プロジェクト管理

こんな課題をお持ちのプロジェクトマネージャーにおすすめの使い方

プロジェクト(*)の進捗具合や残タスクの量がわからない
プロジェクトが期限通りに終わるのかわからず心配
様々な会話やファイルがやり取りされており必要な情報を見つけるのが大変
プロジェクトメンバーが複数名おり、タスクの引き継ぎやタスクに関するコミュニケーションが煩雑になっている。

(*)ここでの「プロジェクト」は「期間が決まっている」「定常業務ではない」業務の大きな枠組みを意味しています。

Jootoの基本用語説明

Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています

Jootoのボードのイメージ

プロジェクト管理でJootoを用いる際は、まずプロジェクトを構成する業務をすべて洗い出し、大枠の工程で分類します。

その上で、業務の工程が左から右に流れるようにリストを作成する方式が有効です。ただし、タスクは左から右には動かさず、ラベルを利用して進捗状況を管理します。

上記のようにリストやタスクを構成することで、ガントチャートでもプロジェクトの全体像を把握することができるようになります。

Jootoの使い方・構成の例

プロジェクト：ボード全体が1つのプロジェクトになるように作成

例えば、「セミナー開催」というプロジェクトがあった際には、「セミナー開催」というJootoプロジェクトを作成
各プロジェクトはプロジェクトマネージャー（セミナー責任者）が管理

リスト：業務の工程ごとに一つのリストを作成

業務の工程を大きく分類して、左から右に工程が進むようにリストを作成
プロジェクトに応じて例えば以下のようなリストを作成
・セミナー開催というプロジェクトの場合「企画」「登壇者・会場調整」「集客」「資料・販促物準備」「当日の運営」「開催後フォロー」
・Webサイト制作の場合「企画」「ワイヤーフレーム作成」「デザイン」「コーディング」「レビュー」
プロジェクト進行における課題を書き留めておく「課題リスト」を工程とは別に1番左に用意しておきましょう

タスク：プロジェクト内の各業務を一つのタスクにする

プロジェクトの開始時に、その時点で判明している業務を全てタスクとして作成。
タスクには必ず期限と担当者を設定。
タスクは、着手する順番に上から並べましょう（これによりガントチャートが見やすくなります）。

ラベル：進捗状況をラベルで管理

「未着手」「着手」「完了」のラベルをつくって、各タスクの進捗を管理。全タスクに必ずラベルを付与
ラベルを設定することで、フィルター機能で設定したラベルごとに閲覧したいタスクのみを表示することが可能です。

運用方法

担当者は開始日が来たら自身のタスクに着手をして、ラベルを「着手」に変更しましょう。
タスクが完了したらラベルを「完了」に変更。後続タスクがある場合は、後続タスクの担当者にタグづけをしてコメントをしましょう。
プロジェクトマネージャーは定期的に、ボードとガントチャートを確認して、タスクの開始、終了が予定通りに行われ、プロジェクト全体がスケジュール通りに進んでいることを確認しましょう。

運用のポイント

プロジェクト開始時に全てのタスクをJootoで見える化するよう徹底

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト開始時に判明しているタスクを全て入力するようにしましょう。
プロジェクト進行上必要な業務が後でわかった場合、メンバーはプロジェクトマネージャーに確認を取り、タスクとして作成するようにしましょう。
プロジェクトが佳境になると多忙になり、入力を怠ってしまうことがあります。これが原因で業務の抜け漏れが発生し、プロジェクトの遅延が発生してしまう可能性があるため、入力を徹底するようにしましょう。

プロジェクトマネージャーが全てを把握できるようにする

上記の通りタスクを新たに作成する場合は必ずプロジェクトマネージャーに確認を取りましょう
先行タスクの遅延などで期間が変わる場合は、プロジェクトマネージャーにタスク内のコメントで確認をとった上で期間変更を行いましょう
タスクの進行において課題が発生した場合、プロジェクトマネージャーをタグ付けしてコメントを送ったり、課題リストに課題を登録してプロジェクトマネージャーを担当者にするなどしましょう。

担当者・期限・ラベルを必ず設定

タスクは「担当者」と「期間」、進捗状況の「ラベル」も必ず設定しましょう。期限や担当者が不明確なタスクは、放置されてしまいプロジェクト全体の遅延を招きます。
期間を入力することでガントチャート上でもタスクが表示できるようになります。
担当が2名いる場合はそのタスクの責任者・主担当をタスクの説明欄に記入し、その方がタスクの進行に責任を持ちましょう。同時に、タスクで設定をする「担当者」には担当をする2名どちらも設定し、具体的な役割はチェックリストをつかって見える化しましょう。

定例MTGでタスクを棚卸し

Jootoをチームメンバーの前で投影しながら会議を実施するのがおすすめです。その場でプロジェクトの全体像や各業務の状況を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。
Jootoを使った定例MTGの例
・毎週月曜朝にJootoを投影しながら、プロジェクトマネージャーが（タスクの開始日が過ぎている）タスクの進捗状況を確認。
・それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じてタスクの内容やスケジュールを見直し、全体のスケジュールも修正する。
・「課題リスト」に留まっている課題を、定例会議の場で解決して、全体の合意を得る。
業務のサイクルに合った頻度で会議を実施しましょう。プロジェクトの後半では、スケジュールの余裕がなくなっていることが多いため、高頻度で確認をしましょう。

この使い方で役立つ機能

フィルター

ラベルを設定していれば、フィルター機能で、ラベルごとに閲覧したいタスクだけに表示を絞り込むことも可能です。

担当者でフィルターを掛けることで、各担当ごとの業務を見える化できます。業務量の把握に役立ちます。
「マイタスク」をクリックすることで自身の担当する業務を見える化できます。

フォロー

プロジェクトマネージャーの場合は自身では担当しない、しかし注視しておきたいタスクがあるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。