広報

広報の仕事はメディア対応やプレスリリースの配信などの社外とのビジネスから
会社案内や社内広報などの社内のコミュニケーション、株主とのIRまで多岐に渡ります。

そうした中でプロジェクトを同時進行することも多く、
タスクが煩雑になり、それぞれのプロジェクト管理に困ることもしばしば。

Jootoではボード上にカンバン(タスク)を並べてプロジェクトの管理をすることが出来ます。

数や内容によって抱えているタスクがすぐにわかるのがメリットです。
タスクを整理し、効率よく、無駄のない仕事をすることができます。

さらにガントチャートでプロジェクトを確認することができるので
締め切りを確認し、優先するべきタスクを抽出できます。

今回は社内外を含め10名程度の広報チームにおける1つの広報プロジェクトを想定して、
Jootoを使った簡単かつスッキリとしたプロジェクト管理の方法をご紹介します!

プロジェクトを作成する

まずはプロジェクトを新規作成し、タスクを管理するボードとして利用します。

初期設定ではToDoリスト、進行中、完了のリスト(タスクをまとめるフォルダ)が設定されています。
「共有事項」「To Doリスト」「進行中」「完了」「開示済み情報」のリストを左から順に作成・配置していきます。

こうすると広報活動を時間軸でまとめたリストが左から右に流れる形で配置されます。
リストにタスクを追加していくと以下の図のようになります。

プロジェクトにメンバーを追加

プロジェクトにメンバーを招待するためには、プロジェクト画面の右上のある
メンバーのアイコンが表示された部分をクリックします。

画面が切り替わったら、右上にある「+追加」のボタンをクリックします。
その後、招待したいユーザー横の「+」をクリックすれば、招待完了です。

また「メンバー」「サブメンバー」「外部メンバー」と権限に応じて各ユーザーを分けることが可能です。
(プロジェクト参加後の設定も可能)

与えたい権限に応じてメンバーの属性を変更することができるので、
情報にアクセスできる範囲を限定し、機密性の高いプロジェクト管理ができます。

例えば、PR会社や広告代理店など社外と進めるタスクであれば、
社外の方は「外部メンバー」にして頂き、タスクの公開を限定することができます。

権限は以下の通りです。

プロジェクトマネージャー
メンバーの招待・プロジェクトの作成などプロジェクトの全権限を持ちます。
複数のメンバーに設定することもできます。

メンバー
デフォルトではメンバーに設定されています。メンバーの招待も可能です。
招待できる権限はメンバー以下になります。

サブメンバー
自分が作成したタスクとチェックリストだけですべての作業が行えます。
他メンバーが作成したタスクに関しては、コメントとファイル添付のみが可能です。
また、リストの作成は出来ません。

外部メンバー
タスクまたはチェックリストで、自分が担当になっているタスクのみ閲覧可能で、
コメントとファイル添付が行えます。

タスクは進捗に応じてリスト間を移動

リストごとに配置したタスクは進捗状況に応じて、移動させていきます。
左から右へリストを配置すると、運用するときも便利なので参考にしてください。
移動はドラッグでタスクをつかんで、動かしたい位置にドロップするだけ。

今回は左から「ToDoリスト」「進行中」「完了」とリストを配置したので
右から左にタスクの進捗度合いに応じて移動させていきます。
タスクがどのリストに入っているかでボード上で進捗具合を確認できるので、とてもスマートですね!

またタスクごとに情報の公開を限定できるので、
社外秘や公開を限定したいタスクも1つのプロジェクト内で管理できるので便利です。

広報の仕事はどうしてもタスクが多くなってしまうので、広報活動ごとにプロジェクトを作るといいでしょう。

広報のプロジェクト管理でJootoを上手く利用するコツ

1. カテゴリーを選択する

各タスクにカテゴリーを追加できるのがJootoの特徴です。
「優先度:高」「優先度:低」「確認中」などでそのタスクの状況を選ぶことができます。

カテゴリーにはデフォルトで色が設定されており、カスタマイズも可能です。
優先度が高いタスクは赤など目に付く色に設定するなどして、視覚的にもプロジェクト管理を行えば、
締切に間に合わない!なんてことも最小限に留められるでしょう。

カテゴリーを有効活用して、効率よく広報業務が行いましょう。

2. チェックリストを利用する

各タスクにはチェックリストを作成することができます。
チェックリストではチェックを入れると全チェック数のうち現在何%を達成したかの表示が出るので
進捗を簡単に確認することができます。

あとどれくらいなのかが一目でわかるとモチベーション維持につながって、
業務の効率が上がることも期待できます。

イベントを1つ開催するにあたっても、会場の確保・メディアの誘致・イベントの効果測定などやるべきことが盛り沢山。
やるべきことをチェックリストに明記して、作業の漏れや締め切りの忘れを防ぎましょう。

作業が完了したらチェックマークを付けることをお忘れなく。

3. コメント機能を利用する

コメント機能ではメンバーとタスクの変更点を共有したり、作成した企画書を共有・管理したりすることができます。

コメントはタスク毎に投稿できタスクを消去しない限り消えることもないので、
どのタスクについての意見なのかが分かりやすく、途中からタスクに参加しても話の流れに付いていくことができます。

メールでの連絡だとどうしても他のメールに埋もれてしまい見過ごしてしまうことも多いですが、
Jootoのコメント機能を利用すれば、見過ごす心配がなく報連相もバッチリですね。

4. ガントチャートを確認する

各タスクはガントチャートとしても見ることができます。
ボードだとタスクの締め切りがメイン画面に表示されないので十分に確認できないことも。

そこで便利なのが、ガントチャートです。
一目で各タスクのデッドラインが分かるのでスケジュールの管理に大変便利です。

チェックリストごとに締め切りを設定できるので、細かくスケジュール管理を行うことも可能です。
タスクの開始日と締切日はそれぞれタスク画面上の「開始日を追加」「締切日を追加」から設定できます。

5. その他

JootoではGoogleカレンダーやSlack、チャットワークといった
コミュニケーションツールとの連携が可能なのもJootoの魅力の1つ。

変更事項があれば、Jooto上だけでなくGoogleカレンダーやSlackで確認できるので、
すでにGoogleカレンダーやSlackなどを使っている人でも余計な手間がかかりません。

またJootoに入力したスケジュールはGoogleカレンダーに同期できるので、
再度カレンダーのスケジュールに入力し直す…という手間もありません!

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思わず、仕事が楽しくなる。
新しいプロジェクト管理を始めましょう。

まずはチームで体験してみましょう。Jootoなら、誰でもカンタンに使えます。