会議時間が1/4に。JootoとChatworkの併用でマネジメントがしやすくなった

抱えていた課題

チャットツールでは必要な情報が流れ、振り返りできず、PDCAや指導がしづらかった。

不要なリマインドや「言った、言わない」が、マネージャーとメンバー間で発生していた。

資料を探すためにチャットの履歴をさかのぼって探していた。

解決したこと

チャットツールとの使い分けにより、振り返るべき内容をストックできるように。

マネジメントがしやすくなり、会議時間も大きく削減した。

資料やデータをJootoで管理し、誰もが最新版にアクセスできるようになった。

「株式会社アルプロン」は、プロテインをはじめとする健康食品の製造を行うメーカーだ。国内に自社工場を持ち、自社ブランド品だけでなくOEMブランド製品の受注も行なっている。大手小売店やパーソナルトレーニング企業、BtoC企業など多くの企業と取引があるとのことだ。

同社ではJootoとChatworkを併用し、日々の業務を進めている。もともとChatworkだけを利用していたものの、より効率良くタスク管理やマネジメントを行うべく、Jootoの導入を決めたのだという。

今回、記事に登場いただくのは、同社営業事業部長河合宜彦(かわい・のぶひこ)さん。JootoとChatworkをどのようにして使い分けているのか、Jootoを導入したことで社内にどのような変化が起きたのかについて、詳しくお話を聞いた。

プロテインを主軸に自社ブランド品の製造やOEM製品の受注を担う

― 御社の事業内容について教えてください。

弊社は島根県雲南市に自社工場を持つ健康食品の製造メーカーです。主力商品はプロテインで、自社ブランドの販売はもちろんのこと、大手小売店やパーソナルトレーニング企業、BtoC企業向けにOEM製品の受注も多く請け負っています。個人の方や卸売向けにオンラインショップも運営しています。

― 御社の強みは何ですか?

原料の調達から商品の企画、開発、製造、販売まで自社で一貫して行っている点です。私たちは、プロテインが一般的に普及する前から事業を行っています。プロテイン製造のノウハウや市場の状況、売れ筋などを理解したうえで企業に提案できるのは強みだと思います。

― 河合様についてお聞かせください。

私は、2018年4月に営業責任者として参画しました。主に国内卸売販売や大手企業のPB開発、中国越境ECビジネスを行い、並行してマーケティングや商品企画も担当しています。

テレワークで大事な「コミュニケーション」を円滑にすべくJootoを導入

― Jooto導入の背景についてお聞かせください。

Jooto導入前、コロナ禍をきっかけに弊社でもテレワークの導入・拡大を検討していました。そこで、私自らがテレワークを行おうと考えました。新しいことを取り入れる際は、管理者側の人間が積極的に動かないと社内のメンバーもやりづらいと思ったためです。しかし、テレワークをするにしても、社内のメンバーとどのようにコミュニケーションを図るかが課題でした。

当時、コミュニケーションツールとして社内では既にChatworkが浸透していました。しかし、必要な情報が流れてしまうなどマネジメントしづらい状況でした。メンバー内でも「誰が行っているか分からないタスク」が発生し、上手くコミュニケーションを図れていないと感じていました。また、会議においても、資料を探すのにチャットをさかのぼり、会議が中断することもありました。

そこで、タスク管理に特化したツールを探していたところ、出会ったのがJootoです。まずは無料サービスを活用し、私自らが使い始めました。

― Jootoを採用した決め手は何でしょうか?

導入までのハードルが低かった点です。4人まで無料で使えますし、Jootoの営業担当の方が丁寧に説明してくれて「使ってみよう」という気持ちになりました。弊社の場合、IT関連に詳しいメンバーばかりではないので、「使いやすい」「分かりやすい」のもポイントでした。実際、私含めて社内のメンバーもすぐに使えるようになりました。

― Jooto導入後、どのような変化が起きましたか?

