各スタッフのタスクが視覚的にわかるから業務の割り振りがスムーズに。
情報をJootoに集約し生産性が向上。

東京都新宿区にある「クラウドサーカス株式会社」は、デジタルマーケティングSaaS「Cloud CIRCUS」の開発・販売を行なっている。「働くに楽を」をパーパスとして、「簡単に使いこなせる」マーケティングツールやデジタルマーケティングに関するソリューションを提供している。

メインでJootoを利用しているのは、同社デジタルマーケティンググループだ。同部署にはデザイナーやコーダー、サポートスタッフなど幅広い職種の人が関わるうえ、多くのタスクが発生する。もともとスプレッドシートでタスク管理をしていたが、より効率的に作業を進めるべくJootoの導入に至ったのだという。

今回は、デジタルマーケティンググループのマネジメントを担う小木曽一馬（おぎそ・かずま）さんに、Jootoを導入したことで業務にどのような変化が起きたのかを伺った。

企業のデジタルマーケティングを支援するツールを提供

―　御社の事業内容について教えてください。

自社で開発したデジタルマーケティングSaaS「Cloud CIRCUS」を通して、企業規模問わずデジタルマーケティング支援を行っています。集客から顧客育成、商談創出まで、マーケティングに関して幅広くサポートできるのが特徴です。弊社が提供しているツールは、マーケティングオートメーション（MA）ツール「BowNow」をはじめ、11種類。累計約31,000件の導入実績があります。

―　小木曽様の所属する部署について教えてください。

デジタルマーケティンググループです。本部署は、デザイナーやコーダー、サポートスタッフと協力し、「 Cloud CIRCUS」に関するマーケティング全般を担っています。社内からの依頼が多い部署です。

私は、デジタルマーケティンググループの責任者を務めています。「クラウドサーカス」におけるほぼ全てのプロダクトのデジタルマーケティングについて、メンバーやスタッフのマネジメントや環境整備を行っています。

案件が発生する度に作業がストップし生産性が課題に

―　Jootoの利用方法についてお聞かせください。

主に、デザイナーやコーダー、ライターなどクリエイターへ案件を依頼する時に利用しています。Jootoのアカウントを持つスタッフは約30名。デジタルマーケティング部の社員だけでなく、社外のクリエイターにもアカウントを発行してJootoでやり取りをしています。

―　幅広い職種の人が携わっていますが、どのような形で運用しているのでしょうか？

「デザイナー」「コーダー」「ライター」「サポートスタッフ」と、職種ごとにプロジェクトを作成し、案件の依頼から完了までを管理しています。案件が発生したら、該当する職種のプロジェクトの「依頼」リストに、依頼する業務をタスクとして入力します。担当のスタッフが着手時に「進行中」リストに移動し、終わったら「完了」リストに移動します。

―　Jootoを導入する前はどのようにしてタスク管理を行っていたのでしょうか。

　　

Googleスプレッドシートで管理していました。職種別にファイルを設け、案件が発生したら行を追加してタスクを記載する、依頼先が増えたらタブを増やすというフローをとっていました。案件の進捗状況については「進行中」「完了」などの項目をプルダウンで作り、進捗が進む度に変更していました。

―　Jooto導入前は、どのような形でコミュニケーションを図っていたのでしょうか？

基本的にはメールを中心に各担当と連絡を取り、共有すべき情報は社内共有サーバーに保存したExcelファイルに入力していました。それでも、リアルタイムで情報を共有することが難しく、案件を進めるのに支障が出ていました。

―　スプレッドシートにおけるタスク管理からJootoへの移行に至った背景についてお聞かせください。

職種ごとにファイルが分かれていたため、案件の進捗状況や各クリエイターの稼働状況を確認する際、いくつものファイルを開かなければなりませんでした。また、クリエイターに案件を依頼するときも、スプレッドシートに依頼内容を入れたうえで、Slackでも「スプレッドシートに依頼を入力しました」と連絡していました。

新たな案件が発生する度に、複数のファイルの確認やツールを行き来したやり取りが発生している状況でした。自身の他の作業も止まってしまうので、「時間がもったいない」と思い、生産性を上げるためにもタスク管理ツールの導入を考えました。

クリエイターの稼働状況がひと目で分かり確認のストレスがなくなった

―　Jootoを導入したことで状況は変化しましたか？

クリエイターの稼働状況を視覚的に把握できるようになりました。誰がどれくらいのタスクを抱えているかがひと目で分かるようになり、業務の割り振りもスムーズになりました。スプレッドシートで管理していたときは複数のファイルを開く必要があったことを考えると、確認のストレスがなくなりました。

また、クリエイターとのやり取りを1つのツールで完結できるようになったのも大きいです。スプレッドシートとSlackとの行き来がなくなり、作業の効率が上がりました。過去のタスクの確認や画像データの保存もJootoで全て完結するのもうれしいポイントです。

―　Jooto導入時、メンバーやスタッフの方たちはどのような反応でしたか？

以前よりも、Jootoの方がタスク管理をしやすくなったと聞いています。恐らく、私が感じていたように、もともとタスク管理の方法について課題を感じていたのだと思います。導入に対する反発もなく、すんなりと受け入れてくれました。

―　メンバーやスタッフの皆さんにJootoを定着させるために工夫したことはありますか？

導入時は、私が使用ルールと記入用の雛形を作りました。ルールを作ったといっても、簡単なものです。あまり縛りすぎたり、多くの機能を利用したりすると、逆に使いづらい印象を与えてしまうと考えました。とにかくスタッフにJootoを使ってもらうことが大事だと思っていたので、最低限のルールだけ決めました。ただし、ルールを徹底するように何度も念押しはしました。

タスク管理に必要な機能のみを使えるシンプルさが決め手

―　数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか？

他社のツールと比較してJootoは機能が絞られており、簡単に使えそうだと感じたからです。多機能なツールは便利である反面、逆に機能が多すぎて余計な作業に時間を使ってしまう面もあります。

余計な作業が多いと、本当にやらなくてはならない仕事に集中できなくなりますよね。Jootoはシンプルに使えて、タスク管理に使えそうな機能だけが備わっている印象を受けたので、「いいな」と思って導入を決めました。

―　Jootoに要望はありますか？

弊社の場合は、クリエイターの職種ごとにプロジェクトを作成しています。案件によっては複数のクリエイターが関わるものもあるため、プロジェクト間でもっと楽にタスクの移動をできるようになると、より使いやすくなると感じています。複製すれば良いだけなのですが、案件は繋がっているのでプロジェクト間でもタスクを移動できると助かります。

―　今後の展望についてお聞かせください。

デジタルマーケティング部の業務は複雑で、細かい調整やさまざまなチームとのコミュニケーションが発生します。社内外の調整も必要ではあるのですが、本来、我々がリソースを割くべきなのは、顧客です。

　　

顧客のためにコンテンツを作る時間を増やすには、生産性を上げることが必須です。スケジュール調整や業務管理、タスクの依頼などの事務的な部分は、Jootoのようなツールを活用して効率化を図り、生産性を高めていこうと考えています。顧客のために時間を割ける、強いマーケティングチームを作っていきたいですね。