイルを投稿するなどです。

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

操作が簡単である点と、UIがシンプルであるにもかかわらず必要な機能が備わっている点です。Jooto以外のツールも比較検討しましたが、弊社としては機能が複雑だと感じて導入を断念しました。JootoはPC操作がそれほど得意ではない人でも簡単に使える点が魅力です。また、料金がリーズナブルなのもうれしいです。

― Jootoの導入から定着までに課題はありましたか?

弊社では、これまで新しいツールを導入する際、多くの社員が抵抗感を感じていました。Jootoを導入する時も抵抗感を感じる社員が多いのではないかと懸念していました。しかし、実際は皆、すんなりと受け入れてくれて、操作にも慣れてくれました。今では、弊社にとってJootoはなくてはならないツールです。

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