デザイナー（担当者別）

デザイナーのほとんどの仕事は、個人で案件を抱えることが多いため、
それぞれのデザイナーの進捗状況や抱えている案件を管理しておくことは大変重要になってきます。

リストを担当者名にしておくことで、デザイナーひとりひとりの抱えている案件を整理して管理することができます。

納期までに間に合いそうか、忘れている案件はないかなど、
納期を守ることに厳しいデザイナーの仕事を滞りなく管理するのにJootoは役立ちます。

また、フレックスタイム制やリモートワークなど、
働き方が多様化している中で情報を共有する場合にもJootoは大きな効果を発揮します。

今回は、上司1人、デザイナー4人（うち、グラフィックデザイナー3人、Webデザイナー1人）の
デザイン事務所のチームを考えます。このチームはJootoをうまく使いこなしているようです。

どのような使い方をしているのでしょうか？

プロジェクトを作成

Jootoにログインしたら画面右上の「＋新規プロジェクト」ボタンをクリックし、新規プロジェクトを作成します。

リストを作成

「＋リストを追加」ボタンをクリックし、担当者別のリストを作成します。
こうすることで、どのデザイナーがどの案件を抱えているかが一目でわかるようになります。

また、「スケジュール」や「共有事項」などのリストを作成することで、チーム全体にかかわる事項、
例えば、ミーティングの情報やチームのルールなどを共有することもできます。

タスクを追加

デザイナーは、一人で複数の案件を抱えることも多々あります。
案件を受注したら、各担当者リストにタスクとして追加することで自分の抱えている案件を整理することができます。

もし、案件を他のデザイナーが引き継ぐことになったら、ドラッグ＆ドロップでタスクを移動させるのも使い方の一つです。

カテゴリーを追加し、タスクの進捗状況を管理

各タスクにはカテゴリーを付けることができます。

業務行程がわかるようにカテゴリーを追加したり、
編集したりしておくと各案件の進捗状況をボード上で確認することができるので、とても便利です。

チェックリストで進捗の確認

デザインを仕上げるまでには、クライアントへのヒアリングから最終チェックまで様々な作業行程があります。
タスクにチェックリストを設定することで作業がどの行程にあるのかを共有することができます。

チェックリストを使うと、終わった行程をチェックするだけで進捗を管理できますし、
制作物が複数ある場合はどの制作物が終わったか管理するという使い方もできます。

チェックリストの各アイテムには期間と担当者を登録することができるので、複数人で作業するときの管理も簡単です。

ガントチャートでスケジュールを管理

各タスクには、開始日時と締切日時を設定することができます。
設定すると、ボード上でタスクの左下に表示されますが、
案件が増えてくると大事な納期を見逃してしまうことがあるかもしれません。

そんなときに役立つのがガントチャートです。

ガントチャートは、開始日・締切日をビジュアル的に確認することができるので、
納期までの日数を確認したり、案件に優先順位をつけたりするときにとても便利です。

画面左上の「ボード」「ガントチャート」をそれぞれクリックすると簡単に切り替えることができます。

コメント機能でコミュニケーション

仕事を進める中で、デザインのチェックやエラーの報告など上司とコミュニケーションをとる機会は多いので、
情報の整理は課題の一つです。

タスクのコメント機能を使うと案件ごとに上司とやり取りができるので、
お互いにどの案件についての会話か共通認識をとりやすく、タスクを開けば過去のやり取りを見返すことができます。

また、コメントにはファイルを添付することができるので、制作物について上司の方とやり取りするときに便利です。
コメントはタスクを削除しない限り残るので、昔の案件でどのようなやり取りをしたかを確認することもできます。

また、添付された画像をクリックすれば、ダウンロードしなくてもデザインを確認することができます。

いつもはデータを送りあって時間のかかってしまうデザインの確認作業をスピーディーに行えるので、
納期までの時間を有効に使うことができます。

フィルターでタスクを絞り込む

案件やデザイナーが増えると、進行中のタスクだけ見たいときや、
どの予定に自分が参加することになっているかすぐに確認したいという場面が出てきます。

そんなときはフィルター機能を使えば、カテゴリーや担当者でタスクを絞り込むことができます。
フィルターを外すときは、「フィルターオフ」を押すだけなのでとても簡単です。

簡単にタスクを複製

ボードのタスク名横の「…」をクリックすると開くメニューの「タスクを複製」から簡単にタスクを複製することができます。 カテゴリーやチェックボックスを設定したテンプレートを作っておけば、面倒な設定を短縮することができます。

他のツールと連携

デザイナーの仕事は、コミュニケーションや納期の厳守が重要なので、
コミュニケーションツールやスケジュール管理ツールを導入しているところは多いでしょう。

JootoはGoogleカレンダーやSlack、チャットワークといったツールと連携させて使うことができます。

Jootoで入力したスケジュールをGoogleカレンダーに自動で同期させたり、
Jootoを開かなくてもSlackでコメントを返したりすることができるので、再度入力する手間が省略されます。

メールでの通知を活用

デザイナーの仕事は納期に厳しいため、スピードが重要になってきます。

コメントの追加やカテゴリーの更新、チェックリストアイテムの更新があった場合、メールでお知らせを受け取ることができます。
進捗をリアルタイムに確認したり、自分宛のコメントに気付かないことを防いだりすることができます。