ChatworkとJootoの親和性を生かし、チームの生産性を大きく

抱えていた課題

チーム内でタスクの抜け漏れが起きてしまうことがあり、進捗状況の管理に悩んでいた。

解決したこと

シンプルで直感的なUIかつ、一つの画面でタスクの内容と状況が一目でわかる。ガントチャートでタスクの期限が全体ですぐ分かる。

切り替えコストが低く、すぐに管理が進められる。

— まずは事業内容を教えてください

Chatwork株式会社は社名にもなっていますが、クラウド型ビジネスチャットツール「Chatwork」を提供しており、様々なビジネスシーンで発生する社内外のコミュニケーションを効率化させるクラウド型サービスを展開しております。仕事の現場でメールや個人用チャットツールなどでコミュニケーションや業務をされている方々がいらっしゃいますが、それでは非効率だと考えています。私たちChatworkは、ビジネス上でより円滑にコミュニケーションできる様な仕組みを整えたチャットツールを世間に普及していきたいと思っています。 日本のみならず、これから世界の働き方は益々グローバル化していき、多種多様な人々と働く機会が増えていきます。私はChatworkを世界に広めるため、その足がかりとしてアジアを中心に普及活動を進めています。

— Jootoを導入した時期ときっかけを教えてください。

確か2016年9月ごろからだったかと思います。私と台湾のチームメンバーで使い始めました。当時は日々発生するタスクの管理方法はメンバーそれぞれに任せていました。しかし進捗状況がよく見えず、タスク漏れが発生してしまい、管理すべき私がどのタスクが進んでいて、どれが終っているのかを一覧化する必要がありました。そこでこれらをカンバン方式で良い感じにタスク一覧が見れて、かつ私自身出張や外出が多いのでクラウドで管理できるツールを探していました。そこでJootoの原さんからJootoをご紹介いただいて使い始めたのがきっかけになりますね。

— その時に他のツールの検討などはされましたか?

もちろんいくつか比較検討はしましたが、JootoはUIがとても分かり易かったです。他のツールに比べカスタマイズコストを考えたら、Jootoはシンプルで直感的に使えたので導入までの障壁が低かったです。また、Chatworkとの連携ができるのでありがたかったですね。 あとはガントチャート機能があるのが助かりました。ガントチャートを使って、いつまでどのタスクを終わらせなければならないかを一覧で見れてとても便利でした。

メンバーのタスクが
すぐに把握できたのが大きな成果

— 実際Jootoを使った上でどのくらい課題が解決しましたか?

それぞれのメンバーが持っているタスクが一つの画面で見える化できたのが非常に大きいですね。「今このメンバーはこれだけタスクを持っているんだ。」「今日のタスクはこれだけやらないといけないんだ。」とすぐに把握できたのが一番大きな成果でした。 やはり自分自身でも忘れているタスクが結構あったりして、Jootoに入れておくとそれを思い出させてくれる。「あ、このタスク終わってなかったな。」など「抜け漏れ」がなくなりました。 Jootoの良いところは個人のタスク管理でも使えますし、チームのタスク管理になっても全くハードルがないので困ることがないです。

— Jootoへの切り替えコストやチーム全体へJootoを習慣化させるために苦労されたことはありますか?

Jootoへ切り替えるときに、一番最初にやったことはタスクの棚卸しです。現在抱えているタスクをJootoに全て書き出して漏れがないか確認し、そこからチームメンバーへ振り分けるという流れで切り替えました。1日だけ時間を設けてこの作業を行えば、簡単に切り替えられたので大きな問題ではなかったです。 チーム全体への習慣化に関しては特に苦労はありませんでした。使い始めの時はJootoを開かなかったことがあったのですが、Jootoから通知が飛んできますよね? 「あれ?」っと思いJootoを開いてタスクを確認するようになり、それが習慣になっていきました。もう朝来てJootoを開くのが体に染み付いています。
もちろんChatworkもです(笑)

タスクの粒度をうまく解決してくれるのがJooto

— ChatworkとJootoのシナジーはどこにあると思いますか?

Chatworkはビジネス上のコミュニケーションツールで、仕事関係の方々と会話しタスクが発生します。そのタスクには短期間のタスクもあれば中長期なタスクもあったり様々です。そこの粒度をうまく解決してくれるのがJootoなのではないかと考えています。それにタスクを掃き出すという行為は自身の頭の整理にもなりますし、チームで進めるタスクであればJootoとChatworkを連携させて、ステータスが変わったらChatworkへ通知を流してステータスを確認することも容易にできます。相互の利点をうまく活用すれば大きな生産性が生まれることは間違いないです。

— 今後Jootoに求めるものは何でしょう?

まだ作業中で期限が過ぎてしまったタスクに関してアラートを出し続けてくれると良いなと思っています。そうすればそのタスクはリスケをしなければならないタスクだと判断できるので緊急度・優先度の気づきになります。

Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/

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