店舗ごとに異なるレシピを複数スタッフ間で共有したかった
Jootoにはチャットツールや表計算ソフトにはない良さがある

抱えていた課題

複数店舗でレシピの共有が必要だった。

チャットツールを利用していたが、一覧性や編集性の点で優れていないと感じていた。

解決したこと

コーヒーの淹れ方についての詳細なレシピが常にスタッフ間で共有できるようになった。

店舗や時期によって異なるレシピを簡単に編集し、一覧で確認できるようになった。

働く仲間が増えたことで、
レシピの共有が必要になった

— 事業内容について教えてください。

カフェ運営です。カフェ店舗経営と、僕らがとても大事に考えているケータリング業務、店舗を開く際のコンサルや開業支援などもしています。また、イベントなどへの出店も行っています。

— どのような課題があってJootoの導入に至ったのですか?

元々は代官山の1店舗の経営とケータリング業務がメインだったので、スタッフと直接のやりとりで済んでいたのですが、店舗が3つになり働く仲間も増えてきた時に、レシピの共有が必要になりました。また、直接スタッフと会って話ができない分、どこでどのようにコミュニケーションを取るのかが問題になってきました。

最初にチャットツールを導入してみました。今も日報はチャットツールで報告しており、導入により解決できた点もありましたが、どうしてもレシピの共有がうまくいかず、苦戦していました。チャットツール内にレシピ用のスレッドを作って共有するようにしてみたのですが、新しくジョインしたスタッフが自分の店舗のレシピを確認する際に、毎回スレッドをずっと前まで遡って確認しなければなりませんでした。

私の運営するカフェでは、同じ商品でもメニューのレシピを店舗ごとに変えています。店舗によってグラインダーや使う機械、入れている豆がそれぞれ違うので、それらに合わせたレシピをスタッフ間で共有する必要があります。

また、コーヒーに関しては、グラム数、店舗ごとのグラインダーの挽き目、使うドリッパー、湯温、蒸らし時間、抽出量などたくさんの項目があるレシピとなっています。同じメニューでも使う豆が変わると淹れ方も変わることもあり、それらをスタッフが確認するたびに、チャットツールの履歴を遡らなければならないのは大変でした。

表計算ソフトや、紙のノートに書く方法も考えましたが、表示が小さくて見にくかったり、レシピの書き分けや情報の更新も多くノートがすぐにいっぱいになってしまうなど難しい状況でした。結局、いい手がない!となっていました(笑)。

そんな悩みを抱えているときに、ケータリング先の方から教えてもらったのがJootoでした。チャットツールの中からレシピの部分だけ切り出してJootoに移行しました。こういう使い方は珍しいかも知れませんが、レシピごとにJootoのタスクを作成し、複数のスタッフ間で共有するようにしました。順番を入れ替えることも簡単ですし、3店舗それぞれの情報共有もしやすくなりました。視認性も良く、スマホでパッと見ることができるのも便利ですね。それぞれの豆がどんな味なのかもタスク内にメモしています。

「プロジェクト=コーヒーを淹れること」
カフェ運営にマッチした
Jootoのユニークな使い方を実践

— 基本的にはiPhoneアプリでJootoを利用されているのですか?

そうですね。iPadも使いますが、スタッフが他の店舗に行っても確認しやすいため、みんなが持っているiPhoneで使うことが多いです。他のカフェも同じ悩みを抱えていると思いますが、店舗ごとにオペレーションが異なっている場合などは、Jootoでレシピの共有をするのは便利だと思います。

これから使えそうだなと思っていることは、開店・閉店作業をチェックリスト化して確認していくことです。デザインがポップで可愛く、仕事感が強すぎないのもJootoの良いところだと思っています。

— Jootoの導入にあたってオペレーションはどのように決定しましたか?

最初はいろいろと試しながらでしたね。とにかく、スマホでアプリを開いたら一目でわかるようにすることを意識しました。リストを「ドリップコーヒー」や「エスプレッソ」「日本茶」「フード」の分類で分けてタスクに商品名が入るようにしました。また、下へ下へとスクロールしなくても良い形にしたかったので、チェックリストを活用し、チェックリストにメニューの手順を入力しました。最初はすべての情報をたくさん書き込んでいましたが、プロジェクトの解釈を変えるというか、「プロジェクト=コーヒーを淹れること」と考えるようになりました。私自身が味のコントロールをすることが多いので、新しく入ったスタッフが豆の種類が多くてわからなくなってしまうことを避けられます。チェックリストにメニューの手順を入力するのは、Jootoの新しい使い方かも知れません。

Jootoを利用して
スタッフへのレクチャーがスムーズに

— レシピの共有をJootoに変更して良くなった変化はありますか?

スタッフの疑問点をJootoに反映することで、レクチャーがスムーズになりました。「蒸らし時間はわかったのですが全部の抽出時間は?」という質問があればその都度レシピのタスクに書き込んでいくようにしています。また、お客さんから注文を受けたときに、いちいちレシピが書いてあるノートを開いていたらお客さんは不安になってしまいますよね(笑)。アプリならパッと見ればわかりますし、店舗にいないときでも、スタッフがコーヒーのレシピを勉強できます。 また、それぞれの店舗のスタッフがすべての店舗のレシピを見て知ることができるようになっているのも大きな利点です。

— 今後Jootoに期待することやご要望はありますか?

チェックリストの項目をコピーできるようになって欲しいですね。現状は、PCから丸ごとタスクの複製をしなくてはならないので。今の使い方以外に、他のタイプの仕事でもJootoは需要があるかも知れないと思っているので、今後のアップデートにも期待しています。

私立珈琲小学校
公式Facebookページ

他の会社の導入事例を見る