API連携によるカスタマイズがJootoの強み
併用ツールとの二重入力がゼロに

ベイクロスマーケティング株式会社は2007年に創業した東京都渋谷区に所在する企業だ。「楽天市場」「Yahoo!ショッピング」「Amazon」「自社ECサイト」などECサイトの運営代行やWebサイトの制作を手がけている。同社では、利用していたタスク管理ツールの仕様変更により工数管理に支障が出たためJootoを導入。導入後はAPI連携機能を利用し、他ツールと併用しながらタスク管理を進めているという。今回は同社ECソリューション事業部EC運営支援グループデザイナー/リーダーの小山飛鳥（こやま・あすか）さんに、Jootoの活用状況についてお話を聞いた。

EC運営のタスクは多種多様
出社後にJootoで1日の流れを確認

―　御社について教えてください。

弊社ではECサイトの運営代行を中心に、Webサイトの制作や保守、システム開発など幅広いサービスを提供しています。主に「楽天市場」「Yahoo!ショッピング」「Amazon」「自社ECサイト」等の運営代行を行い、デザイン制作、集客、CRMまでECサイト運営に必要な業務をワンストップでサポートしています。

従業員数は22名で、「デザイナー部門」「ディレクター部門」「営業部門」に分かれています。基本的な仕事の進め方は1社の顧客に対してディレクター・デザイナーの担当が就き、作業を進めています。

―　小山様の業務について教えてください。

私は主にデザイン業務を担当し、Webサイトのデザインやコーディング、紙媒体の制作など手掛けながら、社内コンプライアンスやAI推進など、さまざまな業務を担当しています。

―　Jootoの利用状況について簡単にお聞かせください。

社内のスケジュール管理に使用しています。1日の流れとしては、まず社員は出社したらJootoで1日のスケジュールを確認。前日に組み立てたタスクを確認し、順繰りに作業を進めます。EC運営代行は通常のページ制作だけでなく、バナー作成やセール対応など細かなタスクが多いです。さらに多人数で進行しているプロジェクトもあるため、複数のプロジェクトに関わる機会が多く、随時打ち合わせやミーティングも行われます。私たちはJootoを活用し、効率的にこれらのスケジュール管理を行っています。

工数計算はタスク管理に必須
望む機能が揃ったJootoを採用

―　導入前の状況について教えてください。

弊社では、従業員個人のToDoや社内向けのタスク管理にはJootoを利用していますが、顧客とのプロジェクト管理には別の管理ツールを利用しています。Jooto導入前は2つのツールを併用して、個々のタスクを各々管理していました。

しかし、当時個々のタスク管理に使用していたツールは海外製品であるため、質問がすぐに解決しない場面も多く、使いにくさを感じていました。運営に質問するハードルも高かったことから、何か疑問がある時は自身で検索して解決策を調べている状況でした。

―　Jootoを導入するに至った経緯をお聞かせください。

当時使用していたタスク管理ツールで、工数計算機能が利用できなくなったためです。そのツールでは、プラグインを利用してタスクの合計時間を計算していました。しかし、プラグインが廃止されてしまい、1日の合計作業時間やタスクの時間を把握するのが難しくなりました。そこで他のツールを探し始めたところに、Jootoを見つけました。

―　Jootoを採用した決め手は何ですか？

Jootoを含めて一通りタスク管理ツールは検討しました。工数計算ができる点はもちろん、それ以外の機能もこれまでと同様に使える点も重視していました。さまざまなツールを試した中で、Jootoがもっとも私たちの求めている条件に合っていました。

私たちは別のツールで顧客ごとのプロジェクト管理を行っていますが、個人のタスクはJootoで管理したいことから、双方のツールに各々のタスクを記入する必要がありました。しかし、API連携していただいたことにより、双方のツールで同時にタスクを自動反映できるようになりました。APIを活用することで自分たちが使いやすいようにカスタマイズできる点に、他のサービスにはない柔軟さを感じました。

CSVインポート機能を活用して
ルーティン業務を一括入力

―　どのような形でJootoを利用していますか？

毎日の個人タスク管理に利用しています。タスクの優先順位設定や期限の調整、ミーティングなどを個々人がJootoで管理しています。月次の締め作業といったプロジェクト範囲外の細かいタスクも同様です。

