全社横断の業務改革を、効率よく前に進める。
リバー株式会社がJootoで実現した、
抜け漏れのないタスク管理

「地球を資源だらけの星にしよう。」——そんな企業理念のもと、関東近郊を中心に17事業拠点で廃棄物の再資源化を手がけるリバー株式会社。金属スクラップから家電・自動車・産業廃棄物まで幅広い廃棄物のリサイクルを担う同社は、複数の企業統合を経て現在の体制を築いてきました。

その過程で生まれたのが、リバーグループ全社に横串を差して業務の効率化・標準化を推進する「業務改革推進室」です。同室を旗振り役に、「営業推進グループ」「法務室」「広報課」の計4部署で現在Jootoを活用しています。

「とてもじゃないけどExcelじゃ管理しきれない、というのが一番の発端でした」——業務改革推進室 課長代理の志田頼子さんはそう振り返ります。室の専任担当として全体の取り回しを担う志田さんに、Jooto導入の経緯と活用の実態について、詳しくお話を伺いました。

全社に「横串を刺す」組織の誕生

―　業務改革推進室はどのような背景で生まれたのでしょうか。

「もともと私はシステム部門でRPAを担当していました。RPAを全社に展開していくためには、全社を横断して動ける組織機能——いわゆるCoE（Center of Excellence）が必要との問題意識がありました。

ちょうどその頃、リバーは複数の会社が段階的に再編統合を進めており、2023年に最終的に現在の体制になりました。その統合後の諸課題については、PMI推進委員会（Post Merger Integration＝企業価値を向上させる業務標準化等の業務統合活動）で組織対応していましたが、その後継組織として、更なる業務改革の推進と内部統制の底上げを目的として2024年4月に業務改革推進室（業革推）が発足しました。業革推は、部門間連携が必要なPMIの残課題の推進支援を行うと同時に、全社業務の合理化・最適化に向けた改革支援においてはRPA導入を協議するCoEのエンジン役（事務局）を担っています。

室の構成は、社長補佐の室長（兼務）、コーポレート部門の部長クラス3名（兼務）、各事業所からの兼務者3名、そして専任の私という体制です。2024年10月には私が専任となり、全体の取り回しを担うようになりました。

―　全社横断の組織ゆえに、タスクの量も相当なものになるのでしょうか。

そうなんです。業務改革推進室というのは、改革の主人公ではないんです。一つの課題を解決するために仮説を建てて解決の道筋を示し、複数の関係部署に働きかけて実行を促したり、案件の進捗を管理し、都度課題を整理して次のアクションに繋げたりと、実行に当たる各部署の支援業務を担う部署です。そうなると、登場人物が多い分、「あれもこれもあれもこれも」とタスクが必然的に多くなる。いわば横串を刺す宿命として、案件の工数が膨らむ構造になっています。

「Excelに入れてみたら、できない！」
——導入のきっかけ

―　Jootoを導入される前は、どのように管理されていたのでしょうか。

最初はExcelにタスクを入れてみました。でも、「できない！」という感じでした（笑）。新しいタスクを追加するたびにメンテナンスが大変で、実質管理できていないというのが実態でした。スケジュールの通知機能もないので、別途スケジュールアプリに登録し直す二重の手間も発生していました。

そんな中、業務系の展示会でJootoを知りました。いくつかのツールを比較検討しましたが、色々な面でちょうどいいのがJootoだったので選びました。

―　Jootoを選んだ決め手はどのような点でしたか。

一番は、タスクの登録のしやすさです。こまごまとしたタスクが随時出てくる業務なので、入力が手間だとやらなくなるんです。Jootoはカンバンを作って名前をつけて、担当者もスケジュールもすぐ入れられる。そのシンプルさがとても良かった。

それから、ガントチャートが簡単に見られること。進捗を視覚的に把握できる点も決め手のひとつでした。入力は簡単なのに、見やすく整理されるところが良かったですね。

もうひとつ大きかったのが、ライセンスを1人ずつ追加できるという点です。当時、全社展開はまだ先の話で、まず使える部署から使い始めるというフェーズでした。ライセンスを必要な人数分だけ柔軟に増やせる仕組みは、段階的な展開を考えていた私たちにとってとても合理的でした。

