WebディレクターのWeb制作管理

Web制作をスムーズに進めたいWebディレクターの方におすすめ

Jootoを活用すれば、Webディレクターの方が抱える以下のような課題を解決可能です

  • 制作の進捗具合や残タスクの全体像が見えず、期限通りに制作が完了できるのかわからない。
  • 制作の進行状況を把握できず、上司やクライアントに制作の進行状況を聞かれてもすぐに答えられない。
  • 様々な会話やファイルがやり取りされており必要な情報を見つけるのが困難。
  • プロジェクトメンバーが社内外で複数名おり、タスクの引き継ぎやタスクに関するやりとりが煩雑になっている。

Jootoの基本用語説明

Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています

Jootoのボードのイメージ

プロジェクト管理でJootoを用いる際は、まずプロジェクトを構成する業務をすべて洗い出し、大枠の工程で分類します。

その上で、業務の工程が左から右に流れるようにリストを作成する方式が有効です。ただし、タスクは左から右には動かさず、ラベルを利用して進捗状況を管理します。

上記のようにリストやタスクを構成することで、ガントチャートでもプロジェクトの全体像を把握することができるようになります。

Jootoを実際に設定しましょう

プロジェクト:ボード全体が1つのプロジェクトになるように作成

  • 例えば、「A社 コーポレートサイト制作」というプロジェクトがあった際には、「A社 コーポレートサイト制作」というJootoプロジェクトを作成
  • 制作の進行を管理するプロジェクトマネージャー、WebディレクターがJooto上の各プロジェクトを管理

リスト:制作の工程ごとに一つのリストを作成

  • 制作の工程を大きく分類して、左から右に工程が進むようにリストを作成。例えば、「企画」「ワイヤーフレーム作成」「デザイン」「コーディング」「リリース」のようなリスト名に設定。
  • 制作工程のリストとは別に、プロジェクト進行における課題や、メンバーが頻繁に参照する共有事項をメモとして書き留めておく「課題・共有事項リスト」を1番左に用意しておきましょう。

タスク:制作における各業務を一つのタスクにする

  • プロジェクトの開始時に、その時点で判明している業務を全てタスクとして作成。
  • 複数ページの制作が発生する場合は各ページ単位でタスクを作成。
  • タスクは、着手する順番に上から並べましょう(これによりガントチャートが見やすくなります)。
  • タスクには必ず期限と担当者を設定し、担当者とスケジュールの合意を得ましょう。

ラベル:進捗状況をラベルで管理

  • 「未着手」「着手」「完了」のラベルをつくって、各タスクの進捗を管理。全タスクに必ずラベルを付与。
  • 「課題・共有事項リスト」内のタスクには「課題」「共有事項」などのラベルを付与。
  • ラベルを設定することで、フィルター機能で設定したラベルごとに閲覧したいタスクのみを表示することが可能です。

運用方法

  1. ウェブディレクターはWeb制作に必要なタスクを作成し、各タスクに期限と担当者を設定しましょう。
  2. 担当者は開始日時が来たら自身のタスクに着手をして、ラベルを「着手」に変更しましょう。
  3. タスクが完了したらラベルを「完了」に変更。後続タスクがある場合は、後続タスクの担当者にタグづけをしてタスクに着手してほしい旨をコメントしましょう。
  4. ディレクターは定期的に、ボードとガントチャートを確認して、タスクの開始、終了が予定通りに行われ、スケジュール通りに制作が進んでいることを確認しましょう。

運用のポイント

プロジェクト開始時に全てのタスクをJootoで見える化するよう徹底

  • ディレクターは、プロジェクト開始時にサイトマップを作成して必要なページを洗い出し、把握しているタスクを全て入力するようにしましょう。
  • プロジェクト進行上必要な業務が後でわかった場合、メンバーはディレクターに確認を取り、タスクとして作成するようにしましょう。
  • プロジェクトが佳境になると多忙になり、入力を怠ってしまうことがあります。これが原因で業務の抜け漏れが発生し、プロジェクトの遅延が発生してしまう可能性があるため、入力を徹底するようにしましょう。

ディレクターが全てを把握できるようにする

  • 上記の通りタスクを新たに作成する場合は必ずディレクターに確認を取りましょう。
  • 先行タスクの遅延などで期間が変わる場合は、ディレクターにタスク内のコメントで確認をとった上で期間変更を行いましょう。
  • タスクの進行において課題が発生した場合、ディレクターをタグ付けしてコメントを送ったり、課題リストに課題を登録してディレクターを担当者にするなどしましょう。

担当者・期限・ラベルを必ず設定

  • タスクは「担当者」と「期間」、進捗状況の「ラベル」も必ず設定しましょう。期限や担当者が不明確なタスクは、放置されてしまいプロジェクト全体の遅延を招きます。
  • 期間を入力することでガントチャート上でもタスクが表示できるようになります。

定例MTGでタスクを棚卸し

  • Jootoをチームメンバーの前で投影しながら会議を実施するのがおすすめです。その場でプロジェクトの全体像や各業務の状況を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。
  • Jootoを使ったプロジェクト定例会議の例
    ・毎週月曜朝にJootoを投影しながら、ディレクターがタスクの進捗状況を確認。
    ・それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じてタスクの内容やスケジュールを見直し、全体のスケジュールも修正する。
    ・「課題・共有事項リスト」に留まっている課題を、定例会議の場で解決して、全体の合意を得る。
  • Jootoを使ったデザイン確認MTGの例
    ・制作したデザインを、プロジェクトの関係者が会議の場で確認。
    ・修正事項がある場合は、その場でJootoの該当するタスクのコメントやチェックリストに記載。
  • 業務のサイクルに合った頻度で会議を実施しましょう。プロジェクトの後半では、スケジュールの余裕がなくなっていることが多いため、高頻度で確認をしましょう。

この使い方で役立つ機能

ファイル

  • 「ボード」「ガントチャート」と並んで表示されている「ファイル」のリンクをクリックすると、プロジェクト内の添付ファイルを一覧で見ることができます。この画面を使えば、各タスクに散らばってしまったデザインの画像ファイルを一覧して、必要なものをダウンロードすることが出きます。

フィルター

  • ラベルを設定していれば、フィルター機能で、ラベルごとに閲覧したいタスクだけに表示を絞り込むことも可能です。
  • 担当者でフィルターを掛けることで、各担当ごとの業務を見える化できます。業務量の把握に役立ちます。
  • 「マイタスク」をクリックすることで自身の担当する業務を見える化できます。

フォロー

管理者の場合は自身では担当しないが、注視しておきたいタスクがあるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。

関連するテンプレート

WebディレクターのWeb制作管理のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。

※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。

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