税理士の顧問先管理
複数顧問先の多岐にわたる業務を一元管理したい税理士の方におすすめ
Jootoを活用すれば、税理士の方が抱える以下のような課題を解決可能です
- 複数の顧問先から業務の依頼を受けるため業務の抜け漏れが発生する
- 業務量が多く、気づかない間に業務の期限が過ぎている
- 複数の顧問先からメールや電話で情報が伝えられ、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかっている
- 顧問先との打ち合わせ時に、状況の整理に時間がかかる
- 全ての顧問先を十分に対応できているかどうか不安
Jootoの基本用語説明
Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています
Jootoのボードのイメージ
税理士の方が複数顧問先の多岐にわたる業務を管理する際には顧問先別にリストを作る方式が有効。業務の全体像と、顧問先ごとの状況が把握しやすくなります。
Jootoの使い方・構成の例
プロジェクト：顧問先を複数まとめて1つのプロジェクトを作成
- 顧問先の数が多く、1つのプロジェクトにおさまらない場合は、顧問先名を五十音順などで整理して、「ア行ではじまる顧問先のプロジェクト」「カ行ではじまる顧問先のプロジェクト」のようにプロジェクトをわけると、各顧問先がどのプロジェクトに格納されているか探しやすくなります。
リスト：顧問先ごとにリストを作成
- 顧問先ごとにリストを作成し、5〜10程度の顧問先（リスト）を1つのプロジェクトに格納。
- 顧問先ごとのリストとは別に、毎月/毎年発生する定常業務のタスクを1つのリストにまとめ、リストを複製することで、複数のタスクを同時複製できるようにしておくと効率的です。
タスク：各業務を1つのタスクにする
- 各顧問先ごとに関連する業務を「タスク」にして、その顧問先のリストに格納。
- 各顧問先の決算月や連絡先などのメモを1つのタスク内にまとめて、各顧問先のリストの一番上や一番下に置いておくと、各顧問先の情報を探す手間が省けます。
ラベル：進捗状況をラベルで管理
- 「未着手」「着手」「完了」などのラベルでタスクの進捗状況を分かるようにしましょう。
- 「完了」ラベルがついたタスクは一定期間ごとにアーカイブをすることで整理しましょう。
チェックリスト：決まった手順などを管理
- タスクに決まった手順や従うべき手続きがある場合は、チェックリストを作成しましょう。例えば、毎月の会計システムへの入力時に、顧問先から提出をしてもらう資料が決まっている場合は、それをチェックリストにするなどしましょう。
- チェックリストは保存することが可能です。再度チェックリストを作成する手間なく、同じチェックリストを利用できるようになります。
運用方法
- 毎月月初に各顧問先の月次の定常業務をタスクとして作成します
・複製用のタスクは事前に準備をし、複製すると効率的です
・ラベルは「未着手」としましょう
・タスクの期限を設定しましょう
・タスクのタイトルには「10月：月次会計データ入力」のように月がわかるような名称を設定しましょう。 - 月初に作成する定常タスク以外にも、顧問先との打ち合わせで、非定常業務が発生した場合は新たにタスクを作成します。
- 着手したタスクには「着手」のラベルを、完了したタスクには「完了」のラベルを設定します。
- 月末時点で「完了」ラベルがついているタスクはアーカイブをします。
運用のポイント
各タスクに期限や担当者を必ず設定
- Jootoのフィルター機能や、通知の機能を活用するためにも各タスクには期限や担当者を必ず設定しましょう。 期限を設定していれば、期限が近づいた際に通知を受け取ることができます。
顧問先からの共有事項などを漏らさず記録
- 顧問先からの共有事項や共有資料は、タスク内のコメントや添付ファイルとして保存をしておいて簡単に見つけられるようにしましょう。
- 顧問先との打ち合わせ時にJootoが手元で開ける環境であれば、打ち合わせのメモやタスクをその場でJootoに書き込むと抜け漏れなく、効果的です。
この使い方で役立つ機能
すべてのタスク
- 顧問先が多くなりプロジェクトが複数になると、対応すべきタスクが複数のプロジェクトに散らばって存在することになります。Jootoの上部に表示されている「全てのタスク」をクリックすることで、プロジェクトを横断して自身が担当するタスクや期限が迫っているタスクを確認することが可能です。
関連するテンプレート
税理士の顧問先管理のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。
※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。
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