週1回、ガントチャートを囲む進捗会議
——業務改革推進室の使い方

―　実際にどのようにJootoを活用されているか、具体的に教えてください。

ボードは縦のリストをカテゴリー（プロジェクトの種別）で分けて、各リストの中にタスクをカードとして積み上げていく構成にしています。

会議では、会議用のタスクをあらかじめ作成しておき、その日に話したいことや討議したいことをチェックリストとして入れておきます。会議中はその場でチェックリストに話し合いの結果を簡単に書き込みながら、会議終了後に新たなアクションはタスクとして起こして該当のプロジェクトに割り振っていく。簡単な議事録代わりにもなっています。

毎週1回、業務改革推進室の実務担当メンバー4名でガントチャートを画面共有しながら進捗打ち合わせをしています。「これどうなってる？あれどうなってる？」という確認をJootoの画面を見ながら進める、というのが週次のルーティンになっています。

―　他の部署ではどのようにご活用いただいているのでしょうか。

営業推進グループは、廃棄物の排出企業からのコンサルティング依頼案件について、SFA的な商談進捗管理に、法務室は契約書のリーガルチェックの進捗管理や許認可の維持管理に活用しています。広報課は、社内外への情報発信やブランディング活動の際の外注先を含めた作業進捗管理に使っています。

活用しているメンバーからも、手応えを感じる声が届いていて、法務室のスタッフからは、「次に何をしなければいけないのかが明確だからとても助かる」という言葉をもらいました。

それぞれの部署が実際にどう使っているかを紹介する社内向けの動画も私たちで制作しました。「こういう使い方をしているよ、だから使えそうだったら使ってみて」という形で、各部署への展開を進めています。

「スケジュールさえ入れれば、絶対に漏れない」
——導入後の変化

―　Jootoを使い始めて、業務はどのように変わりましたか。

一番大きいのは、「スケジュールさえ入れちゃえば決して漏れない」という安心感を持てるようになったことです。こまごまとしたタスクは随時発生しますが、Jootoに入れた瞬間に「あとはスケジュールが知らせてくれる」という状態になる。以前はその安心感がありませんでした。

タスク登録のしやすさがここで効いてきます。入力が手間だと「まあ後で」となって結局漏れる。でも「サクッと入れられる」から、その場で登録するクセがつく。タスクの抜け漏れが減ったのは、この行動変容が大きいと思っています。

確認する場所が一つに集約されていることも、とても良いと感じています。以前はExcelファイルが複数あって「どこを見ればいいか分からない」という状態でしたが、今はJootoを開けば全部見える。メンバーへのタスクの割り振りや進捗確認も、相当楽になりました。

―　ナレッジの蓄積という点では、いかがでしょうか。

たくさんの課題に対応する中で、誰とどのようなやり取りをして、どうやって解決していったかを別文書としてまとめなくても、タスクとコメントの履歴があるため、自動的に経緯を残すことができます。また、RPAで発生したトラブル対応の記録も、すべてJootoに入れるようにしています。「どんなトラブルが起きて、どう対応して、どう終わったか」という経緯をカードに残しておくと、後から検索して「あの時どうやったっけ」と見返せる。

会議の段取りのような定型業務はチェックリストとして保存しておいて、次回は複製して使う。そうすると、「勝手にナレッジが蓄積されていく」んです。わざわざドキュメントを作ったり、マニュアルを整備したりしなくても、日常のタスク管理の延長で情報が溜まっていく。

AI活用の基盤として
——タスク管理から、情報資産の活用へ

―　今後、Jootoをどのように活用していきたいとお考えですか。

現状の4部署から他の部署や拠点への展開も、引き続き進めていく予定です。Jootoで情報が可視化されることは、部署間のコミュニケーションにも変化をもたらすと感じています。コーポレートと事業所の間では、「本社がちゃんとしてくれない」「事業所が協力してくれない」といったすれ違いが生まれやすい。でも、お互いにどんな作業が必要で、ボールが今どこにあるのかがJootoで見えるようになると、それぞれの業務や状況に対する理解が深まって摩擦も減ります。タスク管理の基盤を整えることが、組織のへだたりを埋めることにもつながっていきます。

また、「Jootoにどれだけキッチリ情報を入れられるかが大きい」とも感じています。これからAIが当たり前に使われる時代になっていく中で、Jootoに蓄積されたデータをAIで分析してもらえるようになる。絡み合うたくさんのタスクに対して、どこからどう手をつけていくかの支援をAIにさせるために、日々のタスクと判断の経緯をJootoに積み上げていく。そのためのプラットフォームとして、Jootoを活用していきたいと考えています。