チェックリスト機能の活用で作業の抜け漏れが皆無に
営業フォローも強化され案件獲得に繋がった

あなまち司法書士事務所は、神戸市灘区にある司法書士事務所だ。「あなたのまちの司法書士事務所グループ」に属し、個人向け、企業向けに幅広いメニューを提供。遺言・相続、会社設立、各種登記の他、日常生活や事業活動でのトラブル解決に貢献している。

ITツールの導入には以前より積極的な土壌を持つ同所であるが、事業拡大に伴って案件管理効率化のため、Jooto導入を決めた。今回は、同所所長 司法書士であり、「あなたのまちの司法書士事務所グループ」を創立された、あなまちサムライサポート株式会社 代表取締役 佐藤 大輔（さとう だいすけ）さんに、具体的なJootoの使い方や導入の効果について詳しくお話を聞いた。

グループの『ハブ事務所』として
個人にも企業にも幅広いメニューを提供

―　あなまち司法書士事務所について教えてください。

あなまち司法書士事務所は、兵庫県8事務所、東京都3事務所を擁する「あなたのまちの司法書士事務所グループ」に属しています。

グループ内では最も歴史があり、取扱業務も幅広いことが特徴です。個人様向けとしては、相続、贈与・成年後見・家族信託などの終活、一般的な不動産登記を提供しています。また企業様・事業様向けには司法書士顧問契約、起業支援・ベンチャーなどのスタートアップ支援、コンプライアンス経営支援、事業承継・M&A、会社法人登記などを提供しております。

司法書士は私を含めて2名。その他、4名の方には事務業務サポートなどをお願いしています。

業務拡大に伴い、エクセルでの案件管理を
Jootoへ移行

―　Jooto導入のきっかけについてお聞かせください。

導入前は、エクセルで案件管理をしていたのですが、業務範囲や案件数の拡大で管理しきれなくなっていました。Jooto導入は、以前よりプライベートで無料版を使っていた妻に奨められたことがきっかけです。ほかの業務改善システムとの比較検討も考えましたが、トライアル中にJootoの使いやすさを実感できたため、そのまま導入に至りました。

最初は慣れない部分もありましたが、エクセルでの管理をJootoに移し替えた形なので、従業員に戸惑いはなく、すんなり移行できたと思います。

チェック機能を活用し、ToDoリストを整備
アイディアのストック場としても利用

―　どのようにJootoを活用していますか？

Jootoは事務所全体で幅広く活用していますが、主には案件の進捗管理が目的です。「会社設立」「不動産取引」など、相談内容の分類でプロジェクトを作成し、案件ごとに記載したタスクカードを紐づけて管理しています。タスクカード内では、マニュアルに基づくToDoをチェックリスト化しています。不十分な点があれば適宜リストを追加するよう従業員に伝えているので、リストの精度は上がっていると思います。

また、アイディアのストック場所としても活用中です。今すぐではなくても、いつか実行したいアイディアが浮かんできたらストック用のプロジェクトに書き貯めています。細かい管理は不要な、所内の誰がいつ書き込んでも良いオープンな場になっています。

“次元が違う”便利さを実感
作業漏れがなくなり営業力も強化

―　Jooto導入の効果について教えてください。

Jooto上でのチェックリスト活用が所内に浸透したことで、作業漏れが皆無になりました。
導入前は相談内容の分類ごとにエクセルのタブを作り、管理していたのですが、記載もチェックも大変でした。今はボタンを押すだけなので簡単です。これまで2次元だったものが、3次元4次元になったような感じですね。

また以前は提案書を提出したきりで、依頼検討中のお客様に対してその後の十分な営業フォローができていませんでした。導入後は「リマインドメールを送る」「電話をかける」など細かいタスクを入れておくことで対応強化に繋げることができました。結果的に案件の取りこぼしも減少したと思います。

管理者の立場としては、案件の確認・管理が非常に楽になりました。頭のキャパシティに余裕ができて、他のことを考えられる時間が増えたと思います。

サポートメンバーからも「報告が気軽になった」と声を聞いています。司法書士は日頃忙しく、口頭でのコミュニケーションが難しい時もあります。タスクのコメント欄にメンションをつけて報告事項を記載してもらえば、いつでも確認できるので、わざわざ捕まえて話す必要がなくお互いの時間を効率的に使えるようになりました。

時短労働を目指すため、
「不便を不便のままにしない」

―　今後の目標をお聞かせください。

「あなたのまちの司法書士事務所グループ」の『ハブ事務所』として目指しているのは、全ての業務分野で司法書士業界1位になること、顧客満足度で1位になること、その結果、業界の給与基準を変えるような給与で1位になること、最後に労働時間短縮によるプライベート充実の4点です。

Jootoも使いこなしていければと思いますが、働き方の改善にむけては、一人ひとりが効率よく働く必要があります。それには「不便を不便のままにしない」ことが大事。たとえば、PCのショートカットキーを覚えるとか、資料を一覧化しておくとか、普段の業務から実践できる小さなところから始めて、不便を放置せずにその場で解決していくことが重要だと考えています。

グループとしては、街の津々浦々にインフラとして存在することで「法律や相談先を知らないことで、不当・不本意な解決をしてしまう市民や法人を出ないようにする」ことを目指しています。全国にグループ事務所を増やしていきたいですね。