離れていても質の高いコミュニケーションが必要不可欠
Jootoなら問題なく実現できる!

抱えていた課題

受注する案件が増加し、社員1人1人と細かな進捗確認をするのが難しくなった。

外部スタッフと直接顔を合わせる機会が少なく、情報共有の質を高める必要があった。

解決したこと

各案件の進捗状況をスムーズに把握できるようになった。

管理できるプロジェクト数が2倍以上に増えた。

スタッフと直接顔を合わさなくても質の高いコミュニケーションを図れるようになった。

東京都港区に本社を構える「株式会社Buddy Compass」は、中小事業者を中心にブランディングパートナー事業を展開している。軸となる分野は「ブライダル」「宿泊・観光」「地域」の3つ。各クライアントが抱える課題に寄り添い、経営戦略からPRまでをワンストップで提供している。

同社の業務は、社内スタッフだけでなく、業務委託契約のメンバーなど外部スタッフを含めたチームで運営している。このためオンライン上でのやり取りが多く、直接顔を合わせる機会が少ないことから、情報共有の質を高める必要があったという。

Jootoを導入したことで、同社の情報共有の質がどのように改善されたのか。代表取締役・CEOの高石大地(たかいし・だいち)さん(写真中央)と取締役CMOの田井中友裕(たいなか・ゆうすけ)さん(写真左)にお話を伺った。

中小事業者に向けて経営戦略からPRまでワンストップで提供

― 御社の事業内容について教えてください。

中小事業者に向けた「ブランディングパートナー事業」を展開しています。具体的には、「ブライダル」「宿泊・観光」「地域」の分野において、事業戦略領域から顧客に価値を届けるコミュニケーション領域までワンストップでサポートしています。クライアントとともに、ブランディングを通じて本質的な提供価値を創り出すことを使命と考えています。

― 具体的には、どのようなサービスを提供しているのでしょうか?

地域/観光・宿泊施設/婚礼施設のブランディングパートナーとして企業の一員となることで、ブランディング戦略を通した事業再生・商品企画・広報宣伝支援をワンストップで提供するための事業を展開しています。

― 御社の社員は何名ですか?

2022年2月末時点で4名です。弊社社員に加えて、業務委託契約などの外部スタッフを含めたチームでプロジェクトを進めています。

受注案件の増加やオンラインでのやり取りにおいて質の高い情報共有が課題に

― Jooto導入のきっかけについてお聞かせください。

社内外含めて、スタッフとの情報共有の質を高める必要が出てきたと感じたためです。弊社がJootoを導入したのは2021年11月。当時、弊社は案件数が増加する段階に突入していました。その頃は、個人タスクやプロジェクトの進捗は、会議や各スタッフとのやり取りの中で確認していました。しかし、受注する案件が増えてきて個別に時間を割くことが難しくなり、細かく状況確認をできない点に危機感を抱きました。

また、社内スタッフだけでなく業務委託契約などの外部スタッフも全国で稼働しています。各スタッフとのやり取りはオンラインがメイン。直接顔を合わせる機会は少ないのが現状です。このため、タスク共有や進捗確認などプロジェクトに関わる情報共有の質を高めなければならないと考えていました。

― Jooto導入前はタスクの確認をどのように行っていたのですか?

チャットツールのタスク管理機能を活用していました。しかし、WBS機能※がなかったため、見落としがないか常に不安でした。会議で全体のタスクを確認する時に漏れがないようにするため、毎日のようにチャットツールで内容を細かくチェックしていました。

※「WBS」=「Work(作業) Breakdown(分解) Structure(構成)」の略。作業を分解して構造化する手法。プロジェクトに必要な作業を洗い出し、各作業にかかる時間や担当者を決める。

質の高い情報共有が実現し、管理できる案件数も2倍以上に増加

― Jooto導入後、変化したことは何でしょうか?

マネジメント層が管理できるタスクの量が増えました。導入前は管理できるプロジェクトは数件でしたが、導入後は2倍以上に増やすことができました。

課題だった「情報共有の質」も改善されました。会議でJootoを確認しながらタスク確認を行うことで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるようになりました。また、リアルタイムで各々の状況を把握できることで、メンバーと離れた場所にいてもリスクに対するアンテナを張りやすくなりました。Jootoの導入が、業務に良い影響を与えていると感じています。

― スタッフの皆様の反応はいかがですか?

業務内容の確認を行いやすくなった、タスクの引き継ぎにおけるコミュニケーションが円滑になったなどの成果が出たと聞いています。

タスクに対する段取りを自ら整理できるようになったとの話もあります。実際に私の目から見ても、仕事の質が上がっている印象です。タスクの細分化によって、スタッフ1人1人が達成感をより得やすくなっているようです。

― Jootoにおいてどの機能が便利だと思われますか?

まず、プロジェクトごとにタスクを細分化して、各担当へ振り分けできる点です。次にガントチャート機能で会社全体のプロジェクトの進捗状況を可視化できること。タスクに日付と担当者を入力するだけで、自動的にタスクの細分化とガントチャートの作成を行えるのは大変便利です。

個人の業務もフィルタリングすることで簡単に把握できるので、プロジェクト全体の管理と個人の業務管理の両立も簡単にできるようになりました。

簡単かつシンプルな操作性で部署にとってなくてはならないツールに

― 数あるサービスの中でJootoを選んだ決め手は何ですか?

先にも述べましたが、導入検討時期は会社の事業拡大に伴いプロジェクト数が増加したタイミング。これまで利用していたチャットツールでのタスク管理機能では、全てのスタッフのタスクを把握し、マネジメントすることが難しいという状況でした。

また、当時使用していたツールでは、社外の方の権限付与が複雑だという課題もありました。今後、会社として複数のクライアントを巻き込んだタスク管理が必要不可欠であることを踏まえると、社外の方の権限付与がスムーズなツールが必要でした。

JootoはWBS形式でタスクを管理できますし、社外の方もプロジェクトごとに権限付与できます。その両方を実現できる点が選んだ決め手です。

― Jooto導入において、クライアントはどのような反応ですか。

導入いただいているクライアントが変化に対して肯定的な会社であることもあり、Jooto導入についてもすんなりと受け入れてくれました。今回の導入をきっかけに、クライアントも日常的に使用されているようなのでJootoを気に入っていただけたのかなと思います。

― Jootoのサポート体制についてお聞かせください。

  

導入前に不明なことがあり、問い合わせをしました。その際、担当の方が丁寧に弊社の状況をヒアリングして、運用体制や方法を教えてくれました。オンライン面談でもこまめに相談に乗っていただき、私どももJootoに対する理解度を深めることができました。おかげさまで早急に導入できて大変助かりました。運用上におけるアドバイスも細かくしてもらえたので、導入後の運用もスムーズでした。

― 今後の展望についてお聞かせください。

  

弊社の目標は、「少数精鋭の体制で推進できるプロジェクト」の数を増やすことです。目標を叶えるべく、今後もさまざまなクライアントにプロジェクトリーダーとして入り込み、コンサルティングを行う予定です。プロジェクト推進のために、引き続きJootoも活用していきます。

ただし、社内のメーラーはOutlookを使っているため、スケジュールやタスクをOutlookと連携できるようになるといいなと思います。導入を検討してもらえたらうれしいです。

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