またJootoは、各タスクに予定している時間と実績数値が入力できます。この機能を使ってデイリーでどの業務にどれくらいの時間がかかるのかを把握するようにしています。例えば1日8時間の業務時間だとしたら、タスクの合計が8時間になるようスケジュールします。実績値がそれを超えそうな場合は上司に相談し、「この業務は明日にずらしてもいいかもね」などコミュニケーションを取るようにしています。

部下と上司の縦の関係だけでなく、社内では全員が他の社員のプロジェクトを閲覧でき、タスクの進捗状況や「誰がどれくらいのタスクを抱えているか」をいつでも把握できる状態にしています。例えば、ディレクターが新規タスクを依頼するのであればデザイナーのタスク状況を見てスケジュールを調整します。急ぎのタスクが発生した場合は、社内でスケジュールを調整するためのコミュニケーションを取っています。

―　便利だと思う機能は何ですか？

APIの柔軟性が非常に大きく、他のツールと連携してタスク管理できる点が便利です。
また、CSVインポート機能も便利です。例えば日々のルーティン業務なら、1つずつタスクを作らなくてもCSVで一括インポートすれば入力する必要がありません。毎日1時間単位でタスクを入力するよりも、CSV機能で一括入力する方が作業時間の削減に繋がります。
各タスクに予定している工数を設定し、リストごとに合計値が出せる点もありがたいです。

レクチャーと専用マニュアルで
全員が使える仕組みを整えた

―　Jooto導入における効果についてお聞かせください。

先述のとおり、併用しているツールに入力したタスクが自動でJootoに反映されるようになったことにより、双方のツールを行き来する工数が削減できました。

―　Jooto導入に際し、従業員の皆さまはどのような反応でしたか？

導入前に社内全体でミーティングを設け、Jootoを使うことを決定したためスムーズに導入できました。

―　導入時、社内ではどのようにしてJootoの使い方を広めましたか？

導入時には、社内専用のマニュアルを作成した上で、全社ミーティングを開催して作業方法を説明しました。またその後に入社した社員には、10分から15分程度で基本的な使い方をレクチャーするようにしています。その後は実際に使いながら覚えてもらい、不明な点があればマニュアルを見返してもらっています。

デイリータスクも管理できる
Jootoのない状況は想像できない

―　御社の展望についてお聞かせください。

弊社の目標は「クライアントの成功を共に創り上げること」です。目標達成に向けて、今後も引き続きECサイトの運営代行やWebマーケティング支援を通じてクライアントのビジネス成長をサポートしていきます。また、部署としてはタスクの最適化と効率化を図り、生産性向上の実現を目指しています。タスクの偏りをなくして工数管理を徹底することで、質の高いサービスを提供していきたいです。

―　今後、どのようにJootoを活用したいとお考えですか？

現在は1対1の課題管理ツールとしてJootoを使用していますが、今後は会社全体の課題を可視化することを検討しています。Jootoでタスクの偏りや工数が過剰なプロジェクトの有無を確認できるようにし、より効果的なリソース管理やプロジェクト進行を可能にしていきたいです。

―　Jootoの導入を検討している企業の方へ伝えたいことはありますか？

さまざまな活用方法があると思いますが、弊社で行っているデイリータスクを管理する使い方はおすすめです。Jootoでデイリータスクを管理すれば、その日の作業の合計時間が分かり、各タスクの時間を予定に組み込んで管理できます。各タスクにかける時間が分かれば、例えば午前中に短いタスクをまとめて終わらせて、午後に大きなタスクを行うなどのスケジューリングも見通しがつきます。個人的にこの使い方は便利だと感じており、今ではJootoなしでは仕事が進みません（笑）

Jootoの強みは、会社に合ったカスタマイズができる点だと感じています。Jootoの営業担当やサポートチームもこちらの要望に柔軟に対応していただき、アップデートを前向きに検討していただいていますので、今後も何かアイデアを思いついたら、積極的に相談させていただきます！