まず、会議の時間を大きく削減できました。導入前は会議に2時間はかかっていたのですが、今はJooto上で簡単にタスクの進捗状況を確認できるので1時間程度になりましたし、会議の頻度が週2回から週1回に減りました。次に、私から部下へ進捗確認の電話をする回数が減りました。Jooto上で必要な情報を確認できますし、コメント欄に記録が残るので「言った、言わない」のトラブルも無くなりました。

あとは、個人的な印象ですが、コミュニケーションが円滑になったためか残業時間が減りました。もちろん、メンバーが成長して業務を遂行できるノウハウを身につけた部分もあるとは思いますが、Jootoによる効果もあると思います。

1つのツールのデメリットをもう1つでカバーして確実なタスク管理を実現

― 具体的にどのような形でJootoを運用していますか?

主に管理職への情報共有と営業管理に使用しています。管理職への情報共有については、マネジメント領域の管理者だけが見られる「マネジメントボード」を作成。役員会資料や月次の報告資料、半期での各チームの目標管理に関する報告などを書き込んでいます。

営業管理については、営業部門が3つに分かれているため、各々でプロジェクトボードを作っています。例えばスーパーやドラッグストアを担当するチームの場合は、「卸販売サイトの運営ボード」「顧客管理ボード」「新規顧客管理ボード」の3つのボードで管理しています。各取引先に対する営業方針やアプローチ方法、見込み客の情報などを共有して日々の営業活動に活かしています。

卸販売サイト運営ボードの運用イメージ
卸販売サイト運営ボードの運用イメージ。施策ごとに縦のリストにまとめ、詳細なタスクはカードに記載している。
新規顧客管理ボードの運用イメージ
新規顧客管理ボードの運用イメージ。行程順に並んでおり、案件が進捗するとカードを右に移動させていく。
既存顧客管理ボードの運用イメージ
既存顧客管理ボードの運用イメージ。顧客の企業規模ごとにセグメントし管理。

(※)プロジェクトボードのイメージはすべて、河合様のお話をもとに簡易版をJootoにて作成。

― JootoとChatworkをどのように使い分けているのでしょうか?

履歴を残しておきたい情報はJooto、業務内で生じるちょっとしたコミュニケーションはChatworkに書き込むようにしています。

例えば、Chatworkでは履歴に残さなくても良いようなやり取りや日々の報告を書き込んでいます。しかし、営業用の資料や目標数値に関するデータなどはJootoにアップしています。資料やデータをChatwork上でやり取りしてしまうと、その都度保存しなくてはなりませんし、保存も忘れてしまう可能性もあります。

JootoとChatwork、どちらか一方だけだと業務を上手く回せないので、弊社の場合は両方を組み合わせて使うのがベストだと考えています。

営業だけでなく開発・製造など会社全体でJootoを使い生産性向上を目指す

― マネジメントをする側としてJootoの良いところは何ですか?

タスクを「見える化」できるところです。プロジェクトごとに細かくタスクが記載できるため、各部門のマネージャーとしてはひと目でタスクを把握し、進捗管理をしやすくなりました。また、「Jooto上にタスクが記入されている」状態を共有できていれば、メンバーへの進捗確認や報告をもらう手間も省けます。

便利だなと思う機能は「お知らせ機能」です。Jootoに記入したタスクはお知らせ機能で通知されるように設定できるので、記入後は一旦忘れることができます。現場のメンバーもマネージャーも目の前の仕事に集中できるので、業務効率が上がりました。

また、Chatworkのみを使っていた時は細かなやり取りが流れてしまうため、1つのプロジェクトを終えても振り返りをしづらい状況でした。Jootoの場合は記録が残るので、振り返りをしやすくなりました。振り返りをすれば、プロジェクトに携わったメンバーの成長に繋がります。そういう意味では、メンバーへの教育をしやすい環境が整ったと感じています。

― 今後の目標をお聞かせください。

「アルプロン」の認知を高めることです。そのためにも、販売数を増やしていくことが重要だと考えています。

新商品の開発も進めていきたいです。商品を1つ作るにも多くの人が関わり、たくさんのアイデアを募り、PDCAを回していく必要があります。実のところ、弊社では開発まわりについては、諸々の管理が進んでいない状況です。現状を打破するためにも、私たち営業部門と開発部門で協力し、Jootoを活用して開発管理の仕組みづくりを進めていきたいです。

Jootoを開発や製造などの他部署のメンバーにも活用してもらい、会社全体の生産性向上に繋がれば幸いです。

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