社員数の増加により口頭による情報共有が難しい状況に。
Jootoでスケジュールや申し送り等必要な情報を「見える化」し
着実な案件進行を可能に。

「ユニバーサルトラスト株式会社」は、東京都千代田区を拠点とする不動産会社だ。 渋谷や新宿をターミナル駅とする沿線のエリアを中心に、デザイナーズ賃貸ブランド「SOU/EXAMシリーズ」を展開している。

同社の事業内容は、主に「不動産開発」「設計管理」「賃貸管理」の3つ。 不動産の開発から運用までをワンストップで行っている。業務内容が多岐にわたるため、プロジェクトに関わる人や管理すべき情報が多い。

これまでは現場とマネジメント層の情報共有には、口頭での報告やExcel等を使っていた。 しかし、共有までに時間がかかる、不足している情報の確認作業が発生するなどの課題を抱えていたとのこと。このため、効率的に業務を進めるべく、コミュニケーションツールの導入を検討したのだという。

今回は、同社代表取締役・菊田修弘氏（写真中央）、賃貸管理部課長・髙野一行氏（同左）、管理部・兼子愛菜氏（同右）の3名に、Jooto導入の背景や利用方法、導入前後で変化したことなどについてお話を伺った。（以下、敬称略）

不動産開発から設計、運用までをワンストップで担う

―　御社の事業内容について教えてください。

菊田：デザイナーズ賃貸ブランド「SOU/EXAMシリーズ」を運営しています。弊社では、「不動産開発」「設計管理」「賃貸管理」の3つを行っています。 不動産業界では、開発であればデベロッパー、設計であれば設計事務所など。各々の事業に特化した会社が業務を担うケースが大半です。

しかし、弊社では不動産の開発から運用までワンストップで行っています。 企業規模の大きな会社であれば全てをワンストップで行うところも多いですが、弊社の社員数は約20名。20名で開発から運用まで行う会社は珍しいですね。

―　各々の事業内容について詳しくお聞かせください。

菊田：不動産開発では、都内を中心にデザイナーズマンションを建設するプロジェクトを行っています。 主要エリアは新宿区や渋谷区などがある城西地区と、目黒区や品川区がある城南地区。 そのエリアで我々がマンションを建てられそうな土地を探してきて、設計プランを計画し建築していきます。完成したマンションは、オーナーに一棟売却します。

設計管理業務では、我々が探してきた土地にどのようなマンションを建てるのかを考えます。設計プランを立てるときは、今のトレンドもチェックするようにしています。また、他社から設計の依頼を受けることもあります。

高野：賃貸管理業務では、入居者管理や修繕など完成したマンションの運用管理を行っています。各マンションのオーナーとのやり取りも賃貸管理業務のひとつです。

マネジメント層と現場の間で情報を「見える化」すべくJooto導入

―　各部署におけるJootoの利用状況についてお聞かせください。

菊田：不動産開発の部署では、情報の「見える化」をするためにJootoを活用しています。 同部署では、土地購入時における契約と決済、建築基準法を踏まえた許認可の状況確認、スケジュール管理など、多くの情報を管理しています。その情報を関係者へ確実に共有するため、Jootoで全ての情報を「見える化」しています。

高野：賃貸管理部では、入居者からの要望や設備に不備があった際の対応状況の共有にJootoを利用しています。また、空き物件の管理にも活用しています。物件の空くタイミングや空き情報の公開時期等をJootoに書き込み、部署内で共有しています。

兼子：管理部では、採用活動時の面接の進捗状況や人事における人材管理に使っています。経理業務でも、請求内容の管理をJootoで行っています。「この請求はどの件のものだろう」と確認したいときに、Jootoを見返すことで振り返られるのは便利ですね。

―　Jootoを導入した背景についてお聞かせください。

菊田：Jooto導入前は、社内での情報共有は主に口頭で行っていました。基本的に、マネジメント層は現場からの報告を待つ状況。しかし、やはり口頭だと限界があるんですよね。個々の脳のメモリに頼る形になってしまうので。

高野：マネジメント層から声をかけるケースもありました。一応、Excelでタスク管理を行っていましたが、上手く活用できていませんでした。記入する側はリアルタイムで書き込まないし、見る側も必要な情報が記入されていないため直接現場へ確認しなければならず、非効率だと感じていました。

