ITエンジニア(フローベース)

ITエンジニアの開発チームでJootoを利用している例を紹介いたします。

各エンジニアがどんなタスクを抱えているのか、進捗状況はどうなのか、
といった情報は会議で共有することもできますが、業務が忙しいと会議のために多くの時間を割くことも難しくなります。

Jootoを利用することで、チームの他のメンバーがどんなタスクを抱えているのか、
どの程度タスクを消化しているのかということを管理できます。

プロジェクトを作成する

まずはプロジェクトを新規に作成します。
Jootoにログインし、画面右上にある「新規追加」をクリックして新規プロジェクトを作成します。

「プロジェクト名」「プロジェクトの説明」を記入し、「新規プロジェクトを作成」をクリックします。
「プロジェクトの説明」の入力は必須ではありません。

プロジェクトは、開発するシステムごとに作成することも可能です。
大きなシステムになるとモジュールの数も増えるのでシステムごとにJootoのプロジェクトを作成しても良いでしょう。

今回は「システム開発部」とします。
会社の中でプログラムの作成を行っている部署というイメージで見てください。

リストの作成

Jootoは「リスト」と「タスク」から構成されます。

リストとは、分類(カテゴリー)のことです。
新規プロジェクトを作成するとデフォルトで「ToDoリスト」「進行中」「完了」というリストが表示されます。

リストは新規で作成して追加することができ、編集も可能です。

システム開発であればテストの工程も多くの時間を割きます。
単体テスト、結合テスト、システムテストとテストの種類も多いので、テストごとにリストを作成しても良いでしょう。

タスクを作成し、リストへ追加する

リストを作成したら、各リストにカードを追加していきます。

各タスクにはそれぞれの作業を記入します。
例えば「ToDoリスト」には未着手の作業をタスクに書き込み追加していきます。

そのタスクに着手したら「進行中」のリストへ、
タスクが終わったら「完了」のリストへとカードを移動させていきます。

例えば、仕様書の作成を開始したら「ToDo」リストから「進行中」へ、
仕様書が完成したら「完了」リストへと左から右へ時間軸が移動し、タスクのカードも左から右へ移動していきます。

そうすることで各タスクの進捗状況を確認することができるというわけです。
ちなみに、タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができます。

担当者を選択する

タスクには担当者を選択して追加することができます。一人でも複数でも可能です。

開発作業を1枚のタスクカードに記載するなら複数の人間が関わることが多いかと思います。
例えば、ある開発案件の担当者が他のプロジェクトを優先しなければならなくなった場合、
他のメンバーへ担当を変更する場合もあり得ます。

Jootoでは担当者の追加、変更はいつでも柔軟に行うことができます。

カテゴリーを選択する

各カードは「優先度(高・中・低)」や「確認中」、「書類添付」などのカテゴリーを付与することができます。

カテゴリーを選択すると、色付きでカードに反映されるため、ボード上でも一目で確認することができます。

各カードにコメントを追加

カードには各メンバーがコメントすることができます。
カードごとにコメントできるので、どのタスクに対しての言及なのかすぐに分かります。

仕様の確認の際、別のシステムについての言及かと勘違いしたら開発工程に大きな遅れが生じてしまいます。
場合によってはバグを引き起こす可能性もあります。

メールやチャットだと話している案件の認識にズレが生じることがありますが、そういったミスを防ぐ効果も期待できます。

チェックリストの追加

各タスクにはチェックリストを追加することもできます。
各タスクで確認しなければならないことをチェック項目として確認できるので便利です。

開発前の要件定義の段階なら予算や納期の確認、使用する担当者などを必須の確認事項として、
タスクのチェックリストに残しておくと抜けや漏れなくすこともできるでしょう。

お知らせ機能

タスクへの担当者の追加/削除やコメントの追加、カテゴリーの更新、
チェックリストの追加/削除などタスクに変更があった場合は、メールやお知らせで通知されます。
通知する項目は変更することができます。

変更があったすべての項目でメール連絡をしてほしい場合もあれば、大事な事項だけ知りたいという場合もあるでしょう。

お知らせ機能はプロジェクト毎でカスタマイズできるので、必要に応じて利用することができます。

ITエンジニアのプロジェクト管理でJootoを利用するポイント

ITエンジニアの仕事はチーム全員でプロジェクトを遂行します。
そのため自分のタスクが終わらないと他のメンバーのタスクが開始できない、ということもしばしば。

Jootoでプロジェクト管理をすることで、チームメンバー全員がお互いの進捗状況を確認することができます。
単体テストが終わらなければ結合テストができないので、単体テストはどこまで進んでいるか。
基本仕様書は完成しているのか等を視覚的に見える化したのがJootoです。

あるタスクがメンバーの事情により開始できない、あるいは優先度が低い場合は他のタスクを先に進めるなど、
タスクの進捗状況を確認できるのも強みです。
カテゴリーを利用して優先度を明確にし、タスクを進められない事情やアラートをコメントを利用してメンバーと共有すると
プロジェクトがスムーズに進めることができるでしょう。

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