「そこは頑張らなくていい。」
社員を正しい方向に導くためのタスク管理

— 業務内容について、教えてください。

弊社は電子機器、電子部品に特化した、冷却・温調装置というものを作っています。メインのお客様は、自動車のエレクトロニクス関連企業や、パワー半導体という電源を司るICメーカーなどの、いわゆるものづくりメーカー（これらの分野は日本が世界トップです）です。

たとえば自動車を制御するコンピューターは、エンジンルームの中に設置されることがあります。この中は−40度から150度位まで温度の変化があるのですが、正常にコンピューターを機能させるためには、この温度変化に耐えられなければなりません。そのための評価を行う装置として恒温槽、温調機があり、これらのなかでも特殊な用途のものを開発しているのが弊社です。最近は、温度調整だけでなく、形状変化などの観察目的のニーズも増えて来ていまして、さまざまな測定治具を提供しています。会社は12年目で、現在約10名のメンバーで会社を運営しています。おかげさまで、最近は多くのお問い合わせを頂いております。

タイムリーに進捗状況を把握したかった

— Jootoを使うようになった経緯を教えてください。

弊社は、一品一様で装置を設計することが多いのですが、つまり、お客様ごとに違ったご提案をすることになるため、案件ごとのスケジュール管理がとても重要になってきます。いままでエクセルでガントチャートも含めスケジュールを引いていたのですが、途中で更新しきれなくなったり、私は営業などで外出が多く、社内からの報告はメールだと埋もれてしまっていました。

つまり、スケジュール管理と社内からの報告をタイムリーに把握したかったのです。色んなツールを試してみたのですがJootoが一番しっくり来ました。ガントチャートが使えたり、大手企業の導入実績があったのも決め手の一つでした。スマホアプリもあるので出先で見られるのも良いですね。

想定外だと思ってた事が、実はそうではなかった。それを知る事が大事

— どのようにJootoを使っていますか？

メインは、社員からの報告ツールとして使っています。ただ、そうは言ってもすべての報告を即時に読むのは大変ですので、弊社の場合、緊急性が高く想定外の事態に対しての報告は「ピンチ」と冒頭につけてもらうようにしています。ただ、想定外と思っているけど、本当にそうなのかわからないもの、これも「ピンチ」とつけてもらうようにしています。この報告を優先的に確認し、必要に応じて指示をしています。

実はココがすごく大事で、社員のみんなはピンチだと思っているけど、実は大したことはなかった、これを私が把握し、皆に伝えるのです。ピンチだと思って自分でリカバリーしようとあらぬ方向に頑張ってしまう、これが防げるのです。他人に迷惑をかけられない–。善意だと思うのですが、間違った方向に進んだ努力では誰もハッピーになりません。まだもちろん完璧ではないですが、今まで全く出来なかったことが出来るようになった、そういう実感はあります。

運用にあたって、工夫していることもあります。一覧性を高めるために、社員全員のアイコンのデザインを統一したり、報告ルールをプロジェクトボード内に作成して、口頭で何度も繰り返し、皆に伝え、それを徹底してもらっています。

ファイル管理ツールとしての運用も検討しています。現状ではjootoだけにしかファイルが存在しない、というのはNGにしています。必ず、社内共有サーバーの絶対パスも記入しています。ですが、有料プランだとストレージが増えるので、Jootoでファイル管理をするメリットも十分ありそうです。

— Jootoへのご要望はありますか？

ガントチャートをプロジェクトをまたいで一覧で見られると嬉しいですね※。また同じプロジェクトが発生した時に、プロジェクトボードを任意の形に、元に戻せると嬉しいです。そのプロジェクトの中に、運用中のノウハウが蓄積されているためです。

今だと一つ一つ戻さないといけないのですごく手間です。カテゴリーの色もそうです。青は順調、赤はピンチ、など色で緊急度を分けているのですが、新規でプロジェクトボードを作ると、また設定しなおす必要があります。テンプレート専用のプロジェクトボードを作って、そこに溜めておく、みたいな運用をすればいいのでしょうが。

— Jootoを導入した結果、どのような点を改善できましたか？

私の考えをどんどん伝える場所が出来たのは良いことだと思っています。運用はまだ完全に仕組み化できている訳ではありませんが、報告ツールとしての成果は出ています。Jootoでガッツリとスケジュールを組んで、粛々とタスクをこなしていくと手戻りが少なく、プロジェクトが早く終わる、という実績はあります。この感覚を社員全員が持ってくれるようになるとJootoを導入した本当の価値が出て来ますね。それと、このようなツールは初めは何も情報が無く、使い込んでいくうちに使い方がわかってくる性質があると思っています。色んなツールを試してみましたが、Jootoをそれでもとっつきやすかったというところが大きいです。

Jootoはこれから色々やってくれそうかな？感があるので、そこにも期待しています。

※こちらは現在Jootoにて実装完了（2021年6月時点）