菊田：そういう状況の中、10人程度であった社員が徐々に増えてきました。より多くの人と確実に情報を共有するには、情報を「見える化」することが必要だと考えたんです。

―　情報共有できていない点に課題を感じていた中、社員数も増えてきたことで情報の「見える化」を実現しようと考えたわけですね。

菊田：はい。マネジメントする側が各プロジェクトにおいて必要な情報を理解していないと、適切な行動に移せない、もしくは適切な行動に移すように現場へアドバイスできないなどの弊害が出てくるんです。

社員数が増えると、どうしてもマネジメント層が個々と接する時間も分散化します。現場とマネジメント層のコミュニケーションが限られていても、情報を「見える化」できるツールがあれば、そこにアクセスしていつでも確認できますよね。そういう状況を作りたかったんです。

必要な情報を一元管理することで確認作業や引き継ぎが円滑に

―　Jootoを採用した決め手は何でしょうか?

菊田：まず、価格がリーズナブルであることです。1ライセンス500円で導入できるのは、予算的にもチャレンジしやすい価格設定だと思いました。

高野：シンプルで使いやすいのも良いですね。

兼子：導入時も社員へ使い方を説明したのですが、皆、すぐに理解してくれました。説明したらあとは各々でルールを決めて運用してくれていました。操作がシンプルだから使いやすいんだろうなと思います。

菊田：ただ情報を書き込むだけでなく、関連ファイルを添付できる点も良かったです。

Jooto導入の目的が情報の「見える化」だったため、必要な情報をファイルを含めて管理できるのは便利でした。

兼子：サポート面でも助かっています。問い合わせに対する回答が速い、Jooto初心者に向けた説明会の開催など、何かあればすぐに対応してくれます。相談しやすい環境だと思います。

―　Jootoの利用状況についてお聞かせください。

菊田：課題であった社内における情報共有は円滑に進められるようになりました。記憶や簡単なメモだけでは不安で同じことを何度も聞きたくなる場面でも、Jootoを見れば思い出せるので確認作業が減りましたね。

高野：賃貸管理部では、コロナ渦でテレワークメインになった時にJootoを有効活用できました。 何かイレギュラーな案件が起きた際、担当者が休みでもJootoで「こういうことがありました」と書き込むだけで引き継ぎできるのは便利ですね。

また、マネジメント側としては「誰がいつ何をすべきか」を把握できる点も助かります。1人でプロジェクトを解決することが難しい場面でも、マネジメント層がJootoで担当者の状況を確認すれば速やかに指示を出すことができます。

Jootoを導入する前と比較すると、大きな問題に発展する前にサポートできる体制が整ったと感じています。

兼子：不動産管理では長期プロジェクトの情報共有、賃貸管理部は日々の細かい進捗状況の確認にJootoを活用しています。

Jootoは業務の規模に関係なく、効率よくタスク管理できるのが強みだと思います。

チームで確実な仕事をするために大事なのは
円滑に情報共有をすること

―　社内にJootoを導入する際、どのようにして定着させましたか？

高野：Jootoの利用そのものをルール化しました。

日々の業務において、Jootoに「誰がいつどこへ何をどう記入するか」を決めて徹底させました。同時に、Jootoを使う目的も共有しました。賃貸管理部では毎週、会議を行います。その会議でJootoが定着するまでルール通りに運用できているかを確認し、できていないなら改めて目的を伝えて利用を促しました。

部のメンバーもJootoを使う意味が分かってきたようで、「Jootoがないと在宅勤務もテレワークもできない」と言っています。

菊田：不動産開発ではJootoのタスクを記入するためのJootoのプロジェクトの雛形を作って配布しました。「雛形を見ながら自分なりに埋めてみてください」と指示をしたんです。皆、雛形通りに打ち込んで、使い方を覚えていった形です。

兼子：新しい何かを導入するときは、どうしてもネガティブな意見が出てしまうものですが、上長が積極的に動いてくれるのはありがたいです。上長がやり方を見せてくれたことで、会社にとってJootoが必要なツールなんだと気づくことができました。

―　今後、Jootoをどのように活用していきたいですか。

菊田：確実に業務を進めるには、チーム内でいかに効率よく情報共有するかが重要だと考えています。同じチームにいても、皆が常に同じ作業をしているわけではありません。同じ会議に出ているわけでもないし、違う現場を任されていることもあります。

このような状況の中で大事なのは、何度も行っていますが情報を「見える化」することです。Jootoを使えば、十分、情報の「見える化」は実現できます。今後も引き続きJootoを活用して、チームのメンバーが常に同じ情報を共有できる状況を作っていきたいと思います。