営業の案件進捗管理

チーム全体の案件の進捗を見える化したい営業マネージャーの方におすすめ

Jootoを活用すれば、営業マネージャーが抱える以下のような課題を解決可能です

現在各メンバーがどのような案件を担当しているかわからない
各案件の進捗状況がわからず適切にフォローができていない
やりとりやファイルの情報が分散し、情報を集めることに時間がかかってしまう
メンバーごとに案件の進め方が異なる
担当の引継ぎ時に情報が残っていない

下記動画では営業の案件進捗の管理方法をご案内しております。

Jootoの基本用語説明

Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています。リストは右側の「リストを追加」から新規で作成でき、リストの上部にカーソルを合わせ、✋のマークになるタイミングでドラッグ&ドロップすると、リストの並び替えができます。

Jootoのボードのイメージ

営業案件の進捗状況管理には、案件の工程/進捗状況に沿ってリストを作る方式が有効。各案件の進捗状況や案件の全体量の把握に最適です。

リストに商談のフェーズ、タスクに案件名、ラベルに案件の分類を設定すれば、以下のようなことも実現可能です。

現在どれだけの案件が存在しているのかの把握
各案件の状態の把握
案件の種類ごとに絞り込んで確認
担当変更時のスムーズな引継ぎ

テンプレートを使ってみる

Jootoの使い方・構成の例

プロジェクト：営業チーム（部署や課）ごとにプロジェクトを作成

・例えば、営業1課、営業2課のように複数の営業チームがある場合はそれぞれの課でプロジェクトを作り、各課の課長がプロジェクトを管理。後から変更も可能ですので、管理しやすい単位（チームや部署など）でプロジェクトを作成。

リスト：営業案件の進捗フェーズごとにリストを作成

・例えば、「案件発生」「面談実施」「ヨミ」「〇月契約完了」といったフェーズでリストを作成することで、各フェーズの案件量を確認可能。
・自社の営業活動の流れに沿ったフェーズでリストを作成しましょう。

タスク：1つの案件つき、1つのタスクを作成

・タスクの名前に案件名、顧客名、案件番号などを登録すると案件が見つけやすく、検索ボックスから検索も可能。
・雛形になるタスクを1つ作成して、それを複製してタスクを作成すると、チームメンバーによる入力情報のばらつきを防ぐことができます。

ラベル：案件の分類などをラベルで管理

・リストをフェーズでわけると、各案件の分類がわかりづらくなります。案件の分類（製品の種類や顧客の種類、予算など）をラベルで補完しましょう。
・また、今月や来月受注予定の案件で絞り込めるように月ごとのラベルを作成することもあります。

チェックリスト：案件に必要な各種手続きを管理

・各種案件に中で、必ず必要な手続き（見積書作成/見積書承認/発注書作成など）がある場合は、
　チェックリストで管理

運用方法

案件が発生した時点で、「案件発生」のリストにタスクを作成
その際に、タスクの名前に案件名、顧客名、案件番号等を登録して検索しやすくしましょう。
その企業にアプローチをする担当者も設定しましょう。
担当者は各企業に連絡を取り、初回面談の調整ができたら次のリストに移動
面談が完了し、検討期間に入ったものは次のリストに、反応次第では「保留」「失注」に移動
面談内容のメモをタスク内のコメントへ記録
特に次の行動を記載しておくことで、担当者自身がタスクを忘れず、上司への報告にも使えます。
その後、受注に至ったものは「受注」に移動
タスクの期間に次回の行動日を入力することで、行動が遅れている案件を締切フィルターで洗い出せます。

運用のポイント

コメントを使って、チームでの情報共有を図る

Jootoで案件を管理するメリットは、チーム内で案件情報を共有できることにあります。商談実施時のメモや次のアクションはコメントを使って、共有をしましょう。
メンション機能を使って、商談報告の場所としても使え、マネージャーの確認もしやすくなります。
提案書やスケジュール表などをタスクに添付することで案件の詳細を把握しやすくなりますし、上司や同僚にファイルを再送するシーンを減らすことができます。

各ステップの期限を細かく設定する

商談を進める（案件を次の工程に動かす）ために必要な行動とその行動の期限をコメントに記載し、その期限をタスクの期限としても登録しましょう。登録することで、期限の通知を受け取ることが可能です。

この使い方で役立つ機能

フィルター

各案件で担当者を設定していれば、フィルター機能を使って、担当者ごとにかかえる案件の状況を確認できます。同様に、案件の分類をラベルを使って設定すれば、案件の分類での絞り込みが可能です。
中にはメインの担当者ではないが、他のメンバーの案件をサポートしているという人もいます。担当者でフィルターを掛けることで、それが見える化されます

フォロー

管理者の場合は自分では担当しないが、注視しておきたい案件があるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。