営業の商談進捗管理

営業案件の管理をスムーズに行いたい営業マネージャーの方におすすめ

Jootoを活用すれば、営業マネージャーが抱える以下のような課題を解決可能です

  • 現在各メンバーがどのような案件を担当しているかわからない
  • 各案件の進捗状況がわからず的確な指示が出せていない
  • 滞留している案件に気づかず失注がうまれている
  • 案件の担当者が変わるときに引き継ぎもれが発生している

Jootoの基本用語説明

Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています

Jootoのボードのイメージ

営業案件の進捗状況管理には、案件の工程/進捗状況に沿ってリストを作る方式が有効。各案件の進捗状況や案件の全体量の把握に最適です。

リストに工程、タスクに案件名、ラベルにタスクの分類を設定すれば、以下のようなことも実現可能です。

  • 現在どれだけの案件が存在しているのかの把握
  • 各案件の状態の把握
  • 担当変更時のスムーズな引継ぎ

Jootoの使い方・構成の例

プロジェクト:管理者が管轄するチームや製品、事業の営業チーム(部署や課)でプロジェクトを作成

  • 例えば、営業1課、営業2課のように複数の営業チームがある場合はそれぞれの課でプロジェクトを作り各課の課長がプロジェクトを管理

リスト:営業案件の進捗ステップにあわせてリストを作成

  • 例えば、「営業リスト」、「連絡済み」「アポイント設定済み」「顧客検討中」「受注」「保留」「失注」といった名称をリストに設定することで、どの工程にどれだけの量の案件があるかを確認することが可能です。
  • 自社の営業の流れに沿った工程名をリストに設定しましょう。

タスク:1つの案件を1つのタスクにする

  • タスクの名前に案件名、顧客名、案件番号などを登録すると案件が見つけやすく、検索ボックスから検索も可能。

ラベル:案件の分類などをラベルで管理

  • リストを工程でわけると、各案件の分類がわかりづらくなります。案件の分類(製品の種類や顧客の種類など)をラベルで補完しましょう
  • また、上司からの指示を待っている際には「○○さん指示待ち」のようなラベルを設定すると、どのような理由で案件が滞留しているかを把握しやすくなります。

チェックリスト:案件に必要な各種手続きを管理

  • 各案件の中で、必ず必要な手続き(見積書作成/見積書承認/発注書作成など)がある場合は、チェックリストで管理

運用方法

  1. 営業をする企業をリストアップし、「営業リスト」にタスクとして保存しましょう。
    ・その際に、タスクの名前に案件名、顧客名、案件番号を登録して検索しやすくしましょう。
    ・その企業にアプローチをする担当者も設定しましょう。
  2. 担当者は各企業に連絡を取り、連絡をしたものは「連絡済み」に移動しましょう。
  3. アポイントの設定許可が得られ、アポイントが設定できた企業は「アポイント設定済み」に移動しましょう
  4. アポイントが完了して、検討期間に入ったものは「顧客検討中」に、反応次第では「保留」「失注」に移動させましょう。
    ・アポイントの内容のメモをタスク内のコメントへ記録、アポイントの際に発生した業務はチェックリストへ入力しましょう。
  5. その後受注に至ったものは「受注」に移動させます。商談を進めるのが難しいと判断した際には「保留」「失注」に移動させましょう。
  6. 一定期間ごとに商談を棚卸しをして、「連絡済み」のまま返答がない企業や「保留」「失注」となった企業を「営業リスト」に戻して再アプローチを試みましょう。

運用のポイント

各ステップの期限を細かく設定する

  • 商談を進める(案件を次の工程に動かす)ために必要な行動とその行動の期限をコメントに記載し、その期限をタスクの期限としても登録しましょう。登録することで、期限の通知を受け取ることが可能です。

営業プロセス間の引き継ぎに注意

  • 一連の業務の流れの途中で担当者が変わる場合、引き継ぎ漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。担当案件に関わる方とどのようなやりとりをされていたのかを次の担当者やマネージャーが把握できるように、コメントや添付ファイルで情報を残しましょう。
  • コメントには、面会履歴や重要なメールの履歴を残しましょう。
  • 提案書やスケジュール表などをタスクに添付することで案件の詳細を把握しやすくなります。

定例MTGで各商談の進捗を確認

  • 定期的にJootoをチームメンバーの前で投影しながら進捗確認MTGを実施することでより効果的に抜け漏れを防止可能です。案件の進捗状況や滞留している案件の問題を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。
  • Jootoを使った進捗確認MTGの例
    ・毎朝Jootoを投影しながら、各人が自分の担当する案件の進捗状況を5-10分で説明。
    ・それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じて、案件の優先度や割り振りを見直す。
    ・案件の商談期間に合った頻度でMTGを実施しましょう。サイクルが短い商談期間の場合、高頻度でのチェックが必要。

この使い方で役立つ機能

フィルター

  • 各案件で担当者を設定していれば、フィルター機能を使って、担当者ごとにかかえる案件の状況を確認できます。同様に、案件の分類をラベルを使って設定すれば、案件の分類での絞り込みが可能です。
  • 中にはメインの担当者ではないが、他のメンバーの案件をサポートしているという人もいます。担当者でフィルターを掛けることで、それが見える化されます

フォロー

管理者の場合は自分では担当しないが、注視しておきたい案件があるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。

関連するテンプレート

商談進捗管理のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。

※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。

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