採用（担当者別）

採用の仕事には、入社試験を行うだけでなく、採用計画の策定や、
セミナーの実施、採用内定者への説明会など、様々な業務があります。

主な業務である入社試験においても、筆記試験の問題作成や採点依頼のほか、
面接の準備（面接官のスケジュール調整、説明資料作成）など、やることは多岐に渡ります。

また、試験が複数ある場合（新卒採用と中途採用など）は、
同じ業務内容をそれぞれ別の担当者が進めるということも多いのではないでしょうか。

スケジュール管理やタスク管理に工夫が求められる採用の仕事ですが、
Jootoを使えば、チーム全体の進捗状況が確認できるだけでなく、
業務情報を簡単にシェアすることにより、業務の効率化を図ることができます。

プロジェクトを作成する

Jootoにログインしたら画面左上にある「新規追加」をクリックして、
必要項目を入力の上、新規プロジェクトを作成します。

リストの作成

担当者別のリストの作成を行います。

こうすることで、各担当者がToDoリストとして活用することができます。
また、プロジェクトメンバーであれば、自分のリストだけでなく、
他の人のリストもログイン後すぐに確認できる（目に入ってくる）仕様です。

採用の業務は基本的なスケジュールが決まっていることが多いですが、
イレギュラーな対応（例えば自然災害による選考日の延期など）が必要な場合もあります。

そういったときに、他の人が現在どういう状況なのか（フォローが必要なのか）など把握することができ、
チーム全体の業務改善にも繋がります。

後述しますが、リストには各人が設定できるタスク（やること）というものがあり、これはリスト間での移動が可能です。
「選考（筆記試験など）」と「面接」など、
複数のタスクが密接に繋がっていることの多い採用業務では、この機能がとっても便利。

元々担当者が違うタスクでも、作業が終わり次第、
次の担当者へタスクの受け渡しができることで、情報を簡単に共有することができます。

タスクの追加

各リストにはタスクを随時追加していくことが出来ます。

タスクはカテゴリー分けすることができる

タスク管理のメニューにはカテゴリーが設定できます。
具体的には、優先度合い（高・中・低）や、進捗の度合い（確認中・指示待ち・保留中）など。

パッと見て、進捗状況が分かるので便利な機能です。
書類受付と選考の準備など、複数の案件が同時進行している時期には、特に進捗管理に役立ちます。

タスク内でコメントのやりとりができる

タスク内ではコメントのやりとりができるので、他の担当者との連携がスムーズに。

コメント欄は、内容の修正・削除はもちろんのこと書類の添付やメンバーのタグ付け、
絵文字の使用が可能であったりと、初めての方でも使いやすい仕様になっています。

選考結果など採用に関するデータなどを共有する際には、このコメント機能を使うと便利です。

また、自分が細かく記録しておきたいこともこのコメント欄に入力することでメモとして活用できます。

例えば、選考の際、気になった受験者情報などを細かにコメントしておくことで、いちいち受付書類から情報を探すことなく、
コメント欄の情報を元に作業を進めることができるので効率的です。

タスクが複製できる

様々な種類の試験を行っている場合（試験ごとに担当者が違う場合は特に）は、
タスクの複製機能を使うと作業時間を短縮できます。

この機能はただ内容をコピーするのではなく、移動先プロジェクト（プロジェクトをまたぐことができます）、
移動先リスト名、順番、移動時キープする情報など、細かい選択ができる仕様になっています。

新卒採用と中途採用のような、試験の流れが同じ業務であれば、
いずれか一方が作成したタスクを複製することで、作業時間を短縮することができます。

タスク内にチェックリストを作成できる

具体的なチェック項目をリスト化することで、進捗管理を細分化。

採用試験では細かな業務が多いため、このようなチェックリストを作成しておくことで、
漏れなく業務を遂行することができます。

チェックリストには、締切日も設定できます。
また、チェックしていくとどのくらい業務が進んでいるか％で表示されるため、進捗管理に役立ちます。

その他おすすめポイント

変更を知らせてくれる

タスクの追加やコメントなどがあればその都度登録しているメールに連絡が入ります。
Jootoをずっと開いていなくてもいいので、デスクから離れている時でも安心です。

アプリがある

またJootoにはスマホ用のアプリもあるので、
そちらを利用することでいつでもどこでも進捗管理や他の担当者とのやりとりが可能です。

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